2021年3月17日水曜日

ワークフローでMicrosoft 365版Excelへ自動出力するには?

弊社ワークフロー製品であるGluegent Flow(Google Workspace版)の強力な機能として、Google スプレッドシートへ自動的にデータを行追加する機能があります。例えば、予め用意しておいたスプレッドシートに、決裁されたデータが自動的にどんどん追記されていくものです。このスプレッドシートからCSVファイルを作成してダウンロードすれば、基幹システムへの登録なども可能になりますね。ただGluegent Flow(Microsoft 365版)には、残念ながらこの機能は実装されていないため、以前から「なんとかして欲しい」というご要望を頂いていました。


ところが今は出来てしまうんです!

昨年(2020年)10月のアップデートにおいて、外部システム実行自動処理への拡張が行われることにより、上記のご要望にお応えすることが出来るようになりました。

Gluegent Flow リリースのお知らせ(2020/10/20)

これが何かというのをひとことで説明しますと、「色んなクラウドサービスと連携しやすくなった!」ということなんです。技術的には色々ありますが、ひとまずそういう理解をしていただければと思います。そしてその結果なのですが、Gluegent FlowのタスクデータをOneDrive上のExcelファイルへ自動的に行追加出来るようになりました。ワークフロー製品として、また一つ、新たな推し機能が増えたことになります。

実際の設定

では、実際にどのように設定してくのかを、ざっくりダイジェストで見ていきましょう。今回は、休暇申請のExcelへの行追加をサンプルとしています。

まずは、OneDrive上に出力先のExcelを用意します。このとき、出力内容をテーブル形式にしておくのがポイントです。

次に、Microsoft 365のPower Automateで、外部からのデータ受付と、Excelへの行追加を設定します。ここまでがMicrosoft 365側の設定です。(画像は設定した結果です。)

今度はGluegent Flow側の設定です。モデル内の経路(例えば決裁時)に自動処理「外部システム実行」を追加し、出力したい内容を記述していきます。

ここまでで準備は完了です。では、実際に休暇申請を申請/決裁まで処理してみることにします。以下のような申請を決裁すると…
最初に用意していたExcelに対して、ちゃんと自動的にデータが追加されていることが確認できますね。

今回は休暇申請でしたが、ワークフローとしての購入申請など、基幹システムと連携されたいケースは多いと思います。

他にもいろんな応用が

今回はExcelへの自動行追加でしたが、Microsoft 365の外部からの連携機能は他にも多数用意されていますので、色んな応用が考えられます。またMicrosoft 365に限らず、外部からのデータを受付るクラウドサービスであれば、連携出来る可能性があります。(ただし、ご運用に際しては、予めご検証されることをオススメします。)

最後に、今回のサンプルの詳細な説明は弊社サイトにて公開しています。ご興味がありましたら、是非ご参照ください。
(Fuji)