2019年5月22日水曜日

アドレス帳のプロフィール欄を充実することで社内コミュニケーションをもっと円滑にする方法

組織内のコミュニケーション手段として電話やメールは欠かせませんが、普段関わりを持たない部署外の人の連絡先を確認する際、会社で一元的に管理されているアドレス帳があると大変便利です。
弊社が提供するGluegent Apps 共有アドレス帳は、組織で扱うアドレス情報を一元的に管理・利用することができるクラウド電話帳です。現在G Suite、Office 365を導入されている企業でご利用いただいております。
今回は、この共有アドレス帳で様々なプロフィール情報のカスタマイズ方法とその活用例についてご紹介します。

共有アドレス帳でプロフィール欄をカスタマイズする方法

共有アドレス帳で表示するプロフィール情報はユーザや組織を選択した際に表示します。何も設定していない場合は下記の図の通り、氏名、メールアドレス、所属グループしか表示しません。

このままでも必要最低限の情報は確認できるものの、せっかくなのでこのプロフィール欄に様々な情報を掲載してみましょう。
共有アドレス帳におけるプロフィール情報は「オーダーシート」というファイルを使ってカスタマイズします。オーダーシートとは、Gluegent Apps/Flowで扱うアカウント・グループを表示するためのグループプラウザをカスタマイズするためのものです。このファイルを編集することで、アカウント・組織の並び順やプロフィール情報のカスタマイズが行なえます。プロフィール欄のカスタマイズは至ってシンプルで、増やしたい属性の項目名を1行目に指定し、アカウントごとにその値を指定するだけです。 オーダーシートは連携先サービス毎に指定可能なファイルが異なります。


  • G Suite:スプレッドシート または CSVファイル
  • Office 365:CSVファイル


  • 以下からG Suiteのスプレッドシートによるプロフィール情報のカスタマイズをご紹介します。 

    <1. オーダーシートに対するプロフィール情報の編集>
    1. 新規のオーダシートを用意し、A列にメールアドレス(email)、B列に氏名(name)を記入します。
    2. メールアドレス毎に追加したい属性情報を追記します。

    オーダーシートの準備が完了したら、このファイルを以下の手順に従って共有アドレス帳に取り込みます。

    <2. オーダーシートの取込>
    1. 管理者権限を持つユーザで共有アドレス帳にアクセスし、右上のギアマーク>ドメイン設定を選択します。
    2. 表示したドメイン設定画面の「現在有効なオーダーシート」欄に上記で準備したオーダーシートを指定します。
    3. 「グループキャッシュ」欄の開始時刻設定を直近の時刻に変更します。
    4. しばらく待ち、グループキャッシュの実行結果を確認の上、処理状態が「成功」となっていることを確認します。


    上記の手順まで全て完了したら、共有アドレス帳を開き、プロフィール情報が追加されていることを確認しましょう。

    プロフィール情報の活用例

     上記のように共有アドレス帳のプロフィール情報をカスタマイズしておくことのメリットを以下にご紹介します。これにより、社内のコミュニケーションがより円滑になるでしょう。
    • 様々な属性情報で社内検索し、人材を発掘する
      • 共有アドレス帳の検索対象はメールアドレス・氏名の他にプロフィール情報も含んでいます。例えば、プロフィール情報として趣味を指定しておけば同好会やサークルを立ち上げる際に役立ちますし、ビジネスであれば「担当業務」「専門領域」「経験プロジェクト」等の情報があれば、新規プロジェクトに適した人材候補を探す、というような使い方も可能です。

    • 電話番号によるコミュニケーションをより便利に
      • 共有アドレス帳のプロフィール情報に電話番号があれば、モバイルアプリのプロフィール画面から電話をかけられます。
        また、2019/05/22現在はiOS版のみの機能となりますが、着信時にその端末の連絡先として登録されていない番号でも、共有アドレス帳のプロフィール情報として存在する番号であれば相手の名前が着信画面に表示できます。

    いかがでしょうか。共有アドレス帳のプロフィール情報がカスタマイズ方法とそれによる活用方法やメリットもお分かりいただけたかと思います。
    ご興味を持たれた方はぜひ弊社サイトからお問い合わせください。


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