2021年12月1日水曜日

【新機能紹介】マスターデータの使い方+イベント開催情報!

11月18日にGluegent Flowの新機能「マスターデータ」がリリースされました。
今回はこの「マスターデータ」の使い方をご紹介します。

マスターデータってもうあるけど?

Gluegent Flowをお使いの皆様はこの記事をご覧になって「え?マスターデータってもうあるけど?新機能ってどういうこと?」とお思いになるかと思います。確かに、「マスター管理」がリリースされたのは 2020 年 8 月のことですので、今更その機能紹介かとご心配されるかと思いますが、そうではありません。
今回リリースされた機能は入力フォームの「マスターデータ」です。
入力フォームの「マスターデータ」とは、入力フォームに入力した値を指定したマスターから参照し、該当したデータを抽出します。抽出したデータを各入力フォームに挿入する機能です。

どういう使い方をするの?

上の説明ではわかりにくいので、具体的な例をご紹介しましょう。
例えば、入力フォーム「社員番号」欄に任意のユーザーの番号を入力したら、氏名やメールアドレス、所属部署などが表示されるモデルを作りたいといった場合、これまでは親子リストや親子テキストを使って実現していました。
マスターの元データ(スプレッドシートの例)

マスター管理(操作方法はこちらをご参照ください)

設定画面

入力画面

ではマスターデータを使った方法をご紹介しましょう。
入力フォームを1つ追加して「マスターデータ」を追加します。
また、社員番号を入力するための入力フォームや、社員データを表示するための入力フォームを追加します。ここでは単行テキストを追加しています。

マスターデータではまず、個別設定で参照するマスターを選択します。ここでは「社員データ」を選択しています。

入力された社員番号から対象の社員情報を表示したいので、「フィルターする列」で「社員番号」を選択します。

入力フォーム「社員番号」(単行テキスト)に入力された値と社員データを突き合わせたいので、「他の入力フォームの値でフィルターする」を選択します。さらに、対象の入力フォームを選択します。ここでは「社員番号」を選択します。

「出力する対象」では、入力された社員番号に該当する社員データを、どの入力フォームに出力するかを選択します。「使用する列」がマスターの列で、出力先項目名が入力フォーム名です。1対1になるように選択しましょう。表示させたくない項目は選択する必要はありません。

では、実際のタスク作成時の画面を見てみましょう。初期表示時は各入力フォームには何も入力されていません。

社員番号を入力します。この時点ではまだ何も起きません。

他の入力フォームに移動すると社員番号と一致する値をマスターデータから検索して、それぞれの入力フォームに入力・表示されます。

スマートな使い方

1. 表示のみの項目は「表示」を選択
上の例では、入力フォームの「経路ごとの表示・編集設定」はすべて「編集可能」になっていましたが、氏名やメールアドレスは申請者に変更させたくありません。ですので、「表示」にしましょう。

2. データに合わせた入力フォームを使う
上の例ではすべての項目を「単行テキスト」にしていますが、他のタイプの入力フォームも使用できます。「フィルターする内容」では数値、リスト、テキストとリスト、単一チェックが使用できます。「出力対象項目名」では複数行テキスト、数値、単一チェック、複数チェック、リストが使用できます。

3. ログインしたユーザーの情報を表示させる
上の例のように社員番号の入力ではなく、ログインしているユーザーの情報を表示させたい場合は、「フィルターする列」で「メールアドレス」を選択し、「フィルターする内容」で「ログインユーザーでフィルターする」を選択します。

4. 大量データの読み込み時間短縮
列数、行数が大きいデータは読み込みに時間がかかります。その場合は「入力フォームの入力後にロードする」のチェックをオンにします。
このチェックをオンにすると初期表示時はマスターのデータロードを行わず、社員番号が入力されたときに初めてロードします。

簡単ではありますが、新機能「マスターデータ」の使い方についてご紹介いたしました。現在、親子リストや親子テキストをお使いいただいている皆様にとっては、同じ挙動なので今更変更する必要はないとお思いかもしれませんが、今後は「マスターデータ」をご利用いただくことをおすすめいたします。
使ってみた感想や「私はこんな風に使っています」といったナイスなアイディアをお寄せください。

ここでイベントの告知です!


毎回ご好評をいただいている Gluegent User Meeting を来る 12 月 9 日(木)に開催いたします。前回同様 Zoom による配信にて行います。
さらに、今回は時間を大幅に拡大し、パワーアップいたしました。
午前の部では Gluegent Flow について、午後の部では Gluegent Gate についてたっぷりご紹介いたします。
日頃お使いいただいているお客様も、弊社サービスにご興味をお持ちの皆様も是非ご参加ください。
 ☆Gluegent User Meeting 2021 WInter for Gluegent Flow
  開催日時:2021 年 12 月 9 日 (木) 10:30〜11:45
  参加費:無料

 ★Gluegent User Meeting 2021 WInter for Gluegent Gate
  開催日時:2021 年 12 月 9 日 (木) 14:00〜15:00
  参加費:無料
皆様のご参加を心よりお待ちしております。
(SUTO)