2020年4月22日水曜日

【CEOの視点】緊急事態宣言後のグルージェントの取り組み

緊急事態宣言が出されてから2週間が経過しました。 弊社は東京都知事の要請があった頃からエンジニアの多くはテレワークに移行していましたが、緊急事態宣言を重く受け止め、全社員を原則テレワークに切り替えて業務を遂行しております。


テレワークへの対応

常日頃からいわゆるBCPに関して有用なものは導入を進めてきましたが、それが功を奏したこともあり、全社員のテレワーク切り替えも比較的スムーズに行えたと思っています。
以下にどういったことをしたかを記載してみます。

・コミュニケーションツール
業務を遂行する上で、コミュニケーションは欠かせません。弊社ではそのベースはG Suiteになります。メールやカレンダー、ドライブといったメインの機能はもちろん、メールよりも気軽なコミュニケーションに使えるチャット、顔を見ながら話すHangouts Meetにも大変助けられました。同様な機能を持つOffice 365でテレワークを実践している方も同じ実感を持っているのではないかと思われます。
また、手前味噌にはなりますが、各種クラウドサービスに連携して可動する弊社サービスにも助けられました。遠隔からのクラウドアクセスに対するセキュリティ担保にはGluegent Gate、メンバーの連絡先等には共有アドレス帳が役立ち、チームのスケジュールを一目で確認できるグループスケジューラ、情報周知のための掲示板ガジェット、各種業務プロセスに利用されているGluegent Flowはオフィスワークと全く同じエクスペリエンスを提供してくれました。

・VPN
社内へのアクセスが必要なメンバーに対してはVPNのアカウントを払い出していますが、アカウント情報だけでは乗っ取りリスクがありますので、クライアント証明書による個人認証も含めた二要素認証にしてあります。

・電話
電話に関してはクラウドPBXの導入検討の段階でしたが、テスト導入していた部門への正式導入と、転送機能で携帯電話に転送することで法人電話のリモート化を最低限レベルで実現しました。
こちらに関しては今後、クラウドPBXの全社導入の方向で検討していきたいと考えています。

・紙業務
一番の問題は紙の業務です。社内プロセスはGluegent Flow等によるペーパーレスが進んでいますが、現時点では紙による業務は一部残ってしまいます。
こちらに関しては一部メンバーによる時差通勤を利用した週1回のオフィスワークとして残ってしまい、課題であると感じています。

・朝礼
弊社ではオフィスワーク、テレワークのメンバー一同を介した朝礼を実施しているのですが、こちらも必然的に全員オンラインに移行されました。職種やワーキングスタイルによる情報分断を少なくするためのものでしたが、全員テレワークとなってからはそれだけでなく、数少ない全社コミュニケーションの場としても機能しています。
大規模な会社であれば、なかなか全社で実施、とはいかないでしょうが、テレワークは対話が極端に少なくなる作業形態なので、ある程度大きめのコミュニケーションプレイスとして短時間の周知、共有の場があると良いかもしれません。

最後にみなさまへ

新型コロナウイルス(COVID-19)はまだ世界中で猛威をふるっており、この非常事態はまだまだ続くことも想定されます。慣れないテレワークで働いておられる方、また業態としてテレワークができない方も多くいらっしゃると思いますが、みなさまの健康をお祈りするとともに、各種クラウドサービスに加え、弊社サービスが少しでもお役に立てておりましたら、幸いです。

   Gluegent Gate