2019年7月10日水曜日

<実録> テレワークやってます(2) テレワークで「対面の打ち合わせ」に挑む

前回の記事では、常時テレワークの社員の一日をご紹介しました。今回から、そのような働き方を実践してみて、「テレワークとオフィスワークはどう違うか」について、掘り下げてみようと思います。様々な違いがありますが、今回は特に「コミュニケーション」について、「オンラインコミュニケーション」と「オフラインコミュニケーション」の違いについて考えてみます。


オンラインのコミュニケーションはあまり変わらない

弊社は自社で開発・運用するクラウドサービスを提供しています。提供するもの自体がオンラインのものですので、それに関わる仕事の多くをオンラインのコミュニケーションを通して行います。メールや、チャットに始まり、打ち合わせ等のスケジュール管理、ドキュメントや、プログラムのソースコード等は、オンラインでやり取りされ、クラウドに保存されています。この点では、オフィスにいても、自宅にいても変わりません。
弊社に限らず、拠点が多い組織など、そもそもコミュニケーションを必要とする関係者が物理的に離れた場所にいる場合は、在宅勤務かどうかに関わらず、オンラインでのコミュニケーションが主流となっていると思います。この点については、テレワークに移行した後も特に苦労することはありませんでした。

オフラインのコミュニケーションは、努力次第で補完できる場合もある

一方で、オフラインでのコミュニケーションが必要な場合があります。最もわかりやすいのは、会議室での対面の打ち合わせです。また、話したい相手のフロアに行って、自席にいることを確認し、話に行くというような単純な1対1の対話もオフラインのコミュニケーションです。
オフラインのコミュニケーションは、手元にある手書きのメモを見ながら話したり、ホワイトボードで一緒に要点を整理するというような、多様な手段を使って、コミュニケーションをとることができます。オンラインとオフラインのどちらの方法も取ることが出来るのであれば、対面で話した方が、より深く情報の共有が出来、より良い議論が出来ることが多いのは、事実だと思います。
ただ、テレワークの場合、オフラインのコミュニケーションは実現できません。ですが、適切な「ツールの利用」と「少しの努力」でオフラインコミュニケーションに近い効果を出すことが出来ます。
例えば、Google社のHangouts meetや、Microsoft社のSkypeや、Zoom社のZoomなど、ビデオチャットサービスを使えば、リモートでも会議が出来ます。画面を通してになりますが、「擬似的なオフライン」の状態を作ることができると言えるでしょう。ただ、やはりオフラインそのままの感覚が得られるかというと、まだそこまでではないと感じます。以下に、オンラインミーティングで考慮すべきポイント列挙してみます。

  • 良い機器をつかう。
利用するマイクやカメラは可能な限り高品質なものを用意しましょう。特に会議室が広い場合や、参加者が多い場合は、機器の品質を上げることで、サービスの品質が大きく向上します。
一定以上の音質が確保できない場合は、聞き取ることに集中するために、良い議論をすることができません。また、ネットワーク帯域も一定以上の確保が必要です。速度が遅い場合は、カメラを無効にするなどで対応可能な場合もありますが、それだけ情報が失われます。議論をするためには、相手の表情も大事な情報です。話している表情を見せることで、一体感や共感を得やすくなります。

  • 接続状態を確認する。
お互いに、正しく接続できているか、聞こえているか、音質は議論するのに十分かどうかを確認します。ここで、変に遠慮してしまうと、片方、あるいは双方にストレスになり、十分な議論が出来ません。よくあるパターンではマイクが切り替わっておらず、PCの内蔵マイクのまま会議をスタートしてしまうと、PCの前にいる人の声は聞こえても他の人の声は聞こえにくく、聞き取りに苦慮してしまいます。

  • 意識的にリモート参加者の意見を聞く。
1対多の打ち合わせをリモートでやる場合、どうしても議論の中心は多人数の方に偏ります。リモートにいる少人数の参加者の意見を意識的に聞くようにすると、より良い議論になります。

  • リモート参加者は、タイミングをはかって、積極的な意思の表明を心がける。
前述の通り、多人数の方に偏り勝ちな議論には、いつもよりも積極的な参加をする必要があります。また、隣に座っていれば誰が賛成しているのか、分かりやすいですが、リモートでは伝わりにくいものです。相槌や賛意、反論は分かりやすく伝えると良いと思います。ただ、相手の呼吸の間などが分かりにくいため、言いたいことをその都度話していると、議論がちぐはぐになってしまうことがあります。適切なタイミングを意識的にはかって、伝えることを心がける必要があります。

以上のように、少しの努力と心構えは必要ですが、ビデオチャットサービスを使うことで、リモートにいながら、オフラインに近いコミュニケーションをとることは可能だと思います。

次回は、積極的な発信・共有に至らないコミュニケーション

今回は、オンラインとオフラインのコミュニケーションについて考えてみました。テレワークでも、ツールを使うことで、対面の打ち合わせに近いコミュニケーションを取ることができることを示しました。
次回は、もう少し高度なコミュニケーションについて、取り上げてみようと思います。わざわざメールで伝えない雑談のような、「積極的な発信に至らない情報」についてです。コミュニケーション編として、今回でまとめて書く予定でしたが、内容がわかりにくくなりそうなので、次回にまとめます。
その後は、以下の内容について見てみます。

  • オフィスワークとの違い〜時間の使い方編〜
  • オフィスワークとの違い〜メンタル編〜
  • テレワークに必須なサービス

ご期待ください。

   Gluegent Gate