2020年4月15日水曜日

ハンコ押すだけなら、出社しなくて良いんじゃないですか?

日本でもついに、7都府県を対象として非常事態宣言がなされました。人と人との接触を8割減らすことが求められ、できるだけ家に留まり、ビジネスでも可能な場合にはテレワークの形態で働くことが求められています。ただ、そのような状況にあっても、どうしても仕事場に行かなければならない人も多くいます。製造業では、モノづくりの「現場」に行かなければ、材料も工作機械もありませんし、人と対応すること自体をサービスとしている接客業、いま最も重要で困難な仕事である医療や、多くの人が家にいられるようにモノを運んでくれる運送業など、本質的にテレワークが出来ない職種が多くあります。一方で、それだけのために?とも感じられる出社理由があるようです。「押印」です。



「ハンコ」のために感染拡大?

上にあげたような、物理的に目の前にあるものが仕事の必須要素となってしまう業種の場合は、現場まで行くしかありません。しかし、そうでない場合は、電話やメール、チャットで「情報」をやり取りし、仕事を進めることができます。「目の前にいる人と話したい」という課題にも、Google Meetや、Microsoft Teams等のようなサービスで解決できます。このような仕事の場合は、完全なテレワークが実現可能でしょう。ただ、その仕事の中に、紙にハンコを押す「押印」があるだけで、出社しなければならないという事になります。ハンコを一つ押すためだけに、多くの人と接触する公共交通機関を使い、地理的に広範囲の移動をしなければなりません。その仕事をしなければならない担当者も「それだけのために?」と感じているかも知れませんが、今の仕事の流れがそのようになっていれば、それなりの権限がある人でなければ、変えることは出来ません。そして、場合によっては、意図せず感染を拡大してしまうかも知れません。

「押印」とは何か

そもそも、「ハンコを押す」という処理を出社して行う必要があるのはなぜでしょうか。「ハンコ」と「対象の文書」が会社にあるからです。「押印」とは、セキュリティの確保された会社内に、同一のものがない「はんこ」が保管されていて、これを正しく手にすることができる人が、「対象の文書」の内容が正しいということを証明するという意味です。場合によっては、本来押印する人がいなくても、適切な人に依頼することで、代理で押印することも可能です。ここで、「押印」の意思表示の確かさを裏付けているのは、

(1) 「ハンコ」が複数存在しないこと。
(2) 適切な人だけが、「ハンコ」を手にすることができること。

の2つの条件です。これらに加えて、「対象の文書」が会社にあるために出社しなければならなくなります。2つの条件は、なりすましを防ぐためと、適切な権限があることを目的としています。代表者印のような重要なものは、誰でも手にできる場所には保管されていないはずです。

では、なりすましが出来ず、どの人がどの権限をもっているかが、確実に保証できるのであれば、「ハンコ」の目的である、「適切な人の意思表示」の手段は他でも良いということになります。契約や公的な申請は相手があるものであるため、「押印」を完全になくすことは調整や困難をともないますが、社内の部署間のやりとりなど、処理の見直しができる関係の場合には、「正しくその人の意思」が確認できる仕組みを使って、リスクが高い出社を減らせるかも知れません。

クラウドサービスの利用でテレワークを

グルージェントでは、クラウド型ワークフローシステム「Gluegent Flow」を提供しています。先週の記事「今だからこそ、紙文化からの卒業を!」でも、ご案内していますが、既存の紙でのやり取りを電子化し、テレワークでの仕事が実現できます。ワークフローの作成自体から、テレワークで出来ますので、これからの導入でも問題ありません。また、社内文書の回覧などで、電子化されていても、「ハンコ」があった方が良いという場合にも対応可能です。Gluegent Flowには、「印影機能」があります。この機能については、「クラウドのワークフローでもハンコ押せます」でご紹介しました。Gluegent Flowでは、誰かになりすまして稟議を進めることは出来ませんし、適切な権限がなければ、処理が回ってきません。「押印」による意思表示の条件を満たしていると言えるでしょう。

いままで通りの仕事の進め方をしていては、人的接触の8割削減は困難です。国民全員に広く求められている「行動変容」の一つの手段として、避けられる出社をしないというのは効果が大きいでしょう。今は「不要不急ではない」出社も、決断と工夫次第では、不要なものとなり、多くの社印が、テレワークに移行できるかも知れません。

弊社では、ご相談や製品デモ等リモートでも対応可能です。ぜひ、ご連絡ください。
(ま)

   Gluegent Gate