2020年6月4日木曜日

[紙の稟議書を無くしたい方必見] 稟議/業務系のクラウド型 ワークフローシステムってご存知ですか?



新型コロナウイルスがきっかけで多くの企業がテレワークを余儀なくされましたが、
読者の皆様もテレワークは実施中でしょうか。
急なテレワークに伴い、今まで紙で運用していた稟議書や経費精算など溜まっていませんか。
もしくは、テレワークをきっかけに紙からの脱却を検討していませんか。
 
弊社には、今回のことがきっかけでワークフロー導入に関するお問い合わせが増えてきました。
肌でクラウド型ワークフローのニーズの強さを感じております。

ですが、ワークフローと調べるだけでも数十のシステムが検索されます。
ワークフローの用語説明サイト、比較サイトもあれば個別のワークフローサービスのサイト、
オンプレ、クラウドなどなど。数が多くて何を基準に選べばいいか迷ったことはございませんか。
 そんな方に、ワークフローで利用される帳票・書類の分類 および 稟議・業務系のワークフローを利用すべき理由についてご紹介します。




ワークフローで利用する申請の分類

ワークフローで申請する大分類の申請カテゴリーとしては、大きく3つのカテゴリーに分類されます。会計系、人事労務系、稟議/業務系です。それぞれでよく用いられる申請書の例をご紹介します。

 <会計系>
  交通費申請、出張申請、経費精算申請、通勤定期代申請、交際費申請、仮払申請など

 <人事労務系>
  住所変更届、退職届、新入社員登録申請、社宅入居申請、休暇届、休職届、扶養家族変更届、
  産前産後休暇、人間ドック利用申請、健康診断受診届など

 <稟議/業務系>
  稟議書、高額物品購入申請、採用稟議書、押印申請、始末書、事故報告書、
  業務日報、業務系申請 など

どのワークフローシステムを導入するかではなく、どの業務を載せるか

貴社では既に経費精算クラウドや人事労務系のクラウドサービスをお使いでしょうか。もし、導入されていて、そうした業務をワークフローに載せることをお考えでしたら、経費精算・人事系クラウドサービス付帯のワークフローを検討することをお勧めします。

そうした付帯のものでは機能的に不十分だったり、運用が煩雑になったり、関連する一連の業務の管理ができなかったりする嫌いもありますが、各種業務に特化した専用機能や関連システムとの連携機能が多く、運用フローをシンプルに考えられるので、導入のスピード感を損ねにくいです。

稟議/業務系の業務を載せる場合や、やはり付帯のワークフローでは業務が回らない場合は、稟議/業務系までこなせる汎用のワークフローを導入することになるでしょう。その場合であっても、まずはシンプルな業務を載せ、運用に乗せることを目的にすることが肝要です。確かに汎用ワークフローはあれもこれもいろいろな業務を載せることが可能ですが、それにともない検討事項、調整事項が複雑になりがちで、結果、全体像が掴みきれず、残念ながら導入を見合わせるお客様も珍しくありません。
ワークフローの導入は手段であって目的ではないことをきちんと認識して、一つ一つ業務を載せていくことで、シンプルに業務改善を考えることができ、導入スピートも損ないません。

簡易なワークフローを避けるべき理由

稟議/業務系までこなせる汎用のワークフローと言ってもいろいろありますが、設定が簡単そうという理由だけで簡易なワークフローを導入してしまった場合、実際には稟議決裁の申請で下記のような不満を抱きます。

(よくある現在のワークフローへの不満)
 ・決裁基準表に合わせた設定ができない
 ・稟議申請の際の経路設計が要件に満たない
 ・役職者名を自由に変えたいが変えられない
 ・決裁完了後、ワークフローを終了させずに他部署にも回したいができない
 ・帳票のマスター参照ができない
 ・必要項目が多く、自由なレイアウトで帳票を作成できない
 ・スマホからの申請・承認ができないので、決裁まで時間がかかる など

上記ができないワークフローもございます。また業務部門例えば営業部門、技術・製造部門、各支店などにおいてもワークフローを導入することでメリットがございます。各部門だけで承認、確認、共有がしたいことが実現できます。例えば、

(営業部門)
  見積書発行申請、日報報告、新規取引申請、リモートワーク申請、名刺発注申請、
  展示会企画書など 

(技術・製造部門)
  機械設計申請、開発のための承認業務、pdf図面回覧、設計書類申請など

(各支店)
  業務チェックリスト、タスクリスト、支店全員への同報通知、情報共有、出張申請、
  工場の在庫確認など

Gluegent Flowなら容易に実現可能

Gluegent Flowは、複雑な設定も可能な本格的なクラウドワークフローでありながらも、予め用意されたテンプレートをカスタムするだけで、上記のような稟議/業務をワークフローに載せるのが、非常に簡単にできます。紙のような帳票作成が行えたり、スマホ対応もしています。簡単に申請・承認が行えますので、シンプルに素早く導入が可能になります。既存業務と併用して利用することも可能です。

 導入に際し、社内アナウンスなど運用を考慮すべきこともありますが、テンプレートを利用して半日で公開して運用しているお客様もございます。新型コロナの影響があり、会社にハンコ押しに行くケースもあったかと思います。ですが、今後もそれでは大変ではないでしょうか。
Gluegent Flowに興味を持っていただけましたら、ご相談いただけますと幸いです。

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