2020年12月23日水曜日

Gluegent Flowでよくいただくご要望と解決方法 第4回「作業依頼及び報告の申請フロー」

 今年もあっという間に終わりに近づいてきました。コロナ騒動で今年一年いつもより忙しかったのではないでしょうか。

さて、以前お客様から「業務の依頼と報告」をどうやったら、ワークフローで実現できるかとご質問をいただきました。そういったご要望を多くいただきます。Gluegent Flowでどう設定する方法がわからないということはございませんか。どのように実現できるかを今回ご紹介します。今回は第4弾です。もし、このブログをご覧のみなさまも同じようなご要望がございましたら、参考にしてくださいませ。




要望「作業依頼書及び作業報告書を1つのワークフローで実現したい。どのように実現できるか。」


解決方法:

上記要望を実現するためのポイントは3つの設定です。


ポイント1 依頼者用経路、作業者用経路の設定


依頼者用経路、作業者用経路の設定を作ることで、それぞれの担当者が作業する経路がはっきりします。Gluegent Flowでは、経路で担当者の設定を自由にすることができるので、経路で迷うことがございません。


ポイント2 表示・非表示・編集可能の設定


依頼者用入力欄、作業者用入力欄を経路ごとに表示・非表示・編集可能にすることができます。Gluegent Flowでは、モデルの入力項目にそれぞれ「経路ごとの表示・編集設定」が行えます。そのため、依頼者が入力する項目と、作業報告者が入力する項目の「編集可能、表示、非表示」を組み合わせていただくことで、実現可能です。


ポイント3 中間ガイダンスの設定


中間ガイダンスで、どういう項目か、誰がどこを見るべきか、ハッキリできます。中間ガイダンスとは、フォームをカテゴリ分けしたい場合のタイトルなど、固定文言をフォームレイアウト上に表示できる項目のことを指します。文字色、背景色は変更できませんが、フォームの名前がそのまま表示されます。


また、中間ガイダンスの「説明」に説明文を入れることで、記載する人向けに補足や注意事項を表示させることができます。



では、具体的に、作業依頼書と、作業報告書が1つになったワークフローを作るときの手順をご紹介します。例えば、導入前に利用されている紙の帳票が下記の場合でご紹介いたします。




■前提

・今回はデフォルトのフォーマットで作成

 *Googleドキュメント形式やHTMLレイアウトエディターで作成することも可能です。

 ご希望でしたら別途マニュアル参照ください。

・作業を依頼する人と作業を行う人は別の部署のケース

・経路は「作業を依頼する人」→「作業を行う人」→「作業を依頼する人」までとする。


設定方法の流れ

(モデルの作成)

 

1) Gluegent Flowで管理者ログインし、モデルを新規作成


申請書の名前を修正する。

 



2) モデルに経路を設定


経路の名前を「依頼者」「作業者」「依頼者確認」などわかりやすい名称に変更。

特定の部署が担当する場合は、担当者設定を行う。



3) モデルの入力項目を設定


入力フォーム>フォーム設定 で +ボタンを押下。

入力フォームの追加で作成したい種類のフォームの+ボタンを押下して項目を作成。

各名前とタイプを修正し、実際入力したい項目を作成する。

タイプは必要に応じて、数字、日付、複数行テキスト、リストなどに変更する。




4) 中間ガイダンスの項目を追加


ここで、作業依頼書と、作業報告書の項目を明示的に分けるため、中間ガイダンスを追加する。

フォーム設定の+ボタンから中間ガイダンスを選択し、名前を「作業依頼書」や「作業報告書」に変更し、表示させたい箇所に上矢印、下矢印で表示位置の修正を行う。





5) 経路ごとの表示・編集設定を行う


依頼者が入力する項目は、全て「編集可能」。作業者が入力する項目は「編集可能」に編集する。




6) プレビューで確認


右上の「プレビュー」ボタンを押下。実際に作成したい画面になっているか確認を行う。



7) 経路ごとにプレビューで確認


思った入力項目が実現できているかを見て、間違えがあれば適宜修正を行う。



8) モデルを公開


作成時に公開設定されていることを確認する。

 

  

(依頼者として依頼の申請)


実際に入力し、問題なく作成できることを確認。依頼者用経路、作業者用経路の設定がしっかりさせていることを確認しましょう。






(作業者として報告)


次の経路でも入力ができるかを確認する。
表示・非表示・編集可能の設定が想定通りになっているかを確認しつつ、中間ガイダンスによりどういった内容や分類であるかが明示的になっていることも確認しましょう。




上記で依頼者及び作業者の申請及び報告が1つのワークフローでスムーズに実現できていることが分かります。


最後に


最後におさらいですが、
1 依頼者用経路、作業者用経路の設定
2 表示・非表示・編集可能の設定
3 中間ガイダンスの設定
を活用することで、作業依頼及び報告の申請フローを簡単に、わかりやすく作成することができます。

作業依頼及び報告の申請フロー以外にも、企業によっては、さらに応用として反社チェック、与信チェック、見積発行、会社登録を繋げてワークフローを作成する会社もございます。

こういった要望が貴社でもございますでしょうか。もしくは、すでに導入済みの企業様で、ご利用できそうなやり方や機能がありましたら是非試してみてくださいませ。

来年もさらにDXを推進し、飛躍の年にして行きましょう。
(Tsukada)