2021年11月24日水曜日

Gluegent Flowでよくいただく疑問と解決方法 第6回(デフォルトのレイアウトでのプレースホルダー利用、ドラッグ&ドロップによる添付など)

 今回はGluegent Flowでよくいただく疑問と解決方法をご紹介します。デフォルトのレイアウトでのプレースホルダー利用、ドラッグ&ドロップによる添付、タスクの添付ファイルの検索、モデルの編集作成権限付与などなどよくいただくご質問について8点を一気にご回答します。もしこのブログをご覧のみなさまも同じような疑問や要望がございましたら参考にしてくださいませ。

1.デフォルトのレイアウトでも申請者名・部署名・タスク番号を置換させたい

2.申請時に添付ファイルをドラック&ドロップで添付させたい
3.申請時に動画を添付させたい

4.LINEWORKS無償版で通知機能を使いたい

5.アーカイブバックアップツールで去年1年間の申請全てを取り出したい

6.添付ファイル名で過去のタスクを検索したい

7.管理者以外にも特定カテゴリ内でのみモデルの新規作成/編集の権限を与えたい

8.申請時に利用した添付ファイルをマイドライブに自動でアップロードさせたい



1.デフォルトのレイアウトでも申請者名・部署名・タスク番号を置換させたい

デフォルトのレイアウトで作成しても申請者名、部署名、タスク番号などの入力を置換により省くことが可能です。シンプルに運用したいからHTMLレイアウトエディタは使いたくないという場合にも対応しています。「経路」の最初の経路をクリックし自動処理で「入力フォームアップデート自動処理」を追加します。


2.申請時に添付ファイルをドラック&ドロップで添付させたい

申請時に添付ファイルのボタンの箇所にファイルをドラッグすることでファイルをそのまま添付可能です。また現在は複数同時に添付はできませんので1つ1つ添付していただく形になります。


3.申請時に動画を添付させたい

添付ファイルに動画をアップロードすることは可能です。ただ、容量の大きい動画ですとアップロードに時間がかかります。また動画の再生はダウンロードして行うことを推奨します。添付ファイルの総容量が10MB を超える場合メールに添付されませんのでGoogleドライブやOneDriveなどにアップロードしてURLを共有する方法で運用するのはいかがでしょうか。

詳しくはデータタイプ:添付ファイルを参照ください。

4.LINEWORKS無償版で通知機能を使いたい

LINE WORKS 連携は Gluegent Flowの追加機能として提供しており、利用いただくには別途お申し込みが必要ですが利用可能です。Gluegent Flowとの連携に関するサポート対象プランはライト、ベーシック、プレミアムです。フリープランについても利用可能ですが、何らかの問題が発生した場合はご対応できません。



5.アーカイブバックアップツールで去年1年間の申請全てを取り出したい

期間を指定してタスクデータ及び添付ファイルを取得することが可能です。ただし申請者、承認者のメールアドレス、モデルの名前などをキーにデータを指定することは出来ません。指定することができるのは「期間指定」か「全期間分」となります。


詳しくはアーカイブバックアップツールを参照ください。

6.添付ファイル名で過去のタスクを検索したい

タスクデータ一覧の検索ボックスからキーワードを入力することで添付ファイルも検索対象として検索することが可能です。ただし添付ファイルの中のテキストデータなどは検索の対象外となります。検索対象は「モデル名・件名・作成者名・入力フォームの入力内容、添付ファイル名・コメント・担当者名」となります。

詳しくはタスクデータ一覧の絞り込み検索を参照ください。

7.管理者以外にも特定カテゴリ内でのみモデルの新規作成/編集の権限を与えたい

Gluegent Flow管理者以外にもモデルの新規作成・編集を指定カテゴリ内で行うように権限付与することが可能です。カテゴリの「作成アクセス制限」 「管理機能アクセス制限」で設定を行います。違いとしては下記になります。


「作成アクセス制限」 ・・・ 利用者機能で、該当カテゴリが表示・非表示になる機能です。指定のユーザーは指定カテゴリからのみ申請を行うことができます。

 「管理機能アクセス制限」・・・管理者機能で、該当カテゴリに作成・編集の制限を行う機能のことです。権限付与しておくことで部門ごとや子会社ごとに、モデルの作成・編集の管理者を立てることができます。



詳しくはカテゴリによるアクセス制限についてを参照ください。

8.申請時に利用した添付ファイルをマイドライブに自動でアップロードさせたい

Google Workspace向けのGluegent Flowで申請時の添付ファイルを自動処理でマイドライブにアップロードさせることが可能です。ですがアップロード先に共有ドライブ内のフォルダを対象に指定することはできません。各ユーザーの申請の添付ファイルを各人のドライブで管理する形になります。


いかがでしたでしょうか。こういった要望が貴社でもございますでしょうか。もしくは、すでに導入ずみの企業様で、もしご利用できそうなやり方や機能がありましたら是非試してみてくださいませ。


(Tsukada)