現在の情勢からテレワークを導入するも、結局オフィスに向かう必要が出てしまう、というケースがよくあるようです。そしてその要因の最大のものが、書類が「紙で運用されていること」です。折角制度としてテレワークが実施されていても、オフィス内に存在する物理的な紙ベースの書類を閲覧/記載しなければ仕事が進まない場合、どうしてもオフィスに行く必要が出てしまい、結果として完全なテレワークにならない状態も散見されます。
(1)提案書/報告書/議事録等の社内文書
(2)交通費/休暇/物品購入/稟議書等の申請書
(3)請求書/領収書/契約関係書類等、社外とのやりとりが発生するもの
このうち、(3)の社外とのやりとりが発生するものが紙ベースの場合、すぐに電子化するのは難しいかもしれません。どうしても物理的な紙を電子化するにはスキャナによる取り込みなども考えられますが、これにはかなりの労力が必要となることが予想されます。
ですが、(1)と(2)についてはクラウドサービスのグループウェアや、弊社Gluegent Flowのようなワークフロー製品を利用することにより、「オフィス内に限らずどこでも作業出来る」環境を比較的低コストで実現可能です。つまり、紙の書類を極力減らすことにより、テレワークでの作業時間を可能な限り確保できることになります。
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現在は世界的に新型コロナウイルスが猛威をふるっている状況にはありますが、そのような状況下でも「今出来ること」、つまりテレワークを始めとした業務効率化を着実に進めていくことが肝要かと思います。それによって、情勢が好転した際に、より良いビジネスを展開していく為の準備となる、と捉えてみては如何でしょうか。そして弊社製品が、その一助となれればと思っています。
実際の書類で電子化出来そうなもの
では、普段の仕事で必要となる書類にはどんなものがあるでしょうか。(1)提案書/報告書/議事録等の社内文書
(2)交通費/休暇/物品購入/稟議書等の申請書
(3)請求書/領収書/契約関係書類等、社外とのやりとりが発生するもの
このうち、(3)の社外とのやりとりが発生するものが紙ベースの場合、すぐに電子化するのは難しいかもしれません。どうしても物理的な紙を電子化するにはスキャナによる取り込みなども考えられますが、これにはかなりの労力が必要となることが予想されます。
ですが、(1)と(2)についてはクラウドサービスのグループウェアや、弊社Gluegent Flowのようなワークフロー製品を利用することにより、「オフィス内に限らずどこでも作業出来る」環境を比較的低コストで実現可能です。つまり、紙の書類を極力減らすことにより、テレワークでの作業時間を可能な限り確保できることになります。
この機会を利用して紙文化からの卒業を！
もちろんこのようなことは従来から言われていることでありますが、どちらかといえば、「これまでと異なるやりかた」への心理的な抵抗感(ハンコがないことへの不安？)や、「電子化しなくても仕事がまわっている」こと、「移行にはそれ相応の人的/時間的リソースが必要なこと」から、後回しにされているものと思います。そうはいっても、現在のような差し迫った状況は、ある意味改革を断行する格好の大義名分となりえます。その後押しにより、テレワークの実現に必要な「紙文化からの卒業」に向けて動きだされては如何でしょうか。ただし、一気に進めてしまうと頓挫してしまいがちですので、やはり「出来ることから進めていく」ことをオススメします。詳細なメリットや、具体的な設定手順について
さて当ブログでは、上記について弊社Gluegent Flowを用いたメリットをもう少し踏み込んで説明したり、また具体的な利用方法等について、以前から公開しています。是非こちらもご参照ください。どこでも申請・承認ができるクラウドワークフローで業務効率を改善しよう
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現在は世界的に新型コロナウイルスが猛威をふるっている状況にはありますが、そのような状況下でも「今出来ること」、つまりテレワークを始めとした業務効率化を着実に進めていくことが肝要かと思います。それによって、情勢が好転した際に、より良いビジネスを展開していく為の準備となる、と捉えてみては如何でしょうか。そして弊社製品が、その一助となれればと思っています。
(Fuji)
