2020年3月25日水曜日

災害時などの緊急連絡をGluegent Flowで作ってみた

弊社でご提供しているクラウド型ワークフローGluegent Flowはこれまでに様々な業種・職種のお客様にご導入いただいています。導入の経緯は「これまで紙で運用していたものをクラウド化・電子化したい」「サポートの切れたクラサバアプリを置き換えたい」といったものが多いでしょうか。
ご導入いただいたお客様には大変ご満足いただいているGluegent Flowですが、申請承認用途だけでなく、回覧板のような使い方をすることもできます。今回はそうした用途の一例として、災害時などの一斉緊急連絡をワークフローで実現する方法をご紹介します。

◯Gluegent Flowではどんな申請書が作れる?

弊社営業スタッフはお客様から「こんな申請書は作れますか?」というご質問をたくさんいただきます。
タイトルだけですが実際にいただいたものをざっとご紹介します。
  • 稟議書
  • 決裁書
  • 出張申請
  • 旅費交通費申請
  • 有給休暇申請
  • 備品利用申請
  • 見積書作成依頼
  • 障害発生報告書
  • 健康診断受診申請、人間ドック受診申請
  • 名刺発注申請
  • 備品購入申請
  • 重大インシデント報告書
  • お弁当発注
  • 電子メール発行
  • OA機器導入計画書
  • 日報、週報、月報
いかがでしょうか。そして、これらの申請書はどれも「作れます!」と回答しており、実際に作られ、使われています。

◯一斉緊急連絡用ワークフローはどんなもの

このように、Gluegent Flowでは色々なジャンルの申請書(Gluegent Flowではモデルと呼んでいます)が作成できます。中には、我々スタッフが「えっ!?こんな使い方!?」と驚くような使い方をされているお客様もいらっしゃいます。

では、今回は一斉緊急連絡用ワークフローを作ってみましょう。
一斉連絡用ワークフローなので、
①誰かが連絡したい情報を記載し、連絡したい相手を選ぶ。
②連絡したい相手に閲覧を促す。
③閲覧した人は「見ました」というアクションをする。
 追加で連絡事項がある人はコメント欄に追記する。
というものになります。
なお、このモデルは比較的小規模での運用を想定したシンプルなものになりますので、大規模の場合はボトムアップ型のアプローチを取る等、また別のやり方を模索するほうが良いと思われます。

◯作ってみた
それでは、作ってみましょう。
新規のモデルを作成します。
「全般」では名前、カテゴリを設定します。ここでは各種申請と混在しないように「回覧」というカテゴリを作成して、そこに追加するようにしてみます。

「経路」では申請と決裁待ちを使います。承認待ちは削除してください。
申請の経路で名前を「連絡内容入力」に変更します。またボタンも「連絡内容入力済み」に変更しましょう。他のボタンは削除しましょう。

決裁待ちの経路で名前を「連絡内容確認」に変更します。またボタンも「確認」に変更し、他のボタンは削除します。

ここでのポイントは、ボタンの種類を「終了(全)」にすることです。また、「グループが指定された場合は、グループ全員の決定が必要。」のチェックをオンにします。
これで、「連絡内容確認」の経路で担当者に割り当てられたすべての担当者が「確認」をクリックすると終わるワークフローになります。また、担当者にグループを選択された場合、グループのメンバーが個別に担当者として指定されますので、指定されたユーザー・グループの全員が確認すると終わります。

◯一斉緊急連絡してみましょう

それでは、実際に一斉連絡をしてみましょう。連絡をする人は、連絡内容を入力します。

次の経路に確認対象者を設定します。「対象者を追加」をクリックし、グループ選択パネルから対象のユーザーやグループを選択します。


「連絡内容入力済み」をクリックすると、次の経路に進みます。この時にグループのメンバー全員に通知されます。通知された内容を確認し、各ユーザーが「確認」をクリックします。追加で連絡事項がある人は、コメント欄にメッセージを入力します。コメント欄は他の人にも閲覧できます。

◯メールでいいんじゃない?

ここまでの説明をご覧いただいた皆様には「メールでいいんじゃない?」と思われる方もいるかと思います。しかし、メールでは誰が見たか・見ていないかが把握できません。
「見た人は返信してください」と書いて、ユーザーに返信を促す方法もありますが、結局誰が返信したかをまとめないといけません。
Gluegent Flowの場合、一覧の「現在の担当者」には未確認のユーザー名が表示されます。誰が見てないか、一目瞭然です。

また、見ていない人には催促メールが送れます。

さらに、見た人のうち、追加で連絡事項がある人は、コメント欄にメッセージを入力します。コメント欄は他の人にも閲覧できます。

いかがでしたでしょうか。Gluegent Flowを導入されていないお客様にとって、これから新システムの導入は・・・と二の足を踏まれることでしょう。しかし、Gluegent Flowはご契約から最短1日で実運用可能です。試用期間は30日ありますので、これを機にお申し込みいただくことをおすすめいたします。複数のお客様から高評価をいただいておりますのでぜひご検討ください。
(SUTO)