2020年12月2日水曜日

マスターデータによる定型業務のスマート運用 - 部品メーカー編 -

以前の記事で、飲食業界のお客様の事例をご紹介しました。それに続きまして、今回はとある部品メーカーのお悩みを解決した事例から、マスターデータを活用した定型業務の効率化をご紹介したいと思います。

部品メーカーならではの課題とは?

いくつかの部品メーカーのお客様とお話していると、取り扱っている部品の種類がかなり多いということが課題となることが多いようです。報告書に部品の製造番号を記載するにしても、種類が多い上に似たような番号を記載するので、書類作成や上長による確認に大変な労力が必要となるとのことです。もちろん社内システムを開発し、そこにデータを登録してワークフローをまわされているところもあるのですが、今は自社でシステムを運用するよりも、クラウドサービスを上手く利用する時代になってきています。特に定型業務として日々行うことをクラウドサービスで活用できるように上手く整理できれば、導入コストを抑えたり、また運用時のメンテナンス性について大きな効果を発揮できるものと思われます。

お客様のお悩み

さてこれから記述するのは、とある部品メーカーのお客様のお話です。このお客様の課題は、営業報告書に多数の部品情報を記載する必要があるため、各営業担当者に大きな負担になっていることでした。折角営業担当者が案件を持ってきても、その後の報告書作成時、部品の種類が数百を超えるので、その中から該当する部品を逐一検索して単価等の情報を転記する為、どうしてもかなりの時間が必要になってしまっていたとのことでした。

Gluegent Flowならではの解決策

それから更にお客様からヒアリングを進めた結果、取り扱っている部品は営業担当者が決まっている、ということがわかりました。そこで、以前の記事では紹介しきれなかった、Gluegent Flowマスタデータフィルタ機能をご紹介しました。まず、部品データをマスタ管理機能にて登録します。ポイントは、1列目に営業担当者のメールアドレスを記述することです。そのうえで、リスト入力項目の選択肢に、先に登録したマスタデータを選択し、以下の図のように「マスタデータをフィルターする」、そしてフィルターする内容として「ログインユーザでフィルターする」と設定します。

これにより、Gluegent Flowから報告書を作成する時点で、その営業担当者が扱っている部品だけが絞り込まれて選択されているのがご確認いただけると思います。また今回は部品選択の省力化をご紹介しましたが、他にも社員ごとの役職マスタや部署マスタをご用意いただくことで各社員の役職や部署を自動表示できるなど、応用例はたくさんございます。

以上のように、Gluegent Flowを有効活用することで、必要な情報を手早く取捨選択し、スムーズな書類作成が可能となります。お客様のご要望にあわせて柔軟に、しかも簡単にシステム運用出来ますので、ご興味がありましたら是非お問い合わせください。

(Fuji)