2020年6月10日水曜日

【この機能はこうして生まれた】経路ごとに異なるレイアウトを使用できるようになりました

弊社が提供している各種サービスに追加された新しい機能についてご紹介するシリーズ「この機能はこうして生まれた」です。
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今回は、Gluegent Flowで経路ごとに異なるレイアウトを使用する機能についてご紹介いたします。

◯モデルにレイアウトを設定するとは?

モデル編集画面の「入力フォーム」>「フォーム全体の設定」をクリックし「フォームレイアウト」に注目してください。

「デフォルトのレイアウト」「Google Docs(*)」「HTMLレイアウトエディター」があります。(*Google DocsはG Suite版のみ)
「デフォルトのレイアウト」はフォーム設定で作成した入力フォームが縦に並びます。
「Google Docs」はGoogleドライブのドキュメントで作成したレイアウトの通りに表示されます。
「HTMLレイアウトエディター」はエディターで作成したレイアウトの通り表示されます。
詳しくはマニュアルサイトの「小技c-フォームのレイアウトをドキュメントやHTMLで設定する.pdf」をご参照ください。
多くのお客様は、シンプルな申請書をモデルにする場合は、「デフォルトのレイアウト」で作成し、複雑な申請書をモデルにする場合は、「Google Docs」や「HTMLレイアウトエディター」を選択していることでしょう。
また、Gluegent Flowの導入以前に使用していた紙やエクセルの申請書をそのまま使いたいというお声もよく聞きます。これまで使っていた申請書と同じレイアウトにすることで、Gluegent Flowの導入がスムーズに行くので、シンプルなモデルでもこちらを選択されるお客様もいらっしゃいます。
このように「Google Docs」「HTMLレイアウトエディター」を使ってモデルを作成することで、モデルの見え方が変わり、申請や承認などの各担当者にも障壁なくGluegent Flowをご利用いただけます。

◯経路ごとのレイアウトを変更するメリット

上でご紹介した通り、レイアウトを変更できることは多くのお客様にお喜びいただいています。しかし、入力フォームや経路がたくさんあるモデルですと、いくらレイアウトを使っても縦に長くなってしまいます。
おそらく、申請のときに入力する項目はこれぐらい、承認の時に参照する項目はこれぐらいで入力する項目はこれぐらい・・・というふうに、各経路での業務内容によって表示する項目、しない項目、入力する項目が変わると思います。
しかし、これまではレイアウトは常に1つだったので、何も入力されていない枠が表示されていたり、自分の入力すべき項目まで長々とスクロールをしないといけないといったケースがありました。
そこで、そういったお困りポイント解消のために経路ごとにレイアウトを指定できるようにしました。

◯設定方法

モデル編集画面の「経路」で各経路をクリックし「フォームレイアウト設定」をクリックしてください。「経路ごとに、フォームレイアウトを指定する」のチェックをオンにすると「入力フォーム」の「フォームレイアウト」のように「Google Docs(*)」「HTMLレイアウトエディター」が表示されます。

ここでレイアウトを指定すると、この経路だけ「入力フォーム」で指定したものとは別のレイアウトで表示します。

◯こだわりの使い方

単一チェックの「項目表示切替」や入力チェックの「項目表示制御」を使うと、入力フォームの入力・選択内容により、別の入力フォームの表示・非表示を切り替えられます。
しかし、レイアウトは1つなので、枠だけ残ってしまいます。
そこで、「項目表示切替」や「項目表示制御」と経路の「ボタン表示切替」を使った技ありな方法をご紹介しましょう。
※あまり複雑なモデルを作ると、メンテナンス時に大変になりますので、こだわりすぎない方がいいですが・・・

まず、経路を申請→承認A→決裁A→承認B→決裁Bのように作成します。
申請の経路で、入力内容により申請→承認A→決裁Aに進むか、申請→承認B→決裁Bに進むかを「ボタン表示切替」で設定します。
A系の経路、B系の経路で使うレイアウトを用意し、承認A、決裁A、承認B、決裁Bそれぞれの経路でレイアウトを適用します。
「項目表示切替」や「項目表示制御」で表示させる項目の調整をします。


最後は少し難しくなってしまいましたが、経路ごとに入力・表示させたいものが異なるように、レイアウトも経路ごとに変えると便利になるかと思います。
お客様から「こうしたらもっと便利になるのに」「ここ、こうした方がいいんじゃないかな?」というご意見がございましたら弊社サポートまでぜひお寄せください。
(SUTO)