2021年8月25日水曜日

ワークフローと電子契約が一気通貫!電子契約連携オプション

「電子契約」が随分浸透してきたように思います。この記事を読まれている方も、既にご利用された経験があるかもしれませんね。

電子契約連携オプションがリリースされました

電子契約とは、ひとことで言ってしまえば、「紙に印鑑を押したものではなく、電子署名を施した電子データを基にした契約」です。詳しくは、こちらをご参照ください。そしてこの度、この電子契約に対してGluegent Flow/Gluegent Flow Plusが連携出来るというオプションがリリースされました。

注目していただきたい特徴は?

まず電子契約といっても契約ですので、確認のための社内稟議が必要となることでしょう。つまり、電子署名の前に社内で契約文書の合意が必要となります。この稟議をGluegent Flow/Gluegent Flow Plusによって決裁することで、電子契約用のPDFファイルが準備出来ることになります。その後、このPDFファイルをGMOサイン側に登録し、必要な電子署名のアカウントを設定することになります。そこで上記電子契約連携オプションの場合、Gluegent Flow/Gluegent Flow Plus側でGMOへの自動連携と電子署名アカウントを設定が可能となります。つまり、
・どのような契約文書か
・どのアカウントで電子署名を行うか
が同時にワークフローで決裁可能になり、更にGMOサインへのPDF文書登録/電子署名アカウント設定まで自動化出来ます。逆にこの連携機能をご利用でない場合、ワークフローで決裁したPDFファイルを別途保存しておくか、ワークフローの添付ファイルをダウンロードし、GMOサインにログインした上で改めて登録するという手間が発生します。これは、運用面からいうと無駄が多いことがご理解いただけるかと思います。つまりこの機能の最大の特徴としては、社内決裁と電子署名がシームレスに連携できるということになります。

電子契約連携オプションによる処理の流れ

それでは、電子契約連携オプションによってどのような流れになるのか、ざっくりと解説してみましょう。
(1)Gluegent Flow/Gluegent Flow Plus側で、ワークフローで決裁した際にGMOサインと自動連携するように設定します。
(2)契約文書をPDFファイルとして作成します。
(3)(2)のファイルを添付した(1)で設定したワークフローをまわして決裁します。
(4)GMOサインから、電子署名を行う人へメールが送信されます。
(5)メール中のURLからGMOサインにログインすると、(2)のPDFファイルへ電子署名を行うことが出来ます。
(6)次に電子署名を行う人へメールが送信され、以下、必要なだけ電子署名を行います。
(7)すべての電子署名が行われれば、電子契約が完了です。

電子契約の注意点は?

さて、注意すべき点としてはどのようなものがあるでしょうか。まず、署名者がすべて同じ電子契約サービスを利用する必要があります。例えば2社で契約を結ぶのであれば、その2社ともに同一の電子契約サービスと利用契約を締結することになります。当記事で紹介している電子署名契約オプションの場合、GMOサインと契約している必要があります。また、GMOサインでは電子契約は1文書あたりの従量課金が発生しますので、その費用についても考慮が必要となります。

まとめ

では、ここまでに記載していない点も含めてまとめてみます。
(1)契約文書をPDFファイルとするため、契約文書の印刷や郵送の手間がなくなります。その結果、テレワークへの対応が進みやすくなると思われます。
(2)契約文書の内容と必要な電子署名アカウントについて決裁が可能であり、決裁完了後にGMOサインへ契約文書、電子署名設定が自動連携出来ます。電子署名についてはGMO側から順次メール送信されるので、各アカウントで電子署名を行うことになります。
(3)クラウドワークフローであるGluegent Flow/Gluegent Flow Plusにより、どこでも、どんなデバイスでも決裁が可能であり、進捗についても容易に確認可能です。こちらもまた、テレワークとの親和性が高いものとなります。
(4)電子署名の署名状況や過去の電子契約についてはGMOサインで検索可能です。
(5)電子契約を行う当事者が、予めGMOサインと契約している必要があります。

以上となりますが、テレワークの推進や作業の効率化等に貢献できるものと思っておりますので、ご興味がありましたら、是非ご連絡くださいませ。
(Fuji)