2019年12月4日水曜日

「予算を確認してから承認したい!」を実現させてみました

Gluegent Flowのご導入をご検討のお客様から、部門で予算が決まっているので稟議のときにそれを参照したいというご質問をいただきました。ちょっとしたアイディアで実現できましたので、皆様に共有いたします。

◯やりたいこと

「従業員から稟議書や物品購入申請書が提出されたときに、今期の予算、これまでの累積の実績額を勘案し、予算の範囲内だったらOK、予算オーバーならNGという判断をした上で承認したい」という運用を想定されています。
そこで、予算・利用額・差額をスプレッドシートに記述しておき、承認時の資料として参照する方法を検討しました。

◯実現方法
まず、スプレッドシートを作成します。
1シート目には上記のように「予算」「利用総額」「差額」を入力します。「予算」の下のセルには今期の予算額を直接入力します。
「利用総額」「差額」については後ほどご紹介します。
2シート目には「タスク番号」「利用額」を入力します。
このシートは申請されたタスクの各データが出力されます。2行目以降にタスク番号、入力された金額が出力されていきます。
1シート目に戻り、「利用総額」の下のセルには2シート目の「利用額」列の合計を算出する式を入力します。
「差額」の下のセルは予算 - 利用総額の式を入力します。
これで、スプレッドシートの作成は完了です。2シート目には実際には他の入力項目などもあるでしょうから、そのときは、それに応じて1行目に項目名を入力してください。
今回のポイントは、利用額の合計が1シート目に計算されて表示され、予算との差額が表示されることです。

続いて、モデルを作成します。「入力フォーム」にてタイプが数値の「利用額」という項目を作成します。
他の項目は運用に併せて作成してください。
「経路」にて、「承認待ち」の経路に「スプレッドシート行追加自動処理」を追加します。

自動処理の設定内容は以下の通りです。「ドライブ名」は「直接ドライブの項目を指定」を選択し、上記で作成したスプレッドシートを選択します。「シートの名前」は2シート目のシート名を入力します。
申請のときに「スプレッドシート行追加自動処理」を設定してはいけません。承認のタイミングで、予算や差額を確認した上で、承認を行うために、自動処理は承認後に実行しなければいけません。

◯動きを確認してみる

これで、設定は完了です。では、実際に挙動を確認してみましょう。
最初は予算が100万円、総額は0円になっています。
1回目は10万円の稟議をあげてみましょう。

続いて、承認者が対象のタスクを開きます。
利用総額と予算を確認するために、先程のスプレッドシートの1シート目を見て、「予算内だからOK」ということで承認します。

そうすると、今度は2シート目にタスクの入力内容が出力され、1シート目が変化します。



いかがでしたでしょうか。このように、スプレッドシートとの併用で実現できる方法があります。皆様も創意工夫して業務にGluegent Flowを活かしてください。もし「こんな使い方ができるよ!」「うちではこんな使い方しています!」というアイディアがございましたらどんどんお寄せください。このブログでご紹介させていただきたいと思います。
(SUTO)