2020年10月7日水曜日

【こんなこともできるの?】Gluegent Flowでよくいただくご要望と解決方法 第2回

ワークフローの導入をご検討中もしくは、他社製品を導入していて課題や不満を感じていることはございませんでしょうか。弊社では、お客様とやりとりする中で多くのご要望をいただきます。そうしたご要望をどのように実現できるかを今回ご紹介します。今回は第2弾です。もし、このブログをご覧のみなさまも同じようなご要望がございましたら、参考にしてくださいませ。



要望1「稟議書のワークフローで承認者が途中で経路を変更もしくは承認者の追加をしたい」


解決方法:

前の経路、今の経路の担当者情報は変更はできませんが、次以降の経路の担当者は変更可能です(ユーザーによる担当者の変更を許可するが選択されている時に限り)。また、申請者が申請時に経路を変更できることもできます。


設定としては、モデル作成の経路の画面で、「ユーザーによる担当者の変更を許可する」にチェックを入れます。


申請が進んだ際、承認者が経路の画面で各種変更可能です。ここに「自分を追加」「対象者を追加」すると担当者が追加できます。「×」をクリックすると今の担当者を削除することもできます。


要望2「全員が承認しないと先に進まない設定にしたい」


解決方法:

モデルの作成画面の経路設定の「承認待ち」の「実行可能な処理(ボタン)」をクリックします。



「承認」ボタンの右側のアイコンをクリックすると、「実行可能な処理(ボタン)」が表示されます。ボタンの種類を、「次に進む(全)」にしていただくことで、承認者を複数選択している場合、その全員が承認しないと、決裁者に遷移しないように設計することができます。上記を活用すれば並行処理が行うこともできます。

要望3「現在のタスクの内容や状況を画面を遷移せずにみたい。」

解決方法:管理者アカウントのタスクデータ一覧の右端の「 i 」 ボタンで、タスク詳細の画面をクイックビューとしてみることができます。



タスク詳細の画面をクイックビューでみることができます




















要望4「部門や役職を兼任しているメンバーがおり、その設定をしたい。兼任設定の方法や申請時の切り替え方法を知りたい。」


解決方法:下記流れで部門や役職を兼任の設定および申請が行えます。

1. 管理者にて所属する部門のグループアドレスに担当者を追加

2. 管理者にてロール(役職)の設定で指定の役職者の設定を追加

3. ユーザーが設定でデフォルトの部署を選択

4. ユーザーが申請に所属部署を選択し、申請作業を行う

下記にそれぞれの詳細をご説明します。



1. 管理者にて所属する部門のグループアドレスに担当者を追加

通常通り組織図をグループアドレスなどで設定を行います。

 ・G Suite版の場合は、Googleグループ

 ・Microsoft365版の場合は、セキュリティーグループ/配布グループ

 ・Gluegent Flow Plusの場合は、Gluegent Gate


 詳しくは、マニュアルサイトにて

「GluegentFlowマニュアル(管理者向け).pdf」の「Google グループで組織ツリーを構築する」

「GluegentFlowマニュアル(管理者向け)(Office 365版).pdf」の「グループで組織ツリーを構築する」

「Gluegent Flow Plus スタートアップガイド.pdf」の「部署/ユーザーを作成してみましょう」をご参照ください。



2. 管理者にてロール(役職)の設定で指定の役職者の設定を追加
ロールの設定は同じマニュアルの「ロールを作成する」の項目で作成できます。もしくは、こちらのチュートリアルの「TUTORIAL-03-サンプルモデル「休暇申請」の作成.pdf」の「ロールの設定」も参照ください。
3. ユーザーが設定でデフォルトの部署を選択

右上のギアから「設定」を選択。その際に、個人設定の「デフォルトグループの設定」のプルダウンで複数部署に所属する人は、デフォルトのグループを選択できます。



4. ユーザーが申請に所属部署を選択し、申請作業を行う

申請時の画面右上に「所属グループ」のプルダウン項目があるため、そこを選択することで、どの所属部署からの申請かを設定することができます。




いかがでしたでしょうか。こう言った要望が貴社でもございますでしょうか。もしくは、すでに導入ずみの企業様で、もしご利用できそうなやり方や機能がありましたら是非試してみてくださいませ。
(KT)