2019年9月25日水曜日

4人のうち3人が承認すれば次に進む経路なんてどうやって作るの!?実は簡単にできちゃうんです!

Gluegent Flowをご利用いただいているお客様、これから導入を検討されているお客様からよくいただくご質問で、複数人が担当者だった場合、どうなるか?というものがあります。
例えば、申請→承認→決裁という経路で承認者が2人いた場合、設定により、1人が承認すれば次の経路に進む場合と、2人が承認すれば次の経路に進む場合の2パターンがあります。
ほとんどのお客様は、「それならばOK!」となるのですが、中には「10人の担当者のうち、3人が承認したら次に進むようにしたい」という声も少なからずいただきます。
今回は複数の担当者のうち限られた人数が処理すれば進められる方法をご紹介しましょう。

◯設定方法

設定方法をここでご紹介すると長くなりますので、割愛します。詳しくはGluegent Flowのマニュアルサイトの「小技g-承認する人数を制限する.pdf」をご参照ください。

◯どういう仕組み?
上記マニュアルでは「最大承認者数」「承認者数」「承認者」「差し戻し用テキスト」という入力フォームを作成しています。次に進める上で必要なのは「最大承認者数」「承認者」「承認者数」です。それでは1つずつご説明していきましょう。

「最大承認者数」は文字通り、複数人設定されているうち何人が承認すれば次の経路に進めるかを表しています。マニュアルの例では担当者を4人設定し、3人が承認すれば次に進めるので「3」が初期設定されています。この数を変更すると承認者を増やすことができます。
「承認者」は承認した人のメールアドレスが表示されます。これは「入力フォームアップデート」自動処理で承認者のメールアドレスを追加する仕組みで実現しています。
「承認者数」は承認した人数を表します。申請した時点では0が表示されています。1人目の承認者が承認すると1に変わります。これに「承認者」に追加されたメールアドレスの値をスクリプトで計算して戻す仕組みで実現しています。
承認経路では2つのボタンを作成しています。「承認」は最大承認者数に到達する前(1番目、2番目の承認者)有効となり、「承認2」は最大承認者数に到達する場合(3番目の承認者)にのみ有効化されるようにスクリプトが記載されています。
また、「承認」の処理についてはタスクを進めずにとどめるためのテクニックが用いられます。意図としては「次に進む(全)」として全員が処理しないと進まないようにするというテクニックです。しかし、Gluegent Flowの仕様上、1つの経路に「次に進む」と「次に進む(全)」の両方を作成することができないので、「終了(全)」を用いています。


おわかりいただけましたでしょうか。少しややこしいですが、ちょっとした工夫で実現可能になります。既にこの方法をお使いのお客様もいらっしゃいます。皆様もぜひご検討いただけましたら幸いです。
(SUTO)