2020年7月8日水曜日

今直ぐ出来る!そのワークフローをプチ改善講座〜第一回:”脱”メール時代のメッセージング・アップデート

メールによるコミュニケーションの現状

1990年代中盤以降、インターネットと共に電子メールが普及して四半世紀になろうかという昨今、個人ではLINEの様なメッセージングアプリケーションにその役目を取って変わられつつありますが、企業を含むビジネスユースでは未だメールがコミュニケーションの中核なのではないでしょうか。


 特に対外的なやり取り、商談におけるアポイントや見積書・提案書・商品カタログや契約書の草案といった資料を添付しての提示はどの組織においても頻繁に行われているメールの主たる利用手段かと思われます。    近年においてはこうしたメールによるコミュニケーション流量の増大に伴い、クラウドサービスのメールボックスの容量も数十GBから容量無制限へアップグレードして来た経緯はそんな市場の要請に応えたからであり、主に移動体通信の急激な変化と共にあったこの10年程の流れでした。




こうした一昔前からするとある種の贅沢なリソース下では「お客様との大事なメールを見落とした。」あるいは「社内の通達事項の通知に気付かなかった。」といった事案が筆者の社内やグループのみならず、弊社のお客様においても度々、聞かれるお話です。


 現代においてビジネスユースのメールボックスは既に取捨選択するには大量な配信で溢れ、コミュニケーション・ロスによる業務上のエラーの要因となり得ます。よって多くの企業では過度なメールへの集中・依存を見直す動きが見受けらるのではないでしょうか。 





組織内メッセージングサービスの台頭

その中でも社内におけるコミュニケーションは脱メールの流れに乗って、IT系企業ではSlack、また他の業種においてもMicrosoft TeamsやGoogle Chat, LINE WORKS, etc... といったチャットであったりクローズドなSNSなメッセージングサービスの利用が盛んになりつつあります。  対外的な連絡手段としては普遍的なインターネットメールが残るものの、形式的あるいは体裁を整えたり、肩肘を張るようなものではない内部的なコミュケーションは別のサービスへ置換されていると云えます。(昔話で時代は巡る...ですが、かって企業内LANでの社内メールなる文化を思い起こされる諸氏も多いかと思われます。)


社内メール≠通知手段

 こうした変化の中、組織内部で提供されているアプリケーションやサービスにおいてもユーザーへの処理依頼や通知手段が相変わらずメールということでは、そもそもの”気付かない”、”見落としてしまう”といったコミュニケーション・ロスによる意思決定のボトルネックが置き去りになったままとなります。  その一例として本稿では弊社サービスGluegent Flowを用いて、ワークフロー・アプリケーションでの通知手段のアップデートについて触れていきたいと思います。



 上記の図は実際の現場でのフローから簡略化しておりますが、ある企業で新たに従業員の方が入社し、システムを利用する際の申請となります。起案部署から承認、総務部門で決裁、情報システム部門で作業後に社内システムの利用通知を送信するといった内容となります。


 ここで申請から承認、決裁の処理単位でメールによる通知を単一のツール配信に機械的に置き換えればよいかというとそうではありません。

 これまで一律的にシステムからの配信はメールで行っていたとして、新しい通知手段は一律同一サービスとは限らないからです。

 改めて申請内容の用途や決裁経路上の各部門にて有効なコミュニケーション手段が何であるかを調査しておく必要があるのではないでしょうか。

 例えば...

・「営業部門ではアドホックなコミュニケーションが多いため、LINE WORKSを部門利用・普及している。」
・「総務部門ではMicrosoft 365導入以降、ライセンスコストが追加で発生しないためMicrosoft Teamsを利用している。」
・「情報システム部門ではプロジェクトベースの業務が多いため、自然発生的にSlackでの連絡が常態化している。」

通知手段のマルチチャンネル化

 脱メールの流れの功罪ではありますが、こうした企業内部においてのコミュニケーション手段の局所最適化が既に始まり、文化として根付きつつあるのがここ最近での筆者が提案の際に頻繁に眼にするお客様現場での事象となります。

 従って、決裁経路上の各経路への通知・伝達手段として有効なサービスが複数発生する前提でアップデートを行うケースが発生するでしょう。以下の図を例とします。


この図では起案の際にLINE WORKSで承認依頼、次の部門の承認ではMicrosoft Teams、決裁ではSlackと通知手段が異なります。

簡易・手軽にマルチチャンネル化

 こうした経路設定が複雑になりそうな例ですが、以前の弊社ブログでもご案内した通り、Gluegent FlowではUI上の簡易な設定だけでLINE WORKSおよびSlackへの通知を行うことが出来ます。

 またMicrosoft Teamsはチャネルへの通知にメールが利用可能なので、Gluegent Flowからは処理時のメール配信先をチャネルのメールアドレスとすることで実現が可能です。

LINE WORKSの設定例

Slackでの設定例

Microsoft Teamsへの配信


組織内コミュニケーションの今様とまとめ

いかがだったでしょうか。手前味噌且つ、いささか極端な例ではありますが、脱メールの流れはトップダウンというより部門毎に草の根的に発生したり、文化・慣習として根付くケースが散見されます。

 今は必ずしも統一的なサービスだけで組織内コミュニケーションが事足りるわけではない過渡期であることから、こうしたことを想定しておく必要があるかと考えられます。
※実際に筆者の所属する組織体においても複数のメッセージングサービス、クローズドなSNSを部署・用途により使い分けております。

 本稿においては企業内アプリケーション・サービスの通知手段が部分最適化・局所化されつつある現状を踏まえて、現行の運用のアップデートの際に効果的なコミュニケーションサービスが何であるか今一度、実態を再考察して頂きたい主旨で記載させて頂きました。

 次回以降ではアップデートを踏まえ、サイクリックな運用の改善に寄与する効果測定やTipsといった内容をご案内させて頂ければと思います。
(佐)

 Gluegent Flow

2020年7月1日水曜日

テレワーク当たり前時代のセキュリティリスク

COVID-19の感染拡大に伴い、多くの企業がテレワークへと移行しました。ただ、状況変化があまりにも急激だったため、十分な準備が出来ていないという組織も多いと思います。感染の恐怖にせかされる形で家で働くようになったものの、セキュリティリスクについて、十分に評価できていない組織も多いのではないでしょうか。今回は、テレワークが当たり前になるWithコロナ時代の状況に潜むセキュリティリスクについて、考えてみます。



働き方改革で先行してる?

テレワーク自体は、働き方改革の旗頭のもとに国が推進していたため、一部の組織では取り入れられていました。このブログでも、ちょうど一年前に「【実録】 テレワークやってます(1) とある一日」として書いているように、弊社でも、一部でテレワークで働いてました。ただ、働き方改革と言われても、なかなか導入が進んでいなかった組織がほとんどであると思われます。そもそも、今困っていないという状況では、変化は起きにくいものです。しかし、今回は社会全体レベルの強力な推進力により、一気に進みました。先行していたはずの組織でも、ほとんどの従業員がテレワークとなるようなレベルは想定していなかったはずです。その点では、自分の組織は、「働き方改革」に伴って、テレワークを進めていたから、セキュリティ対策は万全と考えるより、今の状況に対する、リスクの正当な評価が出来ていないと考える方が安全ではないでしょうか。

どのようなリスクがあるのか

テレワークといっても、さまざまな形態があるため、網羅的にこれが危ないと一覧を作るのは、困難ですが、以下のポイントに注目してまとめてみます。

(1) PC/スマートデバイスのセキュリティリスク
(2) 利用サービスのセキュリティリスク
(3) 作業場所のセキュリティリスク
(4) 通信経路のセキュリティリスク
(5) その他のセキュリティリスク

(1) PC/スマートデバイスのセキュリティリスク
まずは、PC等の作業端末です。テレワークの場合、会社から支給された端末ではなく、私有の端末を使うこともあるかも知れません。その端末のOSは最新ですか?Windows 7のサポートは既に終了しています。また、ブラウザは、最新ですか?セキュリティ対策ソフトの定義は最新でしょうか。プライベートの端末を使う場合には、会社支給のものに比べて、格段にリスクが高いと考えるべきです。今回のように急遽テレワークに移行し、私有の端末も許可している場合には、端末の状況が把握しにくいため、可能であれば、一律のルールを定めて、それを守っていることを確認するか、適切なセキュリティ対策を施した端末を支給するべきです。私有端末を許す選択をする場合には、利用者のモラルによるところが多いため、十分な啓蒙や教育が必要になるでしょう。

(2) 利用サービスのセキュリティリスク
テレワークでは、テレビ会議のサービスを始めとした、様々なクラウドサービスを使うことが多くなる傾向があります。これらのサービスの利用に当たっては、そのサービス自体の信頼性の問題もありますが、導入の仕方、利用者の使い方についても、よく確認する必要があります。今はテレワークの急激な普及に伴い、「〇〇をつかってみた」という情報が多く出ています。それらは、利用者視点にたったもので、有益なものもありますが、サービス提供側も含めた複数の情報をもって、導入や運用について考え、普及させなければいけません。不慣れなクラウドサービスの利用者が、不適切な範囲でファイル共有してしまえば、すぐにセキュリティインシデントにつながります。高度なサービスはテレワークを効率的にしますが、使い方が悪ければ、意図せずに巨大なセキュリティホールになり得ます。適切なサービス選定と、利用者への教育は、必須です。

(3) 作業場所のセキュリティリスク
普段、オフィスワークばかりしていると、家で仕事をするスペースがそもそもないということも多いでしょう。多くはリビングでノートパソコンというようなスタイルではないでしょうか。ただ、その環境は生活をするためには最適化されていても、仕事をするようには最適化されていないでしょう。離席している間に子供がPCに触ってしまうというようなことも起こるかも知れません。パートナーも家でテレワークという状況では、どちらもテレビ会議ということも考えられます。会議中の機密情報が、意図せず聞こえてしまうかも知れません。自宅でのテレワークは、生活空間の中に、仕事のスペースを共存させる必要があります。そこにはリスクがあるということを認識するべきです。

(4) 通信経路のセキュリティリスク
テレワークの場合、通信は、家庭で使っているネットワークを使うことになります。無線LANを使う場合は、パスワードは適切でしょうか。簡単に家族に使わせるために、簡単なパスワードにしている場合もあります。また、ルータのファームウェアは、最新でしょうか?家庭用ルータの脆弱性は、見つかり次第、メーカーが修正しますが、利用者が更新しなければ、脆弱なままです。家庭で使う分には、それほど重要な情報がないかも知れませんが、テレワークをしている場合、ビジネスの機密情報が、脆弱性を含んだルータでそのままインターネットに繋がっているということになります。このような状況は非常に危険であると言えます。
また、自宅から会社にあるサーバに接続する場合、VPNを経由することもあるでしょう。VPNクライアントは最新ですか?安全な通信のつもりが、そうでない状況かも知れません。また、VPNでつなぐということは、社内LANに直接つながるということです。その端末は完全に安全対策を施しているでしょうか。

(5) その他のセキュリティリスク
その他、セキュリティリスクは様々なところにあります。会社からテレワーク用にデータを入れたUSBメモリを持ち帰る途中に紛失するかも知れません。また、リビングに置いていた端末が、外出から帰宅したら、盗まれていたというようなこともあるかも知れません。仕事をするために特化したオフィスではなく、生活をするために特化した自宅で、仕事をするということで、どのようなリスクがあるのか、各人が意識的に考える必要があります。

まだ、十分でないという認識で、継続的な情報収集を

これまで想定されていたテレワークは、多くがオフィスワークをしている状況で、一部がオフィス外から仕事をするというパターンが多いでしょう。社内のインフラや、社員の認識も同様です。想定より多くの社員がテレワークという状況には慣れていません。ただ、現時点の世界の状況を見ると、「今は非常時だけど、来年には元通り」というわけにはいかないようです。今後もしばらくは、「テレワーク当たり前」の時代が続きます。であれば、それを受け入れて、リスクを正しく評価し、対応していく必要があります。
そのためには、現在の組織の対応が十分でない前提で、継続的な情報収集と検証・対応をしていく必要があります。以下にいくつか、テレワークに伴うセキュリテイについての情報源を並べておきます。

- 総務省 新型コロナウイルス感染症対策としてのテレワークの積極的な活用について
総務省の情報です。こちらに「テレワークにおけるセキュリティ確保」として、各種リンクがあります。中でも、「働き方改革」で進められていた時から、改訂を重ねている

テレワークセキュリティガイドライン(第4版)

が、「テレワーク」というものについての理解を進めるのに良いと思います。テレワークをパターン化して組織でどのような形を取ることが出来るか、また、経営者、システム管理者、勤務者のそれぞれの立場での考え方など、システムの構造だけでなく、人的な構造についてもまとめられています。「テレワークってこんなもの」と感覚的に理解しているものの、十分な準備が出来ていない状況で、テレワークに突入してしまった組織では、一度基本に立ち返って確認するための一助になるものと思います。ただし、2018年4月時点の文書なので、COVID-19に伴うパンデミックを踏まえた情報はありません。

- IPA テレワークを行う際のセキュリティ上の注意事項

情報システム管理者には、IPAの方が馴染みやすいかも知れません。こちらの情報は、2020年4月から掲載され、現在も随時更新されています。現在の状況を踏まえて実質的な対応をするのに役立ちそうです。

- 警視庁 テレワーク勤務のサイバーセキュリティ対策!

警視庁も情報を出しています。こちらは実際の「テレワーク勤務者」により分かりやすい情報や、コンテンツを提供しています。動画やチラシはそのまま啓蒙活動に使えます。

これら以外にも、セキュリティサービスを提供する会社などが情報を提供していますので、参考にするのが良いと思います。

弊社でも、テレワークの状況下で、滞りなく業務を回すことを支援する、Gluegent Flowを提供しています。こちらは、「テレワーク応援キャンペーン」として、25%オフで提供しています。また、今回考えたテレワークでのセキュリティリスクを軽減するサービスとして、Gluegent Gateを提供しています。このサービスは、IDaaSとして様々な機能を持ちますが、適切な利用者に適切なアクセス環境をサービスすることができます。混乱の中で様々な環境でテレワークを実施しているかも知れませんが、これらの環境と統一されたルールに準拠するように管理することができます。

弊社でも、まだほぼテレワークでの仕事を続けています。自社のテレワークに不安を抱えている、あるいは、まだ、実施できていないが、本格的にテレワークの環境を整えようとしているという方は、ぜひご相談ください。ご連絡から導入まで、すべてリモートでの対応も可能ですので、遠慮せずにお問い合わせください。
(ま)

2020年6月24日水曜日

部門導入に最適!「Gluegent Flow Plus」リリース

テレワークが確実に浸透している昨今、テレワークに即したツール/サービスが求められています。 そんな中、弊社も新たなサービスであるGluegent Flow Plusをリリースしました。


Gluegent Flow Plusとは?

弊社サービスGluegent Flowは、柔軟な経路設定や豊富な機能を備えたワークフロー製品です。ただし、G Suite/Microsoft 365と密接に結合しているため、Gluegent Flowのご導入には左記いずれかのサービスが別途必要となります。

その点Gluegent Flow Plusは、Gluegent Flowの強力な機能はそのままに、G Suite/Microsoft 365は必要とせず、単体でご購入/ご運用が可能です。

・入力項目を自在に編集可能
・容易な経路設定
・豊富なテンプレート
・ご利用ユーザ/グループの管理
・セキュリティの追加設定
etc…

また、面倒な初期設定は全て弊社側で行った上で納品しますので、納品後すぐにご利用いただけます。更に、マニュアルも易しくシンプルなものをご用意いたしました。こちらを御覧いただきますと、おおよその使い方がイメージできるかと思います。

このようなケースに最適

例えば営業部門だけで報告業務にワークフローを導入したい、といったニーズが発生した場合を考えてみます。クラウドサービスを全社導入するとなると、人的/時間的な導入コストが肥大化することが予想されます。そこでGluegent Flow Plusであれば、他のクラウドサービスを必要としませんので、部門単体のミニマムスケールでのご利用が開始出来るものとなります。

また、G Suite/Microsoft 365と似通ったクラウドサービスを既に導入されている場合、Gluegent Flowでは機能が重複すると想定されるG Suite/Microsoft 365を別途ご用意頂く必要があったのですが、Gluegent Flow Plusではそのようなムダがなくなります。
更に、Slack/LINE WORKSなどを既にご利用中であれば、これらのサービスとの通知連携もサポートしていますので、現在の業務にそのまま取り込むことが可能です。

今ならおトク!

しかもテレワーク応援キャンペーン期間中につき 、Gluegent Flow / Gluegent Flow Plusを8月末までにご発注いただいた場合には、25%OFFとさせていただきます。この機会に是非ご検討ください。
(Fuji)

 Gluegent Flow

2020年6月17日水曜日

【5分で分かる】クラウドサービスで言うプロビジョニングとは?

近年「プロビジョニング」がどんどん広い意味を持つようになり、分かりやすく定義するのが困難のようになっています。昔は主にテレコム業界で「ネットワークインフラストラクチャーを新しいサービスが使えるようにするための準備と設定」という意味でした。現在はG Suite、Microsoft 365のようなクラウドサービスで使われる方が多く、「クラウドサービス上のリソースの操作」という意味を持つようになっています。「クラウドサービス上のリソース」はそのままですが、ユーザー(もしくはアカウント)を意味する場合が多いです。グループや連絡先等、サービスに存在するオブジェクトもプロビジョニングの対象になることもありますが、分かりやすく説明するために本記事ではユーザーと思ってください。プロビジョニングの「操作」とは、自動的に対象のリソース(ユーザー)の作成・変更・削除のプロセスという意味になります。

 

◯プロビジョニングとは?

プロビジョニングは①とあるサービスから別のサービスへの特権のある情報の送信と②送信された情報の処理の2パートのプロセスで構成されます。具体的にはプロビジョニング前にアイデンティティプロバイダー等のユーザー情報を管理するシステムにユーザー情報が入力され、そこから対象クラウドサービス(G Suite等)に流れ、流れ先で処理され、ユーザーアカウントが用意されます。結果として、情報元のシステムにユーザー情報を入力するだけでユーザーがクラウドサービスをすぐに利用できる状態になります。

つまり、プロビジョニングはひとつのサービスでは成り立たず、プロビジョニングで利用されるユーザー情報はどこかに存在しなければなりません。独立したユーザー情報管理システムを利用することもあれば、LDAPディレクトリーやアイデンティティプロバイダー(IdP)を利用して会社員の情報を管理することもあるでしょう。

◯具体的にどう動くんですか?

たとえば社員の情報(メール、住所、電話番号など)を管理するためのシステムを運用していることを想定してみます。また、ほとんどの社員が日常業務にG Suiteを利用し、営業職、管理職はSalesforceも利用することが多い場合を考えます。普通の場合、社員が引っ越したり、電話番号を更新したり等社員情報の変更が発生すると以下の手続きが必要になります:

1.社員情報管理システムでユーザー情報を変更する
2.G Suiteで同情報を変更する
3.営業職、管理職の場合、Salesforceで同情報を変更する

プロビジョニング機能を使っていれば、以下の手続きのみになります。

1.社員情報管理システムでユーザー情報を変更する
  (社員情報管理システムをユーザー源泉としたIdPに自動的に連携される)
  (GSuite、Salesforceが職種に応じて自動的に更新される)

社員情報変更の依頼が数件だけの場合は手での管理でも問題は生じにくいですが、数十件、数百件と発生する場合には手間がかかりますし、処理間違いも発生しそうです。また、新人社員の入社等で一気にユーザーが増える場合や大量の異動が発生する場合も同様です。

◯なぜ使った方がいいんですか?

プロビジョニング機能を利用したいと思う理由はいくつかありますが、多くの場合は業務効率のためでしょう。会社でクラウドサービスを使えば使うほどアカウントの発行、情報入力、パスワード管理など、様々な手間がかかります。プロビジョニングによる自動化ができれば当然楽で他の仕事に力を入れられます。また、プロビジョニング機能が処理を行っているので、ダブルチェック等の作業も必要なくなり、人為的ミスを防ぐことにもつながります。

◯まとめ

いかがでしょうか。もちろん、プロビジョニングを使わずとも運用することは可能ではありますが、使うほうが効率的に各種のユーザー管理ができます。クラウドサービス側の現状では、未だすべてのサービスが対応しているわけではありませんが、多くの人気サービスがプロビジョニングをサポートしています。

弊社が提供するGluegent Gateも様々なサービスにプロビジョニングをサポートしております。ご興味がある方は是非Works with Gluegentのページをご覧になってみて下さい。

2020年6月10日水曜日

【この機能はこうして生まれた】経路ごとに異なるレイアウトを使用できるようになりました

弊社が提供している各種サービスに追加された新しい機能についてご紹介するシリーズ「この機能はこうして生まれた」です。
過去の記事
今回は、Gluegent Flowで経路ごとに異なるレイアウトを使用する機能についてご紹介いたします。

◯モデルにレイアウトを設定するとは?

モデル編集画面の「入力フォーム」>「フォーム全体の設定」をクリックし「フォームレイアウト」に注目してください。

「デフォルトのレイアウト」「Google Docs(*)」「HTMLレイアウトエディター」があります。(*Google DocsはG Suite版のみ)
「デフォルトのレイアウト」はフォーム設定で作成した入力フォームが縦に並びます。
「Google Docs」はGoogleドライブのドキュメントで作成したレイアウトの通りに表示されます。
「HTMLレイアウトエディター」はエディターで作成したレイアウトの通り表示されます。
詳しくはマニュアルサイトの「小技c-フォームのレイアウトをドキュメントやHTMLで設定する.pdf」をご参照ください。
多くのお客様は、シンプルな申請書をモデルにする場合は、「デフォルトのレイアウト」で作成し、複雑な申請書をモデルにする場合は、「Google Docs」や「HTMLレイアウトエディター」を選択していることでしょう。
また、Gluegent Flowの導入以前に使用していた紙やエクセルの申請書をそのまま使いたいというお声もよく聞きます。これまで使っていた申請書と同じレイアウトにすることで、Gluegent Flowの導入がスムーズに行くので、シンプルなモデルでもこちらを選択されるお客様もいらっしゃいます。
このように「Google Docs」「HTMLレイアウトエディター」を使ってモデルを作成することで、モデルの見え方が変わり、申請や承認などの各担当者にも障壁なくGluegent Flowをご利用いただけます。

◯経路ごとのレイアウトを変更するメリット

上でご紹介した通り、レイアウトを変更できることは多くのお客様にお喜びいただいています。しかし、入力フォームや経路がたくさんあるモデルですと、いくらレイアウトを使っても縦に長くなってしまいます。
おそらく、申請のときに入力する項目はこれぐらい、承認の時に参照する項目はこれぐらいで入力する項目はこれぐらい・・・というふうに、各経路での業務内容によって表示する項目、しない項目、入力する項目が変わると思います。
しかし、これまではレイアウトは常に1つだったので、何も入力されていない枠が表示されていたり、自分の入力すべき項目まで長々とスクロールをしないといけないといったケースがありました。
そこで、そういったお困りポイント解消のために経路ごとにレイアウトを指定できるようにしました。

◯設定方法

モデル編集画面の「経路」で各経路をクリックし「フォームレイアウト設定」をクリックしてください。「経路ごとに、フォームレイアウトを指定する」のチェックをオンにすると「入力フォーム」の「フォームレイアウト」のように「Google Docs(*)」「HTMLレイアウトエディター」が表示されます。

ここでレイアウトを指定すると、この経路だけ「入力フォーム」で指定したものとは別のレイアウトで表示します。

◯こだわりの使い方

単一チェックの「項目表示切替」や入力チェックの「項目表示制御」を使うと、入力フォームの入力・選択内容により、別の入力フォームの表示・非表示を切り替えられます。
しかし、レイアウトは1つなので、枠だけ残ってしまいます。
そこで、「項目表示切替」や「項目表示制御」と経路の「ボタン表示切替」を使った技ありな方法をご紹介しましょう。
※あまり複雑なモデルを作ると、メンテナンス時に大変になりますので、こだわりすぎない方がいいですが・・・

まず、経路を申請→承認A→決裁A→承認B→決裁Bのように作成します。
申請の経路で、入力内容により申請→承認A→決裁Aに進むか、申請→承認B→決裁Bに進むかを「ボタン表示切替」で設定します。
A系の経路、B系の経路で使うレイアウトを用意し、承認A、決裁A、承認B、決裁Bそれぞれの経路でレイアウトを適用します。
「項目表示切替」や「項目表示制御」で表示させる項目の調整をします。


最後は少し難しくなってしまいましたが、経路ごとに入力・表示させたいものが異なるように、レイアウトも経路ごとに変えると便利になるかと思います。
お客様から「こうしたらもっと便利になるのに」「ここ、こうした方がいいんじゃないかな?」というご意見がございましたら弊社サポートまでぜひお寄せください。
(SUTO) 
 

2020年6月4日木曜日

[紙の稟議書を無くしたい方必見] 稟議/業務系のクラウド型 ワークフローシステムってご存知ですか?



新型コロナウイルスがきっかけで多くの企業がテレワークを余儀なくされましたが、
読者の皆様もテレワークは実施中でしょうか。
急なテレワークに伴い、今まで紙で運用していた稟議書や経費精算など溜まっていませんか。
もしくは、テレワークをきっかけに紙からの脱却を検討していませんか。
 
弊社には、今回のことがきっかけでワークフロー導入に関するお問い合わせが増えてきました。
肌でクラウド型ワークフローのニーズの強さを感じております。

ですが、ワークフローと調べるだけでも数十のシステムが検索されます。
ワークフローの用語説明サイト、比較サイトもあれば個別のワークフローサービスのサイト、
オンプレ、クラウドなどなど。数が多くて何を基準に選べばいいか迷ったことはございませんか。
 そんな方に、ワークフローで利用される帳票・書類の分類 および 稟議・業務系のワークフローを利用すべき理由についてご紹介します。




ワークフローで利用する申請の分類

ワークフローで申請する大分類の申請カテゴリーとしては、大きく3つのカテゴリーに分類されます。会計系、人事労務系、稟議/業務系です。それぞれでよく用いられる申請書の例をご紹介します。

 <会計系>
  交通費申請、出張申請、経費精算申請、通勤定期代申請、交際費申請、仮払申請など

 <人事労務系>
  住所変更届、退職届、新入社員登録申請、社宅入居申請、休暇届、休職届、扶養家族変更届、
  産前産後休暇、人間ドック利用申請、健康診断受診届など

 <稟議/業務系>
  稟議書、高額物品購入申請、採用稟議書、押印申請、始末書、事故報告書、
  業務日報、業務系申請 など

どのワークフローシステムを導入するかではなく、どの業務を載せるか

貴社では既に経費精算クラウドや人事労務系のクラウドサービスをお使いでしょうか。もし、導入されていて、そうした業務をワークフローに載せることをお考えでしたら、経費精算・人事系クラウドサービス付帯のワークフローを検討することをお勧めします。

そうした付帯のものでは機能的に不十分だったり、運用が煩雑になったり、関連する一連の業務の管理ができなかったりする嫌いもありますが、各種業務に特化した専用機能や関連システムとの連携機能が多く、運用フローをシンプルに考えられるので、導入のスピード感を損ねにくいです。

稟議/業務系の業務を載せる場合や、やはり付帯のワークフローでは業務が回らない場合は、稟議/業務系までこなせる汎用のワークフローを導入することになるでしょう。その場合であっても、まずはシンプルな業務を載せ、運用に乗せることを目的にすることが肝要です。確かに汎用ワークフローはあれもこれもいろいろな業務を載せることが可能ですが、それにともない検討事項、調整事項が複雑になりがちで、結果、全体像が掴みきれず、残念ながら導入を見合わせるお客様も珍しくありません。
ワークフローの導入は手段であって目的ではないことをきちんと認識して、一つ一つ業務を載せていくことで、シンプルに業務改善を考えることができ、導入スピートも損ないません。

簡易なワークフローを避けるべき理由

稟議/業務系までこなせる汎用のワークフローと言ってもいろいろありますが、設定が簡単そうという理由だけで簡易なワークフローを導入してしまった場合、実際には稟議決裁の申請で下記のような不満を抱きます。

(よくある現在のワークフローへの不満)
 ・決裁基準表に合わせた設定ができない
 ・稟議申請の際の経路設計が要件に満たない
 ・役職者名を自由に変えたいが変えられない
 ・決裁完了後、ワークフローを終了させずに他部署にも回したいができない
 ・帳票のマスター参照ができない
 ・必要項目が多く、自由なレイアウトで帳票を作成できない
 ・スマホからの申請・承認ができないので、決裁まで時間がかかる など

上記ができないワークフローもございます。また業務部門例えば営業部門、技術・製造部門、各支店などにおいてもワークフローを導入することでメリットがございます。各部門だけで承認、確認、共有がしたいことが実現できます。例えば、

(営業部門)
  見積書発行申請、日報報告、新規取引申請、リモートワーク申請、名刺発注申請、
  展示会企画書など 

(技術・製造部門)
  機械設計申請、開発のための承認業務、pdf図面回覧、設計書類申請など

(各支店)
  業務チェックリスト、タスクリスト、支店全員への同報通知、情報共有、出張申請、
  工場の在庫確認など

Gluegent Flowなら容易に実現可能

Gluegent Flowは、複雑な設定も可能な本格的なクラウドワークフローでありながらも、予め用意されたテンプレートをカスタムするだけで、上記のような稟議/業務をワークフローに載せるのが、非常に簡単にできます。紙のような帳票作成が行えたり、スマホ対応もしています。簡単に申請・承認が行えますので、シンプルに素早く導入が可能になります。既存業務と併用して利用することも可能です。

 導入に際し、社内アナウンスなど運用を考慮すべきこともありますが、テンプレートを利用して半日で公開して運用しているお客様もございます。新型コロナの影響があり、会社にハンコ押しに行くケースもあったかと思います。ですが、今後もそれでは大変ではないでしょうか。
Gluegent Flowに興味を持っていただけましたら、ご相談いただけますと幸いです。

 Gluegent Flow 資料ダウンロードはこちら


   Gluegent Gate

2020年5月27日水曜日

アフターコロナの働き方の変化と「攻め」の適応

昨年末から始まった新型コロナウイルスの流行により、世界が大きく変化しました。日本では、ようやく、ピークを越え、緊急事態宣言も解除されました。ただ、世の中は数カ月前とは大きく様相を変え、「コロナ前」、「コロナ後」という表現で、その変化が伝えられています。私達の生活、日常も大きく変化しましたが、本当に落ち着くまでには、これからも、変わっていくでしょう。それに連動して働き方も変わっていきます。今回はそのような「働き方の変化」と、それにどのように適応していくのが良いのか考えてみます。



生活の変化と働き方の変化

4月に特定地域について緊急事態宣言が発出され、その後、全国に拡大された後、順次解除されていき、最後に残っていた、北海道と関東1都3県についても解除され、形の上では、緊急事態の「措置」が不要な状態になったとも言えます。ただ、「新しい生活様式」が示されるなど、「コロナ前」にそのまま戻れるという状況ではありません。ビジネスの場においても、業種によって違いがあるものの、それぞれが大きな影響を受けています。自粛要請によって営業ができていない業種や、急激に忙しくなった業種など、様々でしょう。影響を受けにくい業種でも、二ヶ月近くの間、「足踏み」の状態が続いているようです。緊急事態宣言が解除されましたが、経済状況は厳しく、働き方も大きく変える必要があります。

かねてから、「働き方改革」として推し進められてきた「テレワーク」のスタイルは、この二ヶ月で否応なく広まりました。これまでは、かならずしも必須ではない場合であっても、営業先に「訪問」していたと思います。しかし、緊急事態宣言下では「リモート」で打ち合わせをするのが当たり前になりました。また、出社しなくてもできる仕事は、家でやるということも推奨・許容されるようになっています。これまでも「みんなが出社しているから」という理由などで、出社が必須であると見なされていた仕事が、実はテレワークでも出来るという事がわかったという例は多いでしょう。もちろん、業種、業態によってはテレワークができないものもありますし、これまでは多くの社員がオフィスに集まっていることで効率的に仕事をしてきた経緯もありますが、「アフターコロナ」の状況では、感染リスクを冒してまで、長い時間かけて通勤せずに、「テレワーク」可能であれば、これを取らない手はありません。

ただ、急激な変化により、設備や仕組みが整わず、まだ、新しい働き方が出来ていない場合もあるかも知れません。しかし、この二ヶ月の間、テレワーク、在宅勤務、リモート営業が出来ている方々は、「あれ?意外にいけるな」と感じているようです。「新しい生活様式」が求められる、これからの世の中では、早い段階でそれに対応した働き方ができるようにしておく必要があります。また、今回の変化は、感染リスクの回避という、「守り」の部分もありますが、テレワークを始めとした新しい働き方は、業務の効率化にも寄与しますし、働く人の負担を下げる効果も狙うことができます。今回の変化を「攻め」のために利用するつもりで積極的に変化し、適応することができれば、「アフターコロナ」の世界で大きな躍進が見込めるかもしれません。

変化するのは確実。それなら「攻め」で

みなさん、実感している通り、アフターコロナとなって、数ヶ月たったら元通りということは考えにくい状況です。世界は変わってしまったと考えるのが、妥当な観測です。では、その変化にどのように対応するのが良いのでしょうか。まず、厚生労働省が公開している、「新しい生活様式」を確認してみましょう。「実践例」によると、「働き方の新しいスタイル」として、以下が挙げられています。


  • テレワークやローテーション勤務
  • 時差通勤でゆったりと
  • オフィスはひろびろと
  • 会議はオンライン
  • 名刺交換はオンライン
  • 対面での打合せは換気とマスク


これは、あくまでも「実践例」であるため、このまま実施する必要はないものですが、リスクがあるのを承知でギリギリを狙うのは避けたいところです。できるだけリスクを避ける方向に、効率的な仕事ができるように、発展的な適応をしていくことを考えましょう。「攻め」は闇雲にリスクをとることではありません。リスクを最小にして、成果を最大化できるように、工夫と投資をするということです。

例えば、リスクを許容して、換気ができない会議室の賃料を払い続けるよりも、オンライン会議サービスを契約した方が建設的です。コストも抑えられる可能性があります。「オンラインは慣れないし、やっぱり対面じゃないとね。多分感染しないでしょ。」という選択をするか、「今後はオンライン会議のスキルを向上させて、移動や場所の確保のコストをかけず、効率化しよう。」という選択をするかで、大きな違いが出るはずです。顧客との打合せでも、合理的な理由がない訪問は、相手へのリスクになります。オンライン会議であれば、自分と相手の感染リスクを減らし、双方の時間の節約にもなります。さらに、移動時間が省かれるため、正味の会議の時間のみ調整すれば良くなります。スケジュールも立てやすくなりますので、限られた時間で多くの商談を入れることも可能です。

会議に限らず、これまでオンライン化されていなかった社内の細かな業務も、変えていくことが求められます。紙ベースの稟議申請書にハンコを押して回していくような処理は、ワークフローシステムに簡単に移行可能です。紙を廃し、オンライン化することで、ハンコを押すための出社は不要になりますし、記録もデータとして残ります。担当者の外出で処理が滞ることもなく、決裁スピードを上げることも可能です。弊社が提供するGluegent Flowは、既存の紙ベースの帳票を基に、オンラインのワークフローを短期間で作成することができます。「紙の方が慣れているし、これまでそれでやってきたから。」というのは、アフターコロナでは通用しません。在宅でも滞りなくワークフローを回すことが出来るということは、従業員の健康を守るのと同時に、業務効率をあげ、ビジネスのスピードを上げる「攻め」の適応と言えるでしょう。

今は、急激な変化が求められています。ただ、この変化は、世界的な、社会的な要求です。コロナ前に「働き方改革」を旗頭に進められていた「テレワーク」は、パンデミックをきっかけとして急速に一般化しました。大多数が同時に動くことで、抵抗なく普及したと言えます。それを考えると今は、実質的な意味で働き方を変化させ、より高いステージに進むことができるチャンスとも言えます。経済状況は厳しく、先行きは不透明ですが、クラウドサービスを有効に活用することで、初期費用を抑えて、短期間で大きな効果を出すことは可能です。

変化への適応は、社会への責任

感染症リスクがある場合の対応は、自分だけ、自社だけに閉じる課題ではありません。取引先や、地域社会を含む課題です。「感染するのは自己責任」という考え方では、会社の姿勢が問われます。感染自体は不可抗力の側面がありますが、可能な限り、感染するリスクを下げる努力をしているのか、感染しているかも知れない前提で感染させない努力をしているのかということが会社の誠意であり、信用と考えられるようになります。

弊社では、そのような変化に対して、「攻め」の姿勢で適応し、ビジネスを加速させることが出来るクラウドサービスを提供しています。もちろん、ご相談から、納品、導入支援まで、全てオンラインで完結することができますので、ぜひ、お問い合わせください。
(ま)

   Gluegent Gate

2020年5月20日水曜日

業務を変えるチャンスは、今しかない!

緊急事態宣言とそれに伴うテレワークの導入/推進のためか、このところGluegent Flowのお問い合わせが増えてきています。 私はご契約後の導入担当者の方とお話することが多いのですが、導入がスムーズに行くための「重要な条件」というものがあるように感じています。


業務をクラウドサービスに寄せてしまう

それは、「クラウドサービスに業務を寄せてしまうことが出来るかどうか」です。既存のフローは、大抵の場合紙ベースでの運用でしょう。
紙の場合、物理的な制約を受ける代わりに、かなり柔軟な運用ができるとも言えます。例えば、決裁者がその場に不在の場合は更にその先の決裁者に持っていったり、不備を指摘されたらその場で訂正印と追記を行って提出するなど、かなりの自由度があります。
他方、システムベースのフローの場合、予め決められた決裁経路を外れる例外ケースに対応するのはそれ相応の仕組みが必要となり、たとえそれが可能だったとしても、更に別の例外が出てきた場合の対処が困難なものになりがちで、保守難易度が大幅に上がってしまいます。
このように既存業務とクラウドサービスとの間の差異分析、いわゆるフィット&ギャップをどう行うかがクラウドサービスのスムーズな導入には不可欠です。つまり、既存業務にあうようにクラウドサービスをなんとかカスタマイズするのか、それとも「クラウドサービスで出来ること」の制約下での業務に変えてしまうのかということになります。 どちらを選択するかは分析の結果によるとは思いますが、可能な限り、「業務をクラウドサービスに寄せてしまう」、つまり業務の見直しを強くオススメします。
導入当初のタイミングだけで考えれば、クラウドサービスのカスタマイズを選択する方が業務変更も必要とならないため、エンドユーザの負担もほとんどなく、良い選択のように感じる人も多いでしょう。ですが、過度にカスタマイズをしてしまうと、設定の見直しや将来の業務変更をすることが結果としてできなくなるリスクがあります。これはクラウドサービスを使う上で、非常にもったいなく、長期的に見れば業務を見直す方が、結果としてトータルコストの低減につながりやすくなります。

折角やるなら徹底的に

折角業務を見直すのであれば、徹底的に問題点を洗い出すことをオススメします。特定の承認者のタスクが多い為に決裁が滞りがちであったり、記入不備に対してのダブル/トリプルチェック用決裁経路がある、1帳票に大量の記入項目がある為に全てをひと目で追うのが不可能など…。
こういったことは、紙かどうか以前の問題で、そもそも業務に無理やムダがあるものと思われます。
例えば承認者をグループとして設定してグループの誰かが承認する(特定の人へ負荷が偏ることを軽減する)、記入項目をドロップダウン等にしたり、思い切って記入項目を整理することでチェックしやすくし、ダブル/トリプルチェック経路を廃止するなど…採用するには思い切った決断が必要かもしれませんが、それによる業務効率化はかなり大きなものになると思います。
ただし、大きな変更となる場合、色々な人の意見が出てまとまりにくくなることもあるかと思います。ですので出来れば組織上層の支持を得ることが肝要になるでしょう。

もはや流れは止められない

業務自体を変えるのはかなりインパクトが大きいものです。また大きな変革には消極的になってしまう人も出てくるのはやむを得ないことかと思います。ですが、「どんな場所でもタスクがこなせる」というクラウドサービスのメリットは、最終的には業務変革のコストを上回るでしょう。ある調査によると、「緊急事態宣言解除後もテレワークは定着する」と回答した人が8割に上ったことからも、もはやテレワークありきの業務にシフトすることは避けられず、この流れは今後加速していくと思われます。

今が最大のチャンス

この「新しい働き方」はどんどん変化していくものと思われます。頻繁に新しいサービスが公開され、より洗練されたビジネスメソッドが広まり、「より新しい働き方」が認知されていく。そしてそのスピードは加速していく一方でしょう。ですので、「そのときの環境に応じて業務をブラッシュアップし続ける」ことになるでしょう。そのためにもやはり、シンプルな業務の方が変化に対応しやすいのではないかと思うのです。更には「業務を正確に行う」だけでなく、「業務効率化への提案」を行った人へ評価を与えるなどして、全ての人が業務に対する意識を改革する。そうやって初めて、「持続的な業務改革」はなし得るものと思います。

今は、その最大のチャンスなのではないでしょうか。
(Fuji)

   Gluegent Gate

2020年5月13日水曜日

長期間テレワークのチャレンジ

こんにちは、グルージェントクラウド開発部ジャレド・ウォレスです。新型コロナウイルスが世界中の人々に大きな影響を与え続けています。我々グルージェントはテレワークを利用して感染拡大リスクに対処しています。しかし、テレワーク環境を整える等技術面の整備以外に「メンタルのチャレンジ」が必要だと感じています。今の状況になって感じたことですが、週2~3回、定期的にテレワークをするのと、長期に渡るテレワークでは大きいな違いがあるようです。テレワークの経験がある方も、長期間になったことで、そう思っている方も多いのではないでしょうか?以前の記事でもテレワークについて様々な視点を持って説明しましたが、本記事では私が個人的に経験している長期テレワークのメンタルチャレンジについて説明していきたいと思います。

問題:「次オフィスに行った時に…」という対応が効かない

在宅勤務経験がある方なら分かると思いますが、何らかの理由でオフィスにいたらすぐ解決できるのに、テレワークしていることにより、時間と手間がかかる問題が散見されます。会社にあるPCにドキュメントやメモを忘れたり、机にある本で何かを調べたり、同僚の隣に座りながらちょっとした相談ができれば解決されたりすること等です。一日のテレワークであれば「次オフィスに行った時にやるか」という対応でほとんどの場合問題ありません。しかし、長期テレワークの場合、当面出社することはないので、そういうわけにはいかず、ちょっとしたフラストレーションが溜まります。

この問題に関して現代では特効薬のような対策がないと思いますが、ピンチをチャンスにし、できるだけ根本的の考え方を「個人成長」中点にし、勤務場所や蔵書、備品にとらわれないように意識することでネガティブな感情の元にポジティブな観点を持つことによってメンタル的な安定を保つことができました。

問題:実際の業務効率が良くても出社する時と比べて達成感が低い

さて、皆さんは一日テレワークする時に、なんとなく「今日は短かったなぁ」と思うことはないでしょうか?いつもの出社する日の時間の使い方について考えてみてください。勤怠打刻の間だけではなく、家を出かけて通勤を始めるときから家に帰るまでです。考えてみると当たり前な話ですが、ほとんどの方の場合この期間はテレワークをする期間よりかなり短いでしょう。この差を意識していなかった私は、自分の業務効率がなんとなく低く感じており、出社している時と比べて達成感が少ないことがフラストレーションでした。これに対しては、達成感という抽象的なものを意識するのではなく、仕事を切り上げるまでの10分間程度を使い、その日に何をしていたのかを書きだしたりして振り返ることによって具体的な達成感を生み出すことで、余計なフラストレーションを溜めないように努めました。

問題:同僚と雑談をする機会を失ってしまう

少し意外かもしれませんが、業務効率に対してインパクトが大きかったのは同僚との雑談がほとんど出来なくなったことだと感じます。職場での雑談をする時間は直接的に担当業務を処理している時間ではありませんが、業務効率とイノベーションのために重要な因子であることは研究によって認められており、長期のテレワークによってその機会が少なくなった今、如実にそれを感じています。

これは長期テレワークに限った現象ではないのですが、短期テレワークの場合「また今度」があるので、問題と感じるほどではなかったように思います。時間が経つほどいつもより自分の考えやメンタルフローがが詰まっているように感じ、同僚との雑談が大切であると実感しました。こちらの対策案は前二つの問題と少し変わり、自分の力だけでは上手く解決できない問題ですが、ちょっとしたことでも遠慮せずビジネスチャットやビデオ会議でコミュニケーションを取ることをお勧めします。

まとめ

いかがでしょうか。具体的な対策案にならないと思う方もいらっしゃるかもしれませんが、やはり長期間テレワークのメンタルチャレンジに対して重要なのは自分の考え方を意識して適切にアジャストすることだと思います。新型コロナウイルスを経験した社会の中、元気よく長期間テレワークができることはこれからも価値のあるスキルではないでしょうか。あくまで私が経験から個人的な話ですが、少しでも皆さんの力になれたら良かったと思います。

2020年5月7日木曜日

【情シスご担当者様必見!】エンドユーザーから障害報告を受けたときの早期解決ポイント

弊社が提供しているサービス(Gluegent GateGluegent Flow共有アドレス帳グループスケジューラGluegent Gadgets)は業種、業態を問わず、多様なエンドユーザーが利用しています。サービスに関して何かわからないことがあった場合、真っ先に問い合わせを受けるのは情報システムのご担当者様だと思われます。
そうした方にとって、頭を悩まされるのが、「自分が思った通りに動かない」「なんかわからないエラーが出た」「ログインできない」「変な画面が出た」といった、障害のような「お問い合わせ」ではないでしょうか。全体に関わる障害であれば早急な復旧をする必要もあり、緊迫度は増します。そういう困ったときの早期解決方法をご紹介いたします。

◯クラウドコンシェルジュをご存知ですか?

弊社ではお客様向けに「クラウドコンシェルジュ」という無償サポートを提供しています。クラウドコンシェルジュではサポートサイトでのリリース情報、障害情報のアナウンスやFAQ等の情報提供、およびお問い合わせフォーム、もしくはメールでの個別問い合わせを受け付けております。情報発信としてはTwitterFacebookも存在しますが、電話でのサポートは原則として受け付けていません。
お問い合わせの種類は「契約したけど使い方がわからない」「マニュアルに書いてあるこの機能ってどういうもの?」といった使い方に関するものや「正しく動作しない」「エラーが出ている」といった障害と思われるものまで様々です。

◯文字のやり取りだけでサポートできるの?

お客様からいろいろなお問い合わせをいただいているにも関わらず、メールなどの文字のやり取りだけで大丈夫なの?と疑問に思われるのではないでしょうか。
実は、メールのやり取りだけにも関わらず、クラウドコンシェルジュは90%以上のご満足をいただいております。
細かな事象を伝えるのに電話は不可欠じゃないの!?と信じられないかもしれませんが、実は電話では伝わらない重要な情報が存在し、それを伝えることがメールによって可能となっているのです。
それはズバリ「スクリーンショット」です。

◯クラウドコンシェルジュで実際によくいただくお問い合わせと回答
では、よくあるお問い合わせのケースをご紹介しましょう。
Aさんは朝、仕事を始めようと、G SuiteなりOffice 365なりにログインしようとしました。Gluegent Gateのログイン画面が表示され、ID/パスワードを入力します。ところが、ログインができません。そこで、Aさんは「さて、困った、情シスのBさんに電話しよう!」と思い、Aさんに電話します。
Aさん「Bさん、おはようございます。なんか、ログインできないんだけど。」
こんな電話を受け取った情シス担当のBさんは「やばい、もしかして、Gluegent Gateで障害起きてる?他の人も同じ状況かな?」と思います。
そして、大急ぎでクラウドコンシェルジュに問い合わせします。
Bさん「なんか、ログインできないって言っている人がいるんで見てもらえませんか?」

しかし、残念なことに、クラウドコンシェルジュではこれだけでは何が起きているかわかりません。
そこで、以下のような回答を行います。
1. キャッシュをクリアしたら解消しますか?
2. 違うブラウザや端末ではログインできますか?
3. 他の人は同じ現象が発生していますか?
4. Gluegent Gateのログにはどんな情報が出力されていますか?
そして、一番重要なのが
5. エラーが出るまでの操作内容がわかるスクリーンショットをください。
です。
この後、送られてきたスクリーンショットを確認したところ、Aさんがログインをしようとするときに、ログイン画面をブックマークしていることがわかり、「ログインする時は指定のURLへアクセスしてください」とご案内ができます。
※ログイン画面をブックマークしないでください。

スクリーンショットは全ての現象を物語る
ここでキーになってくるのが、問い合わせをしている人が目の当たりにしているその「画面」、つまりスクリーンショットなのです。画面にはいろいろな情報が表示されています。エラーメッセージの内容、エラーの出ている場所、どの画面でエラーが出ているかなどなど・・・
スクリーンショットを取得する時は画面全体の取得が重要になります。
×悪い例
なにか、エラーが出ていることはわかりますが、情報量が少なすぎてほとんどわかりません。
◯良い例
これを見ると、Gluegent Flowでエラーが発生していることや、エラーが発生している場所がわかります。
◎非常に良い例
文句なしです。これを見るとブラウザがChromeであることがわかりますし、計算式で何を計算しているかがわかります。URLが表示されているので、ここからログを調査することもできるかもしれません。デスクトップ全体のスクリーンショットだと、日付や時間もわかります。

電話で「こんな画面が出ているんだ、青くて、赤くて・・・」と言われても切迫感は伝わりますが、肝心の原因究明につながる情報は伝わりにくいのです。一方で、スクリーンショットが一つあるだけで、わかることはたくさんあります。百聞は一見に如かずとはよく言ったものです。弊社がHPとメールをメインにサポートをしている理由がおわかりいただけましたでしょうか。そして、クラウドコンシェルジュ同様、ユーザーからの問い合わせを受ける立場の皆様も是非「まず、スクリーンショットをください」と言ってみてはいかがでしょうか。きっと役立つことになると思います。
スクリーンショットの取得方法はこちらにご紹介しておりますので、ぜひご参照ください。
(SUTO) 
 
 
 
 
 

2020年4月22日水曜日

【CEOの視点】緊急事態宣言後のグルージェントの取り組み

緊急事態宣言が出されてから2週間が経過しました。 弊社は東京都知事の要請があった頃からエンジニアの多くはテレワークに移行していましたが、緊急事態宣言を重く受け止め、全社員を原則テレワークに切り替えて業務を遂行しております。


テレワークへの対応

常日頃からいわゆるBCPに関して有用なものは導入を進めてきましたが、それが功を奏したこともあり、全社員のテレワーク切り替えも比較的スムーズに行えたと思っています。
以下にどういったことをしたかを記載してみます。

・コミュニケーションツール
業務を遂行する上で、コミュニケーションは欠かせません。弊社ではそのベースはG Suiteになります。メールやカレンダー、ドライブといったメインの機能はもちろん、メールよりも気軽なコミュニケーションに使えるチャット、顔を見ながら話すHangouts Meetにも大変助けられました。同様な機能を持つOffice 365でテレワークを実践している方も同じ実感を持っているのではないかと思われます。
また、手前味噌にはなりますが、各種クラウドサービスに連携して可動する弊社サービスにも助けられました。遠隔からのクラウドアクセスに対するセキュリティ担保にはGluegent Gate、メンバーの連絡先等には共有アドレス帳が役立ち、チームのスケジュールを一目で確認できるグループスケジューラ、情報周知のための掲示板ガジェット、各種業務プロセスに利用されているGluegent Flowはオフィスワークと全く同じエクスペリエンスを提供してくれました。

・VPN
社内へのアクセスが必要なメンバーに対してはVPNのアカウントを払い出していますが、アカウント情報だけでは乗っ取りリスクがありますので、クライアント証明書による個人認証も含めた二要素認証にしてあります。

・電話
電話に関してはクラウドPBXの導入検討の段階でしたが、テスト導入していた部門への正式導入と、転送機能で携帯電話に転送することで法人電話のリモート化を最低限レベルで実現しました。
こちらに関しては今後、クラウドPBXの全社導入の方向で検討していきたいと考えています。

・紙業務
一番の問題は紙の業務です。社内プロセスはGluegent Flow等によるペーパーレスが進んでいますが、現時点では紙による業務は一部残ってしまいます。
こちらに関しては一部メンバーによる時差通勤を利用した週1回のオフィスワークとして残ってしまい、課題であると感じています。

・朝礼
弊社ではオフィスワーク、テレワークのメンバー一同を介した朝礼を実施しているのですが、こちらも必然的に全員オンラインに移行されました。職種やワーキングスタイルによる情報分断を少なくするためのものでしたが、全員テレワークとなってからはそれだけでなく、数少ない全社コミュニケーションの場としても機能しています。
大規模な会社であれば、なかなか全社で実施、とはいかないでしょうが、テレワークは対話が極端に少なくなる作業形態なので、ある程度大きめのコミュニケーションプレイスとして短時間の周知、共有の場があると良いかもしれません。

最後にみなさまへ

新型コロナウイルス(COVID-19)はまだ世界中で猛威をふるっており、この非常事態はまだまだ続くことも想定されます。慣れないテレワークで働いておられる方、また業態としてテレワークができない方も多くいらっしゃると思いますが、みなさまの健康をお祈りするとともに、各種クラウドサービスに加え、弊社サービスが少しでもお役に立てておりましたら、幸いです。

   Gluegent Gate

2020年4月15日水曜日

ハンコ押すだけなら、出社しなくて良いんじゃないですか?

日本でもついに、7都府県を対象として非常事態宣言がなされました。人と人との接触を8割減らすことが求められ、できるだけ家に留まり、ビジネスでも可能な場合にはテレワークの形態で働くことが求められています。ただ、そのような状況にあっても、どうしても仕事場に行かなければならない人も多くいます。製造業では、モノづくりの「現場」に行かなければ、材料も工作機械もありませんし、人と対応すること自体をサービスとしている接客業、いま最も重要で困難な仕事である医療や、多くの人が家にいられるようにモノを運んでくれる運送業など、本質的にテレワークが出来ない職種が多くあります。一方で、それだけのために?とも感じられる出社理由があるようです。「押印」です。



「ハンコ」のために感染拡大?

上にあげたような、物理的に目の前にあるものが仕事の必須要素となってしまう業種の場合は、現場まで行くしかありません。しかし、そうでない場合は、電話やメール、チャットで「情報」をやり取りし、仕事を進めることができます。「目の前にいる人と話したい」という課題にも、Google Meetや、Microsoft Teams等のようなサービスで解決できます。このような仕事の場合は、完全なテレワークが実現可能でしょう。ただ、その仕事の中に、紙にハンコを押す「押印」があるだけで、出社しなければならないという事になります。ハンコを一つ押すためだけに、多くの人と接触する公共交通機関を使い、地理的に広範囲の移動をしなければなりません。その仕事をしなければならない担当者も「それだけのために?」と感じているかも知れませんが、今の仕事の流れがそのようになっていれば、それなりの権限がある人でなければ、変えることは出来ません。そして、場合によっては、意図せず感染を拡大してしまうかも知れません。

「押印」とは何か

そもそも、「ハンコを押す」という処理を出社して行う必要があるのはなぜでしょうか。「ハンコ」と「対象の文書」が会社にあるからです。「押印」とは、セキュリティの確保された会社内に、同一のものがない「はんこ」が保管されていて、これを正しく手にすることができる人が、「対象の文書」の内容が正しいということを証明するという意味です。場合によっては、本来押印する人がいなくても、適切な人に依頼することで、代理で押印することも可能です。ここで、「押印」の意思表示の確かさを裏付けているのは、

(1) 「ハンコ」が複数存在しないこと。
(2) 適切な人だけが、「ハンコ」を手にすることができること。

の2つの条件です。これらに加えて、「対象の文書」が会社にあるために出社しなければならなくなります。2つの条件は、なりすましを防ぐためと、適切な権限があることを目的としています。代表者印のような重要なものは、誰でも手にできる場所には保管されていないはずです。

では、なりすましが出来ず、どの人がどの権限をもっているかが、確実に保証できるのであれば、「ハンコ」の目的である、「適切な人の意思表示」の手段は他でも良いということになります。契約や公的な申請は相手があるものであるため、「押印」を完全になくすことは調整や困難をともないますが、社内の部署間のやりとりなど、処理の見直しができる関係の場合には、「正しくその人の意思」が確認できる仕組みを使って、リスクが高い出社を減らせるかも知れません。

クラウドサービスの利用でテレワークを

グルージェントでは、クラウド型ワークフローシステム「Gluegent Flow」を提供しています。先週の記事「今だからこそ、紙文化からの卒業を!」でも、ご案内していますが、既存の紙でのやり取りを電子化し、テレワークでの仕事が実現できます。ワークフローの作成自体から、テレワークで出来ますので、これからの導入でも問題ありません。また、社内文書の回覧などで、電子化されていても、「ハンコ」があった方が良いという場合にも対応可能です。Gluegent Flowには、「印影機能」があります。この機能については、「クラウドのワークフローでもハンコ押せます」でご紹介しました。Gluegent Flowでは、誰かになりすまして稟議を進めることは出来ませんし、適切な権限がなければ、処理が回ってきません。「押印」による意思表示の条件を満たしていると言えるでしょう。

いままで通りの仕事の進め方をしていては、人的接触の8割削減は困難です。国民全員に広く求められている「行動変容」の一つの手段として、避けられる出社をしないというのは効果が大きいでしょう。今は「不要不急ではない」出社も、決断と工夫次第では、不要なものとなり、多くの社印が、テレワークに移行できるかも知れません。

弊社では、ご相談や製品デモ等リモートでも対応可能です。ぜひ、ご連絡ください。
(ま)

   Gluegent Gate

2020年4月8日水曜日

今だからこそ、紙文化からの卒業を!

現在の情勢からテレワークを導入するも、結局オフィスに向かう必要が出てしまう、というケースがよくあるようです。そしてその要因の最大のものが、書類が「紙で運用されていること」です。折角制度としてテレワークが実施されていても、オフィス内に存在する物理的な紙ベースの書類を閲覧/記載しなければ仕事が進まない場合、どうしてもオフィスに行く必要が出てしまい、結果として完全なテレワークにならない状態も散見されます。


実際の書類で電子化出来そうなもの

では、普段の仕事で必要となる書類にはどんなものがあるでしょうか。
(1)提案書/報告書/議事録等の社内文書
(2)交通費/休暇/物品購入/稟議書等の申請書
(3)請求書/領収書/契約関係書類等、社外とのやりとりが発生するもの

このうち、(3)の社外とのやりとりが発生するものが紙ベースの場合、すぐに電子化するのは難しいかもしれません。どうしても物理的な紙を電子化するにはスキャナによる取り込みなども考えられますが、これにはかなりの労力が必要となることが予想されます。
ですが、(1)と(2)についてはクラウドサービスのグループウェアや、弊社Gluegent Flowのようなワークフロー製品を利用することにより、「オフィス内に限らずどこでも作業出来る」環境を比較的低コストで実現可能です。つまり、紙の書類を極力減らすことにより、テレワークでの作業時間を可能な限り確保できることになります。

この機会を利用して紙文化からの卒業を!

もちろんこのようなことは従来から言われていることでありますが、どちらかといえば、「これまでと異なるやりかた」への心理的な抵抗感(ハンコがないことへの不安?)や、「電子化しなくても仕事がまわっている」こと、「移行にはそれ相応の人的/時間的リソースが必要なこと」から、後回しにされているものと思います。そうはいっても、現在のような差し迫った状況は、ある意味改革を断行する格好の大義名分となりえます。その後押しにより、テレワークの実現に必要な「紙文化からの卒業」に向けて動きだされては如何でしょうか。ただし、一気に進めてしまうと頓挫してしまいがちですので、やはり「出来ることから進めていく」ことをオススメします。

詳細なメリットや、具体的な設定手順について

さて当ブログでは、上記について弊社Gluegent Flowを用いたメリットをもう少し踏み込んで説明したり、また具体的な利用方法等について、以前から公開しています。是非こちらもご参照ください。

どこでも申請・承認ができるクラウドワークフローで業務効率を改善しよう
豊富なテンプレートを使って業務フローを秒速で作ろう

現在は世界的に新型コロナウイルスが猛威をふるっている状況にはありますが、そのような状況下でも「今出来ること」、つまりテレワークを始めとした業務効率化を着実に進めていくことが肝要かと思います。それによって、情勢が好転した際に、より良いビジネスを展開していく為の準備となる、と捉えてみては如何でしょうか。そして弊社製品が、その一助となれればと思っています。
(Fuji)

   Gluegent Gate

2020年4月1日水曜日

5分でわかる!なぜシングルサインオンを活かすべきか

シングルサインオン(SSO)とは、一度だけ認証を行うことで様々なサービスにログインされ、アクセスできるようになるアクセス管理の仕組みです。SSOにはいろいろな方法がありますが、ビジネスに利用されるクラウドサービスではSAML(英:Security Assertion Markup Language)と呼ばれる方法が採用されることが多いです。

SSOの仕組み

本記事ではSAMLの仕様を詳しく説明しませんが、簡単に言うと「アカウントを提供する側 」のアイデンティティプロバイダー(英:Identity Provider、IdP)と「対象サービスを提供する側」のサービスプロバイダー(英:Service Provider、SP)の間でユーザー情報やその他のセキュリティ情報を安全に交換するためのプロセスです。当然ですが、通常、ユーザー認証を確保することはサービスプロバイダーの役割ですが、このプロセスではアイデンティティプロバイダーが確保するところがポイントです。

さて、なぜわざわざシングルサインオンを頑張って使うべきなんでしょう?主な理由は、単純に便利だからです。仕事の場面では各サービスのアカウント管理と認証より、アイデンティティプロバイダーが提供する扱いやすいSSOにまとめた方が効率的でスマートです。複数のアカウントを管理することがないため、パスワードの使い回しを防ぐこともできます。また、ユーザーのログイン情報が利用サービスのサーバーに存在しないため、万が一対象サービスの情報漏洩事件が起こったとしても、ユーザーのログイン情報は安全です。このように、SSOに利用の魅力は便利性と安全性と言えるでしょう。

セキュリティ対策

逆な側面では、アカウントをまとめることで、セキュリティの意味でいう安全というより心配になる方もいらっしゃるかと思います。IdPのログイン情報が漏れてしまえば、各サービスのアカウントが不正アクセスされる可能性がある、というものです。もちろん、パスワードだけで運用した場合、そのリスクは存在しますが、IdPサービスが提供する多要素認証やアクセス制御と組み合わせることでそのリスクを回避することができるようになります。

終わりに

いかがだったでしょうか。少しでも、SSOの魅力を理解して頂けましたでしょうか?弊社もシングルサインオンとアクセス制御を実現するIdPサービスGluegent Gateを提供しておりますので、SSOにご興味を持った方は是非ご検討ください。

ジャレド・ウォレス
 Gluegent Gate

2020年3月25日水曜日

災害時などの緊急連絡をGluegent Flowで作ってみた

弊社でご提供しているクラウド型ワークフローGluegent Flowはこれまでに様々な業種・職種のお客様にご導入いただいています。導入の経緯は「これまで紙で運用していたものをクラウド化・電子化したい」「サポートの切れたクラサバアプリを置き換えたい」といったものが多いでしょうか。
ご導入いただいたお客様には大変ご満足いただいているGluegent Flowですが、申請承認用途だけでなく、回覧板のような使い方をすることもできます。今回はそうした用途の一例として、災害時などの一斉緊急連絡をワークフローで実現する方法をご紹介します。

◯Gluegent Flowではどんな申請書が作れる?

弊社営業スタッフはお客様から「こんな申請書は作れますか?」というご質問をたくさんいただきます。
タイトルだけですが実際にいただいたものをざっとご紹介します。
  • 稟議書
  • 決裁書
  • 出張申請
  • 旅費交通費申請
  • 有給休暇申請
  • 備品利用申請
  • 見積書作成依頼
  • 障害発生報告書
  • 健康診断受診申請、人間ドック受診申請
  • 名刺発注申請
  • 備品購入申請
  • 重大インシデント報告書
  • お弁当発注
  • 電子メール発行
  • OA機器導入計画書
  • 日報、週報、月報
いかがでしょうか。そして、これらの申請書はどれも「作れます!」と回答しており、実際に作られ、使われています。

◯一斉緊急連絡用ワークフローはどんなもの

このように、Gluegent Flowでは色々なジャンルの申請書(Gluegent Flowではモデルと呼んでいます)が作成できます。中には、我々スタッフが「えっ!?こんな使い方!?」と驚くような使い方をされているお客様もいらっしゃいます。

では、今回は一斉緊急連絡用ワークフローを作ってみましょう。
一斉連絡用ワークフローなので、
①誰かが連絡したい情報を記載し、連絡したい相手を選ぶ。
②連絡したい相手に閲覧を促す。
③閲覧した人は「見ました」というアクションをする。
 追加で連絡事項がある人はコメント欄に追記する。
というものになります。
なお、このモデルは比較的小規模での運用を想定したシンプルなものになりますので、大規模の場合はボトムアップ型のアプローチを取る等、また別のやり方を模索するほうが良いと思われます。

◯作ってみた
それでは、作ってみましょう。
新規のモデルを作成します。
「全般」では名前、カテゴリを設定します。ここでは各種申請と混在しないように「回覧」というカテゴリを作成して、そこに追加するようにしてみます。

「経路」では申請と決裁待ちを使います。承認待ちは削除してください。
申請の経路で名前を「連絡内容入力」に変更します。またボタンも「連絡内容入力済み」に変更しましょう。他のボタンは削除しましょう。

決裁待ちの経路で名前を「連絡内容確認」に変更します。またボタンも「確認」に変更し、他のボタンは削除します。

ここでのポイントは、ボタンの種類を「終了(全)」にすることです。また、「グループが指定された場合は、グループ全員の決定が必要。」のチェックをオンにします。
これで、「連絡内容確認」の経路で担当者に割り当てられたすべての担当者が「確認」をクリックすると終わるワークフローになります。また、担当者にグループを選択された場合、グループのメンバーが個別に担当者として指定されますので、指定されたユーザー・グループの全員が確認すると終わります。

◯一斉緊急連絡してみましょう

それでは、実際に一斉連絡をしてみましょう。連絡をする人は、連絡内容を入力します。

次の経路に確認対象者を設定します。「対象者を追加」をクリックし、グループ選択パネルから対象のユーザーやグループを選択します。


「連絡内容入力済み」をクリックすると、次の経路に進みます。この時にグループのメンバー全員に通知されます。通知された内容を確認し、各ユーザーが「確認」をクリックします。追加で連絡事項がある人は、コメント欄にメッセージを入力します。コメント欄は他の人にも閲覧できます。

◯メールでいいんじゃない?

ここまでの説明をご覧いただいた皆様には「メールでいいんじゃない?」と思われる方もいるかと思います。しかし、メールでは誰が見たか・見ていないかが把握できません。
「見た人は返信してください」と書いて、ユーザーに返信を促す方法もありますが、結局誰が返信したかをまとめないといけません。
Gluegent Flowの場合、一覧の「現在の担当者」には未確認のユーザー名が表示されます。誰が見てないか、一目瞭然です。

また、見ていない人には催促メールが送れます。

さらに、見た人のうち、追加で連絡事項がある人は、コメント欄にメッセージを入力します。コメント欄は他の人にも閲覧できます。

いかがでしたでしょうか。Gluegent Flowを導入されていないお客様にとって、これから新システムの導入は・・・と二の足を踏まれることでしょう。しかし、Gluegent Flowはご契約から最短1日で実運用可能です。試用期間は30日ありますので、これを機にお申し込みいただくことをおすすめいたします。複数のお客様から高評価をいただいておりますのでぜひご検討ください。
(SUTO)