2021年3月31日水曜日

アメリカ人から見た「ワークフローの形と使い方」

こんにちは、サイオステクノロジーGluegentサービスラインのジャレド・ウォレスです。本記事は「アメリカ人から見た」シリーズに続いて、国内と海外(特に北米)のワークフローの使い方や概念の違いについて話していきたいと思います。今回も以前からと同様に、個人的な感想と事情の解釈になりますので、改めてご了承頂ければと思います。では、早速いきましょう。

ワークフローの形

国内外の違いを説明する前にまずワークフローの様々な形について触れてみましょう。全てのワークフローは何かのプロセスを表しますが、そのプロセスは組織内外でどんな風に流れているのかを考えてみたことはありますでしょうか?ボトムアップ系のワークフローは社員から始まり、マネージメントレベルに上がって決裁されるプロセスであり、例えば物品購入申請などが思い浮かびます。一方トップダウンワークフローはマネージメントから社員に流れてくるプロセスになり、プロダクト開発などが代表的なのではないかなと思います。マネージャーが期待する結果を出すために部内のリソースを割り当てたり、プロセスの進捗状況を監視するためのワークフローとも言えます。このようなワークフローは垂直型ワークフローと、私は呼んでいます。

垂直型ワークフロー以外にも、様々な部署や組織外まで含むワークフローがあります。例えば、とあるソフトウェアのユーザーが不具合を報告したとき、まず(1)ユーザーから(2)サポートまで流れてきます。修正が必要とされた場合サポートから(3)開発に流れてきて、直ったら今度は逆の順番で流れてゆき、対応完了になります。このように様々な部門を渡って流れていくワークフローは水平型と言っています。

このようにワークフローの流れ方で分けて考えていますが、国内外はどう違うのでしょうか?

形だけでなく流れ方も重要

上記の説明を読んでご自身で想像がついたかもしれませんが、ワークフローは形によって文化(つまり国などによって)が変わったりします。国が違えば全く違うということはなく、水平型のワークフローはプロセスが概ね一緒であればあまり変わらないと思います。一方、垂直型は組織内の階層そのまま反映しているので、国による違いが出てくると思います。

たとえば、国内ではビジネスに関する決断方法は内容と社内文化によって様々だと思いますが、大きな決断(お金の使い方など)はよく稟議形式で行われることが多いことでしょう。これは複数の理由があると思いますが、「みんなが知るため」とか「決断について納得を得るため」という目的で行われているのではないでしょうか。少し言い方を変えると、稟議形式の決断は日本の「周りの方がどう思っているかを考えながら行動する」、グループ心理という文化を表している事例の1つだと言えると思います。一方、北米ならそもそもこのような決断方法は考えられていなく、監督役が自分で決める、またはミーティングで決めることなので、あまり使われていないように思います。

また、概ね同じプロセスでもワークフローの流れ方が逆になったりすることもあります。例えば新人社員の使うサービスのアカウントやパソコン配布など、部門内のリソースの割り当てについて考えてみましょう。日本では本人→各関係者に流れてくるワークフローが多いと思いますが、これは暗黙ながら本人が関係者に「お願いをする」という形でよく見られると思います。北米だと同じプロセスが部門担当者から始め、最初から新人社員のため「事前にしてあげる」の形が一般的なのではないかと思います。

いかがでしょうか。このように思わぬところに文化が意外と深い関係をしていることがわかると面白いですね。弊社ではワークフローの製品 Gluegent Flow を提供しておりますので、ワークフローにご興味を持った方は是非検討してみて頂ければと思います。
Jared Wallace