稟議や申請系ワークフローをそろそろ導入したいという企業が増えてきました。ですが今までクラウドサービスの導入をしたことがない企業も多くどのように進めて良いかというご相談もいただきます。今回は「ワークフロー導入までの流れ」ついて考えてみたいと思います。いろんなケースがあると思いますので、一例として参考にしていただければと思います。
７つのステップ
簡単ですが大まかにいうと下記７つのステップで進めると良いと思います。それぞれ説明していきます。
１．状況や課題の把握
２．用途の明確化
３．要件や機能の明確化
４．導入検討
５．試験導入
６．範囲の拡大
７．全社への導入
1. 状況や課題の把握
現状どういった申請があり、どのように運用され、何が課題としてあるのかをしっかり把握する必要があります。
例えば、
・稟議申請をエクセル印刷し、本社や支店に手渡し回覧して決裁に時間がかかっている
・人事総務クラウドツールから漏れた申請は、メールベースで証跡が残らない運用になっている
・業務で使う依頼書/報告書の保管が大変になり、クラウド化のニーズが上がっている
・営業部、人事部、総務部、開発部、経理部でそれぞれ10−15帳票も紙で運用しており、クラウド化したいと声が上がっている
などです。
2. 用途の明確化
現状の把握や解決すべき課題を洗い出した後は、まずはどういった申請からシステム化していくか決めることです。会社の規模によって申請や帳票は数十から数百の種類を運用しているかと思います。
そのため、まずは稟議・決裁関係の用途で始めるとか、冠婚葬祭の人事系の申請から始めるとか、用途を限定することをお勧めします。
一度に全てを切り替えようとすると大きな混乱を巻き起こす可能性がございます。
また用途にあわせて申請作成担当、システム担当、ヘルプデスク担当などの関係者と事前に調整をしておきましょう。
3. 要件や機能の明確化
用途が決まればそれにあった要件や機能を決めましょう。
例えば、
ースマホからでも申請承認がしやすいこと
ーオンプレではなくクラウドであること
ー承認ルートを自由に変えること
ーユーザーのアカウント作成管理が楽なこと
ー簡単に申請が作れること
ーテンプレートを複数用意していること
ー初期費用が安いこと
ーセキュリティーが安心なこと
ー監査向けにアーカイブ機能があること
ーGoogle WorkspaceやMicrosoft365と連動していること
などです。
こういった要件を明確にしておくことで、サービス選定がスムーズに進みます。
4. 導入検討
要件や必須の機能が明確になったら、各ベンダーに問い合わせをし自社に一番マッチしたサービスを選ぶことをお勧めします。１００％機能や要件を満たすことは難しいかもれしませんが、要件さえしっかりしていれば要件にマッチしているサービスは簡単に見つかります。逆に要件が曖昧だと２０社のサービスを聞いても結局どれも同じに見え、決定打が見えず、適当なサービスを選定し、後であれが欲しかった、これもできたらと後で不満が出てきます。
5. 試験導入
検討を進め貴社にマッチしたサービスが見つかりましたら、最初から全社導入するより、まずは５IDや１０IDで試験導入することをお勧めします。関係部門や主要メンバーにしっかり触ってもらい運用時に発生する課題や要望をしっかり洗い出しましょう。
２ー３ヶ月程度試験運用することで、設定した承認経路が正しいか、申請書が思った通りに表示されるか、こういった時はどうすればいいかなど問題を事前に把握し対策を準備することができます。
6. 範囲の拡大
試験導入し問題なければ当初決めた用途に沿って運用を進めます。利用者にオリエンテーションを行い実運用を始めます。徐々に慣れてきたら、用途や部門など範囲を拡大させましょう。ワークフローサービスは使えば使うほど効率化する部分が多いため確認作業や報告や承認に時間がかかっていたものが短縮されます。
7. 全社への導入
最後は全社への導入です。まだ紙で運用しているものはないか、メール承認で済ましているものはないか、さらに効率化できるものはないかなどを検討し全社へ導入させることでより効率よく透明性のある経営ができるようになります。
ここまで７つのステップでお話ししましたが、一番重要なのが「１. 状況や課題の把握」です。これを十分にしないと後から違う課題が生まれたり、要件が追加で増えたり、用途が増えたりと作業の手戻りが発生します。
もし弊社製品Gluegent Flowをご検討でしたら上記手順で進めてみるのは、いかがでしょうか。多くの企業様が採用されクラウド型ワークフローで効率化を始めています！
（Tsukada）
