2021年6月30日水曜日

ちょっと待った!Gluegent Flow 導入する前の注意点

数多くのワークフローサービスからGluegent Flowをご検討いただきありがとうございます。Gluegent Flowは様々な業態のお客様にご導入いただいている実績があります。ですが、ご導入いただいてから「こんなはずじゃなかった!」「うちの運用に合わないなぁ」というトラブルにならないためにもじっくりとご検討いただくことをおすすめいたします。今回はご導入をご検討される上でのポイントをご紹介します。



1.課題や要件、対象業務(帳票)が明確ですか?

ワークフローサービスの導入を検討されているお客様は、現状の運用に課題があり、それを解決するために導入を検討をされているかと思います。ですが、課題や要件が明確になっていない段階で調査や検証をし始めると、どのサービスを聞いてもどれも同じように見えてどのサービスがいいか中々決まらないことが多いです。

また、対象業務や帳票はお決まりでしょうか。これも曖昧だと調査検討していく上で、「やっぱりこれも欲しい」と後から要件が生まれ、検討が長期化することがございます。対象業務なども併せて検討当初から決めておくことをお勧めいたします。

2.ワークフローにすべてを求めていませんか?

ワークフローサービスを導入するにあたり、ワークフローサービスに多くを求めていませんか?Gluegent Flowは様々なお客様にご導入いただいているため、お客様からのご意見をいただき、より良くするために機能を充実してまいりました。ですが、餅は餅屋です。Gluegent Flowにもできることできないことがあります。

例えば、メンバーからの申請から給与計算をしたいと言われましてもそれはできません。Gluegent Flowは給与計算ソフトではないのです。

3.インストールの権限はございますか?

Gluegent Flowをご導入いただくに当たり、Google Workspace / Microsoft 365にGluegent Flowをインストールいただく必要があります。インストールはこれらのサービスの管理者権限が必要となります。 

例えば、親会社や本国(UKやUSAなど)のテナントからライセンスが割り当てられてMicrosoft365のライセンスをお使いの場合は、インストール時に親会社や本国テナントの全体管理者の権限が必要になります。日本法人で導入を検討しているのに対して、本国側でインストール許可が必要となるケースも考えられますので、事前にご確認をお願いいたします。 

もし、そういった権限が使えない場合は、Google Workspace連携、Microsoft365連携ではなく、独立版のGluegent Flow Plusを導入することをお勧めいたします。フリーのGmailやYahoo!メールなどをお使いの会社様も同様です。

4.アーカイブ機能は使いますか?
Gluegent Flowには「アーカイブオプション」という無償オプションをご提供しています。アーカイブ機能を使うことでタスクデータと添付ファイルをローカルPCにダウンロードできます。 

ただし、アーカイブ機能はアーカイブオプションお申し込み後のものからダウンロード可能となります。つまり、Gluegent Flowを導入し、運用が開始して1年経ってからアーカイブ機能を使いたいとおっしゃられても、1年前のデータはアーカイブされません。本格導入前に営業担当に依頼をお願いします。

5.日本国外で使いますか?
Gluegent Flowは、Google Cloud Platformで稼働しており、データはアメリカ合衆国に保管されます。Google社のサーバ上で動くサービスのため、Googleが使える国でしたらもちろん使えますが、使用できない国での利用をメインでお考えの場合は、回避策などを併せて検討されることをお勧めいたします。 

またヨーロッパでご利用いただく場合は法律的な観点から問題となる場合があります。導入してから、問題が発生してしまうということのないように、事前にご確認いただくことをお勧めします。

いかがでしたでしょうか。ご導入いただいても問題なさそうなことが確認できましたでしょうか。ご縁があって、ご導入いただきましたら、是非ともいろんな機能や用途でのご利用をしていただければと思います。
(Tsukada)