2020年1月15日水曜日

タスク一覧の各メニューにはどういう情報が表示されるかご存知ですか?

Gluegent Flowをご導入いただいているお客様からよくいただくお問い合わせで「タスク一覧のそれぞれのメニューに表示されるデータの種類がよくわからない」「自分が作成したタスクデータが意図したメニューに表示されない」といったタスク一覧のご質問があります。
今回は、タスク一覧にはどういうデータが表示されるかをご紹介しましょう。

◯タスク一覧とは

Gluegent Flowをご利用いただいているすべてお客様が必ず目にする画面が「タスク一覧」です。この画面からタスクデータを処理し、自分の申請したデータを参照しているかと思います。この画面には「タスク」「申請済み」「処理済みタスク」「来そうなタスク」「参照可能」「下書き」の6つのボタンが表示され、それぞれをクリックすると、それぞれの画面にタスクデータが表示されます。
管理者様はエンドユーザーから「自分が作成したタスクデータがない」や「さっきまで表示されていたデータが表示されなくなった」といったお問い合わせ・ご質問を受けているのではないでしょうか。
では、それぞれのメニューについて詳しくご紹介していきましょう。

◯タスク

「タスク」には自分が処理すべきタスクが表示されます。経路の担当者に自分もしくは自分が所属するグループが設定されているものが表示されます。
また、自分が作成したものの、先の経路で差し戻しをされたり、やり直しをしたものもここに表示されます。
個人
経路の担当者に自分が直接設定されているものが表示されます。
グループ
経路の担当者に自分が所属するグループが設定されているものが表示されます。
すべて
個人とグループに表示されているものが併せて表示されます。

◯申請済み

自分が作成(申請)したタスクが表示されます。
終了していない申請データ
途中の経路で止まっているなどにより、終了扱いになっていないデータが表示されます。
終了した申請データ
最後の経路で処理されたり、確認経路まで進んだことにより、終了扱いになっているデータが表示されます。
すべて
終了していない申請データ・終了した申請データに表示されているものが併せて表示されます。

◯処理済みタスク

自分または自分が所属するグループのメンバーが処理を実行したタスクが表示されます。
よく間違われますが、自分が申請したタスクはここには表示されません。自分が申請したものは「申請済み」に表示されます。
※ただし、やり直しや差し戻し後に再申請した場合はここに表示されます。
個人
経路の担当者に自分が直接設定されており、自分が処理したものが表示されます。
担当者に自分以外のユーザーも設定されており、自分以外のユーザーが処理したものもこちらに表示されます。
グループ
経路の担当者に自分が所属するグループが設定されており、自分を含む誰かが処理したものが表示されます。
すべて
個人とグループに表示されているものが併せて表示されます。

◯来そうなタスク

経路に自分・自分が所属するグループが担当者となっているものがあるが、その経路まで進んでいないものが表示されます。
たとえば、申請→承認→決裁のうち決裁経路に自分が設定されているが、現在は承認経路まで進んだものが表示されます。
承認経路で却下されることもあるのでここに表示されていたとしても必ず来るとは限りません。
個人
経路の担当者に自分が直接設定されているものが表示されます。
グループ
経路の担当者に自分が所属するグループが設定されているものが表示されます。
すべて
個人とグループに表示されているものが併せて表示されます。

◯参照可能

自動処理や管理者により参照権限が付与されたものが表示されます。
自動処理での参照権限の付与は「参照許可設定の追加自動処理」にて行います。管理者による参照権限の付与は「タスクデータ一覧」にて行います。
個人
自分が直接参照権限を付与されているものが表示されます。
グループ
自分が所属するグループに参照権限を付与されているものが表示されます。
すべて
個人とグループに表示されているものが併せて表示されます。

◯下書き

タスクの画面下部の「下書き保存」をクリックされたタスクが表示されます。
「作成」でタスクを新規作成し、申請を行わず「下書き保存」をクリックしたものはこちらにのみ表示されます。
「タスク」で表示されたタスクで、処理を行わず「下書き保存」をクリックしたものはこちらと「タスク」に表示されます。

いかがでしたでしょうか。それぞれのメニューに表示されるデータの種類がおわかりいただけましたでしょうか。管理者の方はもし誰かに聞かれたときはこの記事をご紹介いただくと、時短になると思います。ぜひご活用ください。
もし「この機能の使い方がよくわからない」「いつも聞かれるので記事にしてほしい」というご意見がございましたらお寄せください。
(SUTO)