2020年2月26日水曜日

【この機能はこうして生まれた】グループキャッシュの更新処理は4時固定ではなくなりました

弊社で提供している各種サービスに新しい機能を実装するとき、お客様の声をもとにしていることは以前「お客様の熱い想いが機能充実に繋がります。ぜひご要望をお寄せください。」でご紹介した通りです。
今回は、グループキャッシュの更新処理の開始時刻が変更できることについてご紹介いたします。

◯グループキャッシュの更新とは?

Gluegent Apps 共有アドレス帳・Gluegent Apps グループスケジューラ・Gluegent Flowをご利用いただく場合、ユーザーやグループの情報はG Suite/Office 365から取得しています。データ源泉がG Suite/Office 365なので、共有アドレス帳・グループスケジューラ・Gluegent Flowでユーザーやグループを作成する必要がないのです。
G Suite/Office 365のユーザー・グループ情報の取得は1日に1回行われます。これを「グループキャッシュの更新」と呼んでいます。
古くからお使いいただいているお客様は「グループキャッシュの更新処理といえば4時から始まる」というイメージがあると思います。
各サービスの提供開始から長らく早朝4時開始固定となっていました。
実は、現在、グループキャッシュの更新処理開始時刻は変えられるんです。

◯なぜ4時開始だったのか?

グループキャッシュの更新処理は1日に何度も実行すると、サーバーに負荷がかかってしまい、サービスのご利用に支障が出てきかねません。そのため、1日に1回、日本のユーザーが使っていないであろう4時に開始するようにしました。
ユーザー・グループ数が極端に多くなければ、一般的な業務開始の9時には終了しているという設計のもとに、4時開始としていました。
しかし、ご契約いただいているお客様が増え、ユーザー数が大きいお客様にもご利用いただくようになり、4時開始では業務開始に間に合わないというケースが散見されました。また、海外の拠点を持つお客様の場合、日本時間の4時は海外拠点ではまだ業務時間中というケースもあります。
そういったお客様のお声に応えるため、グループキャッシュの更新開始時間を変更できるよう対応することにいたしました。

◯グループキャッシュの更新処理開始時間の変更方法

それでは、グループキャッシュの更新処理の開始時間を変更する方法をご紹介します。
(操作は特権管理者権限を持つユーザーで行ってください)
共有アドレス帳
共有アドレス帳にアクセスします。
画面右上のギアアイコンをクリックし、「ドメイン設定」をクリックします。
グループキャッシュの「開始時刻設定」のドロップダウンで時刻を変更してください。

グループスケジューラ
グループスケジューラにアクセスします。
画面右上のギアアイコンをクリックし、「設定」をクリックします。
「ドメイン設定」をクリックします。
グループキャッシュの「開始時刻設定」のドロップダウンで時刻を変更してください。

Gluegent Flow
Gluegent Flowにアクセスします。
画面右上のギアアイコンをクリックし、「ドメインの設定」をクリックします。
グループキャッシュの「開始時刻設定」のドロップダウンで時刻を変更してください。

◯開始時刻設定の賢い使用方法

上記でご紹介したように、各サービスでグループキャッシュの更新処理の開始時刻が設定できます。
例えば、新入社員が入社するときは、前日までにG Suite/Office 365でユーザーを作成して、所属グループにメンバーを追加するという運用をしているとしましょう。
連絡が漏れていて、新入社員の入社日が今日だった!?という場合、今までは明日まで待っていただいていました。開始時刻設定を変更できるため、大急ぎでユーザー情報を登録し、10時に開始するよう設定すれば、ギリギリ間に合います。

いかがでしたでしょうか。これを機にグループキャッシュの更新処理の開始時刻を利用状況に合わせて変更してみてはいかがでしょうか。また、急な実行が必要になったときはここで紹介したような方法でご対応ください。
お客様から「こうしたらもっと便利になるのに」というご意見がございましたら弊社サポートまでぜひお寄せください。
(SUTO)