2021年3月3日水曜日

【こんなこともできるの?】Gluegent Flowでよくいただく疑問と解決方法 第5回

今回は、Gluegent Flowでよくいただく疑問と解決方法をご紹介したいと思います。退職社員の申請データ参照、申請が止まっている場合の対処法、重複承認の場合の処理、言語設定、マスター機能の権限、ファイルのアップロード先などなど、よくいただくご質問について9点を一気にご回答します。もしこのブログをご覧のみなさまも同じような疑問や要望がございましたら、参考にしてくださいませ。

  1. 退職社員の申請データを参照したい
  2. 途中で承認が止まっているのをなんとかしたい
  3. 複数の承認経路で同じ担当者だった場合1回の承認処理で次に進むようにしたい
  4. Microsoft365のユーザーにもそうでないユーザーにもワークフローを使わせたい
  5. 日本語以外で利用できるようにしたい
  6. 添付ファイルアップロード先やマスターデータ参照先に共有ドライブを使いたい
  7. ステータス名を「申請中、回収待ち、回収済み等」に変更したい
  8. どのアクションに対してメールを送るか選択できるようにしたい
  9. フォーム設定の「説明」の記載が入力者に読んでもらえるような表示にしたい

1. 退職社員の申請データを参照したい

「申請経路上の承認者」は「退職者の申請した内容」を「処理済みタスク」で継続して参照できます。また「GluegentFlow管理者」もタスクデータ一覧から参照することが可能です。退職社員を利用ユーザーから削除しても申請のデータが消えるわけではございません。

タスクデータ一覧の画面

 🔗 タスクデータ一覧のマニュアルは こちら

2. 途中で承認が止まっているのをなんとかしたい

A → B → Cという経路があり、Bの承認者が不在等の理由で、BをスキップしてCまで進めたいというケースを例に解説します。

現在の経路に別のユーザーを担当者として追加したり、現在の担当者を変更することは残念ながらできません。Aが「やり直し」ボタンを押して、Bの経路をCに変更しA→C→Cで再申請となります。なお、やり直しをクリックできるのは申請者のみです。

 🔗 経路やスキップ設定のマニュアルは こちら(30ページ)

3. 複数の承認経路で同じ担当者だった場合1回の承認処理で次に進むようにしたい

次の経路の担当者が空もしくは自分のみの場合に、次の経路を自動的にスキップする方法があります。

 🔗 設定方法は こちら(46ページ)

4. Microsoft365のユーザーにもそうでないユーザーにもワークフローを使わせたい

Microsoft365を使っているすべてのユーザーだけでなく、Microsoft 365を使っていないユーザーにもGluegent Flowの使用を想定している場合は、Gluegent Flow Plusによる運用をお勧めします。製品の機能の違いについては、下記ページを参照ください。

 🔗 Gluegent Flow / Plus 機能比較表は こちら(ページ内下方)

5. 日本語以外で利用できるようにしたい

Gluegent Flowの表示言語はブラウザの表示言語を判断して、表示言語を切り替えます。日本語以外の言語で表示した場合、Gluegent Flowの表示言語は「英語」で表示されます。

GluegentFlow側で用意しているボタンやメッセージ等のシステム文言は日本語・英語に応じて切り替わります。

一方、お客様が入力したモデル名や項目名等は入力した言語で表示されます。モデルを作成する際に日本語・英語を併記していただくことで双方のユーザーに同じモデルがご利用いただけます。

英語表記の画面

 🔗 英語表示の画面は こちら

6. 添付ファイルアップロード先やマスターデータ参照先に共有ドライブを使いたい

現在は「共有ドライブ」からスプレッドシートなどを選択することはできません。そのため、個人に紐付くことが運用上困る場合は、個人に紐付かないユーザーを用意し、そのユーザーのドライブ配下にアップロードしたり、スプレッドシートを運用することをご検討お願いします。

7. ステータス名を「申請中、回収待ち、回収済み等」に変更したい

ステータスは経路名が表示されます。デフォルトは「申請、承認待ち、決裁待ち」になっていますが、経路名は自由に変更可能です。経路名を変える方法は、下記を参照ください。

 🔗 経路の名称変更のマニュアルは こちら(35ページ)

8. どのアクションに対してメールを送るか選択できるようにしたい

処理依頼メール・完了メールの送付する・しないは変更可能です。また、メール送信自動処理で特定のボタン押下時にのみメールを送付することも可能です。

 🔗 メール送信自動処理のマニュアルは こちら(8ページ)

9. フォーム設定の「説明」の記載が入力者に読んでもらえるような表示にしたい

入力フォームの説明欄ではクリックしたときにのみ表示されるため、わかりにくい場合は、画面上に予め注意事項として表示しておくのがいいでしょう。例えば、単行テキストや複数行テキストを使い、初期値に注意書きを書いておき、編集可能ではなく表示にするという方法があります。また、GoogleドキュメントやHTMLレイアウトを使うことで、入力欄のすぐ側に注意書きを書くという方法もあります。

初期値の設定画面

初期値の表示イメージ

 🔗 初期値に注意書きを記載するマニュアルは こちら(57ページ)

いかがでしたでしょうか。こういった疑問や要望が貴社でもございますでしょうか。もしくは、すでに導入済みの企業様で、もしご利用できそうなやり方や機能がありましたら是非試してみてくださいませ。

(Tsukada)