2019年6月26日水曜日

「申請ボタンを押す前に、もう一度確認して!」を実現する方法をご紹介します

Gluegent Flowでユーザーが申請や承認を行う際、いろいろな確認事項がすべてクリアになってからボタンをクリックすると思います。しかし、確認がすべてクリアになっていないのについうっかり承認してしまい、次の担当者に差し戻しを依頼する・・・といったケースが発生したことはないでしょうか?こうしたことで業務効率が下がるのは非常に残念だと思います。
そこで今回は、処理実行時に確認すべきポイントをメッセージで表示させ、申請の手戻りをなくすことで業務効率をアップさせるための方法をご紹介します。

◯カスタムバリデーションを使う

Gluegent Flowの入力チェックには「カスタムバリデーション」という汎用性の高いチェックがあります。これは、スクリプトを使って自由に条件を指定し「True」だったら処理を実行、「False」だったらエラーメッセージを出して処理を中止することができます。
このスクリプトには「JavaScript」が使えますので、例えば、A項目で◯◯が選択されていたらB項目は□□が選択されていないとエラーにするといった制御が可能です。

◯カスタムバリデーションで確認ダイアログを表示させる
それでは、実際にカスタムバリデーションを使って確認ダイアログを表示する方法をご紹介しましょう。
モデル編集画面の「入力チェック」をクリックし、「+」をクリックします。


続いて、「カスタムバリデーション」の「+」をクリックします。(この画面の背後でバリデーションが追加されますので「閉じる」をクリックします。)

任意の名前を設定します。
個別設定のスクリプトに以下を入力します。
if (confirm("表示したいメッセージ") == true) {
     return true;
} return false;

「confirm」は確認ダイアログを表示させるメソッドです。カッコ内に表示したいメッセージを入力します。(例:処理を続けますか?)
ダイアログには「OK」「キャンセル」のボタンが表示されます。「OK」をクリックすると「true」が返されます。「キャンセル」をクリックすると「false」が返されます。
「エラーメッセージを独自に定義する」のチェックをオンにします。
表示されたテキストボックスに任意のメッセージを入力します。(例:処理を中断しました。)
このメッセージは申請時にのみ表示したいので「経路ごとの表示・実行設定」で申請の経路で「実行する」を選択し、それ以外の経路では「実行しない」を選択します。

◯申請してみる
それでは、上記で作成したモデルを使って申請をしてみましょう。
「申請」ボタンをクリックすると確認ダイアログが表示されます。

「キャンセル」をクリックするとカスタムバリデーションのエラーメッセージが表示されます。「OK」をクリックすると申請中の画面に戻ります。

確認ダイアログで「OK」をクリックすると申請の処理が進みます。
他の経路では「実行しない」が選択されているので、確認ダイアログは表示されません。

いかがでしたでしょうか。ちょっとした工夫で、承認者への確認の負担軽減につながり業務効率をアップさせることにつながるのではないでしょうか。

 

2019年6月19日水曜日

複数のクラウドサービスを導入する際に運用面で注意すべき課題とは?

現在、あらゆる企業で「働き方改革」を推進するために様々な取り組みが行われています。例えば業務効率化の実現を目指して、用途に特化したクラウドサービスを複数導入することを検討している企業も以前に比べて増えてきました。
クラウドサービスは既存のオンプレミス型システムと違い、必要なライセンス数から開始できるため、導入コストも抑えつつ始めやすいのが特徴です。
一方で、クラウドサービス導入後の運用面に関する課題を事前に把握・検討しておかないと、結果的に運用コストが膨れ上がり、セキュリティリスクも高まる結果、業務効率化どころの話ではなくなりかねません。
今回は、中小企業でクラウドサービスを複数導入する際に運用面で課題となるアカウント管理および認証と、その解決方法についてご紹介します。

複数のクラウドサービス導入後のアカウント管理・認証は煩雑になりがち

まず、何ら対策を行わず、社内に様々なクラウドサービスを利用していく企業を例に考えてみます。
社内にクラウドサービスを導入するにあたり、まず管理者が行う作業はアカウント登録作業です。次にアカウント権限設定変更やパスワード再発行、退職者に伴うアカウント停止などのアカウント管理業務を日々の運用として行っていくことになります。アカウント管理について、1つのクラウドサービスしか利用しない場合は問題視されにくいことが多いのですが、対象サービスが2つ目、3つ目と次々増えてくると話が変わってきます。管理者は導入したクラウドサービスの数だけ、煩雑なアカウント管理業務をこなさなければならなくなります。複数人で管理業務を分担できるならまだしも、中小企業では他業務の傍ら少人数で運用されている場合も多く、組織改編や人事異動等が発生する時期はアカウント管理業務だけで忙殺されてしまいます。
一方、サービス利用者の方はどうでしょう?複数のクラウドサービスを導入した場合、利用者はサービス毎にユーザID・パスワードを覚えていなければなりません。また、利用するたびに個別のユーザID・パスワードでログインし直さなければならず、面倒に感じてしまうでしょう。パスワードも個々のサービス毎に覚えていられないので、結局全て同じパスワードで設定してしまい、セキュリティリスクを高めてしまう恐れもあります。パスワードを使い回すリスクについては以下の記事をご参考にどうぞ。

IDaaSによりアカウント管理・認証の課題を解消する

上記のような課題はどの企業でも抱えうるものですが、この解消を実現できるサービスとして最近IDaaS(Identity as a Service)が注目を浴びています。
IDaaSは、多様化する「利用者」と、高度化した「サービス」を適切に繋ぐことを目的としたサービスで、主な機能としては以下の通りです。
  • ID管理
    • アカウントに関する情報を一元的に保存・管理する
  • ID連携
    • 利用者が許可されているサービスへのアカウントを同期する(プロビジョニング)
  • 認証
    • ID・パスワード、証明書等による認証方式を用いて利用者が誰なのか特定する
  • 認可
    • 利用者が許可されているサービスやリソースを管理する
  • シングルサインオン(SSO)
    • 1回の認証手続きが終われば、複数のシステム・サービスへの自動ログインが可能とする
IDaaSの概要は以下の記事でも触れていますので参考にしてみてください。
さて、このIDaaSを利用すれば、アカウント管理・認証に関して以下のように変わることになり、その結果、運用面で抱える課題が解消します。

    <管理者>
  • アカウント管理作業はIDaaS上で一元管理
    • または社内のActive Directory/LDAPでアカウントを一元管理の上、IDaaSへ定期的に取り込むようにすることも可能
  • IDaaSでのアカウント変更内容がプロビジョニングにより自動で各クラウドサービスへ反映される(煩雑な各クラウドサービスでのアカウント管理作業が不要)
    <利用者>
  • 認証はIDaaSに対して1回行うのみ。
  • 認証済であれば、他サービスへのアクセス時、即利用可能。
  • サービス毎にパスワードを個別に覚える必要ない。

以上、クラウドサービスの運用面で発生する課題に対してIDaaSの利用が効果を発揮する点についてご紹介しました。
様々なクラウドサービスを運用していく上で、統合ID管理、SSOは無くてはならない機能と言えます。弊社が提供しております「Gluegent Gate」はIDaaSとして求められる機能を全て備えており、日々の運用についてご支援できると考えています。
働き方改革の取り組みでクラウドサービス導入を検討している担当者の方で、アカウント管理・認証等の運用面で課題を抱えていらっしゃる方、そもそも運用のイメージが湧いていない方はぜひお問い合わせください。


   Gluegent Gate

2019年6月12日水曜日

<実録> テレワークやってます(1)

働き方改革が叫ばれる中で、注目されている働き方として、「テレワーク」があります。弊社でのテレワークの実践(筆者はほぼ在宅で仕事してます)を実例として、「オフィスワーク」との違いを見てみます。自社でも導入を検討されている方は必見です。


普通にテレワークやってます

グルージェントの社員はオフィスに出勤して仕事をしている人が多いですが、その仕事の内容や個人の事情によって、オフィスに出勤せずに仕事をすることもできます。世の中的に「テレワーク」や「リモートワーク」、「在宅勤務」のような呼び方がされているそれです。弊社では「ロケーションフリー」と呼んでいますが、行政では「テレワーク」が使われているようですので、この記事では、テレワークと呼ぶことにします。
弊社はクラウドサービスプロバイダでもありますが、クラウドサービスのヘビーユーザーでもあります。さまざまなクラウドサービスを活用することで遠く離れた場所であっても同じチームとして働くことが可能になります。
もちろん、オフィスにいて、顔を合わせて仕事をする方が、多くの情報(空気感等の無形情報も含む)が共有でき、より高密度な仕事を進めることができるでしょう。ただ、選択肢として、リモートでも仕事ができる環境があると、組織全体として、健康に効率よく成果に結び付けられるように思います。
筆者は、個人的な事情もあり、ほぼ在宅で仕事をしています。出社できない距離ではないため、必要に応じて出社することもありますが、多くの場合は家で仕事をします。特徴的な一日を例にあげると、以下のようになります。プライベートな部分もいれて生々しくしてみます。

06:30 起床。朝食をつくって、小学生の子供を起こす。
07:50 子供を送り出して、洗濯等の家事。
08:30 仕事はじめ。勤怠管理に出勤登録をし、社内チャットに「はじめます」と投稿。メールや社内掲示板のチェックをします。
10:00 朝礼。社内に設置されたテレワークの人向けのPCにビデオ通話を接続し、参加。持ち回りの司会をすることもあり。
11:00 ビデオ通話で社内メンバーと打ち合わせ。何人かは、同様にリモート参加。
12:00 夕食の買い物。昼食。
13:00 午後の仕事はじめ。チャットで社内メンバーと連絡を取りつつ、作業。
15:00 お客様との打ち合わせにリモートで参加。営業メンバーにお願いしてPC越しで資料説明。
16:30 業務に必要な書籍を購入するため、購入申請をワークフローで申請。
17:00 子供帰宅。
18:00 仕事終わり。勤怠管理に退勤登録をし、社内チャットに「おわります」と投稿。夕食作りはじめ。
21:00 子供寝かせる。
23:00 就寝。

この日は、リモートの打ち合わせをしていますが、それが無い日には集中して調べものをしたり、何かを作ったりしています。また、この例は、たまたまいつも在宅の筆者の一日ですが、遠くのお客様との打ち合わせのために直行している社員が、現地のカラオケ等の個室から会議に参加したり、子供の学校の行事参加や通院の付き添い等のため、出社せずにその前後に仕事をしたりするなどのケースにもテレワークが利用されています。

このように弊社では、リモートで働く環境があるため、普通に「テレワーク」が出来てます。

次回からは、オフィスに出勤して働く、「オフィスワーク」との違いに注目して、「テレワーク」について見てみます。以下のようなコンテンツを予定しています。

  • オフィスワークとの違い〜コミュニケーション編〜
  • オフィスワークとの違い〜時間の使い方編〜
  • オフィスワークとの違い〜メンタル編〜
  • テレワークに必須なサービス
ご期待ください。

   Gluegent Gate

2019年6月5日水曜日

Gluegent Flowで社内回覧を簡単に

弊社製品Gluegent Flowのご利用ケースとしては、経費精算や稟議などの承認プロセスが多いようですが、例えば内部周知のための回覧といったプロセスも、簡単に実現できます。
今回は、申請者の部署内メンバに対して添付資料を回覧してもらうモデルをご紹介します。

◯回覧用モデルの作成


回覧用のロールを作成する

ここでは、営業部グループであるeigyo@xxxx.xxxx.xxxxを回覧対象としています。
以下のようにgroupIdとmanagerIdに同じメールアドレスを入力し、設定画面->モデル管理->ロール管理からインポートを行ってください。


回覧用のモデルを作成する

次に、モデルを作成していきましょう。
設定画面->モデル一覧で新規作成ボタンをクリックします。


モデル新規作成画面が表示されるので、名前に「回覧」を入力します。



次に入力フォームで、以下の図のように添付ファイル選択項目を作成します。



最後に経路を編集します。
図のように、左側経路一覧から「決済待ち」を削除し、名前に「回覧」を入力、実行可能な処理(ボタン)から「却下」と「差し戻し」を削除し、「承認」右の編集ボタンをクリックします。



表示された実行可能な処理(ボタン)の編集画面で、名前に「読了」を入力、ボタンの種類は「終了(全)」を選択し、「グループが…」にチェックを入れ、「OK」ボタンをクリックします。



「回覧」経路の担当者設定で、ロール設定は「直属の階層のロールだけが対象」で「回覧対象」を選択し、スキップ設定は「以下の場合、スキップを許可する」、スキップ時の処理は「読了」を選択します。



以上により、営業部グループの方が申請された場合、営業部全員の方が「読了」した場合に終了となるモデルが作成されました。
他のグループでも回覧を行いたい場合は、ロールにそのグループを「回覧対象」として追記してください。

◯回覧タスクを申請、処理する


回覧を申請する

それでは、このモデルから営業の方が申請した場合を見てみましょう。
図は申請時の画面ですが、回覧の担当が「営業」になっていることが確認できます。


申請後、タスク一覧を表示すると、担当者に営業グループが設定されていることが確認できます。



回覧を処理する

回覧担当者が処理する際も、図のように営業部のメンバーが表示されています。



そして、全ての営業部のメンバが「読了」処理を行うと、終了状態となります。



以上、Gluegent Flowで回覧を行う方法をご紹介しました。
このように、Gluegent Flowは承認プロセスを実施するいわゆるワークフローだけでなく、様々な社内プロセスにご利用いただける製品となっています。
ご興味を持っていただけましたら、弊社ホームページから是非お問い合わせください。