最近よく聞くハイブリッドワークとは?メリットや課題を解説

最近、「ハイブリッドワーク」ということばを目にすることはありませんか?

ハイブリッドワークとは、主にオフィスで業務をする方が、オフィス以外で仕事をするテレワークと、オフィスに出社して仕事をする働き方(オフィスワーク)を組み合わせるワークスタイルです。


ハイブリッドワークが広まったのは、海外でも日本でも新型コロナウイルス感染症の流行以降。外出制限などによってテレワークを導入する企業が増えたものの、弊害やデメリットも見られるようになりました。そこで、そのテレワークのデメリットを補う働き方として、テレワークとオフィスワークを組み合わせた「ハイブリッドワーク」が最近増えてきているそうです。

今回は、浸透しつつあるハイブリッドワークについてご紹介します。


ハイブリッドワークのメリット

ハイブリッドワークは、テレワークが広まる中で生まれました。そこで、まずはテレワークのメリットとデメリットを整理します。
テレワークのメリットは、大きくは以下のとおりです。
<個人視点>
・通勤ストレスからの解放
・生活の時間に余裕ができたことによるQOLの向上
・勤務時間の柔軟性

<組織視点>
・通勤手当や賃料のコスト削減
・緊急時における事業継続性の向上(BCP対策)

一方で、テレワークのデメリットは

<個人視点>
・仕事に集中できる設備や環境が用意できないこと
・オンオフの切り替えがしにくいこと
・コミュニケーション不足による業務の停滞や精神的な不安

<組織視点>
・情報漏洩のリスク
・従業員の管理の難しさ
・コミュニケーション不足によるミスやトラブルの発生および発生した場合の対処の遅れ

などが挙げられます。
 
このように、個人としても組織としてもコミュニケーション不足はテレワークの大きなデメリットとなります。そこで、オフィスワークのタイミングを有効に使ってコミュニケーション不足を解消することができれば、テレワークのデメリットを最小化できますよね。100%テレワークでも、100%オフィスワークでもなく、双方の良いところを生かせるのがハイブリッドワークのメリットなのです。

ハイブリッドワークを有効なものとするための課題

テレワークの大きなデメリットであるコミュニケーション不足をオフィスワークで解消することができれば、ハイブリッドワークは有効と言えるでしょう。例えば、オフィスワーク(出社)で適切なタイミングで社員を集め、機会を有効に活用できればコミュニケーション不足による問題は改善されます。

では、出社時に有効なコミュニケーションをとるにはどうしたらよいでしょうか。それは、「オフィスでしかできない仕事」を極力減らすことではないかと思います。「オフィスでしかできない仕事」を「オフィス以外でもできる仕事」に変えることができれば、本当にオフィスでしかできない仕事に注力できます。


オフィスでしかできない仕事

オフィスでしかできない仕事のひとつとして、対面のコミュニケーションが重要な役割を占める仕事があります。影響力の大きい案件に関する込み入った相談やブレインストーミングなどのアイデア出し会議、相手の反応や意見の影響が大きい会議は、オンラインでは伝わりきらないため、オフィスで実施した方が良いものが多いでしょう。これ以外にも、エンゲージメントの向上を目指すなどの目的が強ければ、定例のミーティングもオフィスで実施すべきかもしれません。
コミュニケーションは関係ないですが、機密情報や特定の機器を扱う仕事もオフィスに限られる場合がありますね。


オフィスで以外でもできる仕事

一方で、一人で完結する仕事や、必要な情報がオフィス以外からもアクセス可能であれば、オフィスである必要はなく、テレワークでよいですね。また、たとえ相手がいても、通常業務の情報の共有や、ライトな打ち合わせなど対面の必要がないコミュニケーションを介する業務はオンラインで十分です。
書類の提出や申請、ハンコの押印もやり方を見直せばオフィスでなくてもできますね。
このような仕事を見つけて、制度や仕組みを変えて「オフィス以外でもできる仕事」に変えてきましょう。小さな業務にとどまらず、大きな視点で業務プロセスを大きく見直すのもよい機会です。もしかしたらその仕事自体をなくすことができるかもしれません。
詳しくは「業務プロセス改善のステップとは?ツール導入やDXを目的としないための手順」をご参照ください。

ハイブリッドワークを支える「ワークフローシステム」

オフィスでなくてもできる仕事を支えるツールとして、「ワークフローシステム」があります。ワークフローシステムは、多くの場合稟議や申請書類を電子化する目的で使われており、紙で回していた書類を電子化することで、稟議や承認が「オフィスでなくてもできる仕事」になります。
またワークフローシステムは情報の共有という使い方もできます。メールのように埋もれることがありませんし、メールと異なり誰がいつ見たかを把握することができます。したがって重要な情報はワークフローシステムを使って共有し、見ていない方に催促することで全員に確実に共有することができます。
このように、ワークフローシステムを活用すれば、テレワークやハイブリッドワーク環境を作ることが可能です。

さいごに

内閣府の調査によると、テレワークを実施している方は、2021年秋と比較すると2022年6月の方が減ってしまったそうです。しかしながら、今後ふたたび外出制限される可能性もありますし、災害などで出社できない状況も出てくると思います。以前テレワークを導入してもうまくいかなかった組織は、次に備えていつでもテレワークができる環境を作り、ハイブリッドワークを導入する準備を進めるのがよいのではないでしょうか。

また、ここ1,2年に多くの団体で行われた調査では、「多様な働き方ができる」という点が企業を選ぶ理由のひとつにする方が増えているようです。完全テレワークか完全オフィスワークかという組織は、いずれ選ばれなくなってしまうかもしれませんね。今いる従業員のためにも、将来の人材確保のためにもハイブリッドワークはメリットがありそうです。

弊社ではクラウドワークフローシステム「Gluegent Flow」をご提供しており、テレワークや働き方の多様化を推進されているの企業様に多くご採用いただいています。テレワークやハイブリッドワークを検討されている方は、ぜひご相談ください。
(橘)