逆転の発想!複数のモデルを一括管理する方法

お客様から「複数のモデルを連続して作成するケースがあるが、もれなく作成させるにはどうしたらいいか?」というご相談をよくいただきます。例えば、「出張申請」と「精算申請」などです。今回は、これをGluegent Flowで実現する方法の一例をご紹介します。

複数の申請は1つにまとめる

上記の例のような「出張申請」と「精算申請」は大抵の場合、ワンセットで取り扱われます。Gluegent Flowご導入前は、それぞれの申請書が別々の紙なので、「出張申請」で1モデル、「精算申請」で1モデルをそれぞれ作成しなければいけないという発想になりがちです。
そうすると、「出張申請」と「精算申請」がバラバラになってしまい、管理ができないといった新しい悩みになってしまいます。
答えは簡単です。
「出張のあとには必ず精算がある」という業務のルールを考えれば、元の紙は別々ですが、モデルでは1つにまとめてしまえばいいということになります。
それぞれの申請では、経路は以下のようになると仮定します。
 「出張申請」申請→上司の承認
 「精算申請」申請→上司の承認→経理部の承認
これを一つにまとめると
 申請→上司の承認→申請者に戻る→上司の承認→経理部の承認
という経路にすることで実現が可能です。

もっとたくさんある場合はどうしたらいいか

ほとんどのお客様は上のような方法をご提案することで、ご納得いただけます。しかし、とあるお客様から、「複数のモデルを色々なパターンで作成する必要があるため、1つのモデルでは実現が難しい。また縦に長くなるのも避けたい」というお話をいただきました。
そこで、考えたのが、「複数のタスクをまとめるモデル」です。
出張申請と精算申請の例を使って説明しますと、まず、「まとめるモデル」で出張申請を行います。出張申請が終了したら、続けて「まとめるモデル」で精算申請を行います。
「まとめるモデル」で作成されたタスクにはそれぞれのタスクのURLが記載されているということになります。
ちょっとイメージしにくいですね。具体的な設定方法を通じてご説明しましょう。

それぞれのモデルURLを取得

出張申請・精算申請のそれぞれのモデルのURLを取得します。URLの取得方法はモデル一覧の「i」アイコンをクリックし、URLをコピーします。


「まとめるモデル」でURLを表示させる

「まとめるモデル」で入力フォーム「単行テキスト」を追加します。「初期値設定」にそれぞれのモデルのURLを入力します。入力させる必要はないので、経路ごとの表示・編集設定では「編集可能」ではなく「表示」を選択します。

こうすることで「まとめるモデル」で申請すると、出張申請などのモデルのURLが表示されます。URLをクリックすると、別タブで出張申請モデルが開きます。ユーザーは出張申請を行います。

まとめるモデルでタスクのURLを入力させる

続いて、モデルのURLから作成されたタスクのURLを入力させるための入力フォームを作成します。
「単行テキスト」を追加します。必須設定でチェックをオンにします。これで入力忘れを防げます。

出張申請を作成後、この入力フォームにタスクのURLをペーストするようにします。
精算申請のモデルURL、タスクURL入力欄もそれぞれ作成します。
精算申請は次の経路で申請・入力させるので、最初の経路では非表示にしておきましょう。

このモデルでの運用方法

この「まとめるモデル」を使った処理の流れを見ていきましょう。
「作成」をクリックして、「まとめるモデル」をクリックします。
「まとめるモデル」には出張申請モデルのURLとタスクのURL入力欄が表示されています。

モデルのURLをクリックすると、出張申請モデルが開きます。必要事項を入力し、申請を行います。申請後、タスク一覧に戻るので、作成したタスクを開きます。

件名の右に表示されているアイコンをクリックし、タスクのURLをコピーします。

コピーしたタスクのURLを「まとめるモデル」の「タスクURL」欄にペーストします。

「まとめるモデル」で処理を実行し、これで出張申請は終了です。
つづいて、精算申請を行います。

精算申請も同様です。モデルのURLをクリックし、申請を行い、タスクURLをペーストします。

このような方法で、「まとめるモデル」ではそれぞれのタスクのURLだけが表示され、URLをクリックすると、それぞれの申請の内容や進捗が確認できます。もし、この方法が運用に適していましたらご活用ください。また、もっとこうしたらいいよ!というご意見もいただけたら幸いです。
(SUTO)