2021年6月16日水曜日

ワークフローの全社導入がムリなら、部門導入すればいいじゃない

ワークフローを導入することになりました…さてどのように導入していけばよいでしょうか。当ブログでは、以下の記事で全社導入までの進め方を述べています。
ワークフロー導入までの流れとは?どうやって進めればいいの?

とはいえ、いきなり全社導入は厳しい?

上記記事では最後に全社への導入まで記述されています。ただ、実利用範囲を全社まで拡大するには難しいケースもあるようです。それは例えば…

・部門ごとのリテラシーに差があり、合意形成に時間がかかる
・ワークフローを利用する部門が限定されていて、全社利用が想定されていない
・情報システム部門のように、強力に主導する部門がない
・予算的な問題から、いきなりの全社導入をためらってしまう

部門導入のススメ

では、全社導入が難しいなら、部門導入なら如何でしょう。「どうしても利用したい申請ワークフロー」があったり、「小回りの効く少人数によるお試し」で、まずは特定の部門のみで利用を始めてみたい、というものです。これなら、必要なワークフローのイメージも固まりやすいですし、少人数で試行錯誤しながら、それぞれの運用にあったご利用方法を構築していくことが出来るのではないでしょうか。
例えば…

・新しく社員が入社された際のアカウント申請や各種届けなどの定型業務を人事部内で導入
・外回りが多い営業部向けに出張申請を紙媒体から電子化

以上のように、すぐに効果が実感できるところから運用を始めることで、初期の導入のハードルを下げることが出来るでしょう。そして実際に自分の手で管理し、サービスを動かしていくことで、それぞれ独自のノウハウが溜まっていくかと思います。例えば入力内容のメンテナンスをどのようにするか簡単な資料を作成したり、部内の問い合わせ先を決めて改善の集約を行ったり、承認者は毎朝自分の承認依頼をチェックするようにしたり…etc。このような形を続けて試行錯誤を重ねていって運用が安定してくれば、全社利用の機運も高まりやすいことでしょう。そしていざ全社利用の提案が決まったとしても、導入から運用まで蓄積されたノウハウをそのまま他部門へも流用できるため、スムーズな展開が期待できます。

利用ユーザ選択機能による部門内ユーザのみの利用制限

弊社製品Gluegent Flowはその特性上、Google WorkspaceやMicrosoft 365のユーザ/グループ情報を利用しています。ですので、上記サービスを既にご導入の場合、Gluegent Flowをご契約いただければすぐにご利用いただけます。この際、部門導入ということであれば、「利用ユーザを選択」する機能がございますので、これによって部門のユーザのみご利用になるといったことも可能になります。

Google Workspace/Microsoft 365に依存せずとも大丈夫

逆に、Google WorkspaceやMicrosoft 365をまだご導入でない場合ですが、部門導入のために別途クラウドサービスを導入することには抵抗を感じられるかもしれません。また既に上記サービスをご導入済みの場合、Gluegent Flow導入時には上記サービスの管理者権限でインストールするのですが、その際に情報システム部門に依頼が必要なケースもあるでしょう。そういった点が重たく感じられ、もっと手軽に、安心してワークフローサービスを始めたい…そんなときは、Gluegent Flow Plusがオススメです。このサービスは単体でユーザの登録/ワークフローを実施いただけるものとなっているため、ご契約後すぐにご利用可能となっています。従いまして、部門導入などのご要望に対応出来るサービスとなっております。
※Gluegent Flow Plusで部門導入後、Gluegent Flowによる全社展開をご希望される場合は、一度ご相談ください。

弊社製品Gluegent Flow / Gluegent Flow Plusは、わかりやすいワークフロー構築、柔軟な運用が可能です。従いまして、各部門毎で異なる要件にも対応出来ますし、一元的なUIにより、全社共通でご利用方法を統一しての運用も可能です。つまり、部門導入から全社展開まで、そのフェーズに合わせて、ひとつのサービスとしてご利用可能となっています。興味を持っていただけましたら、是非ご検討の上、ご連絡いただければと思います。
(Fuji)