2019年4月24日水曜日

どこでも申請・承認ができるクラウドワークフローで業務効率を改善しよう(Excelの場合)

前回、紙帳票による申請・承認フローを回している企業がクラウドワークフローGluegent Flowを導入することで様々な効果が期待できる点をご紹介しました。


今回はワークフローの電子化の第一歩としてExcelファイルを用いたワークフローを運用されている企業で起こりがちな課題について、Gluegent Flowを利用することでどのように解決できるか、ご紹介していきます。

Excel帳票によるワークフローで起こりがちな問題点

ワークフローの電子化として、まず最初に取り組みやすいのがExcelファイルを帳票として利用したワークフロー運用ではないでしょうか。Excel帳票によるワークフローでは、紙帳票による運用で制限がかかる「場所」や「保管先」の課題が改善できるものの、以下の問題が起こりがちです。

  • ExcelをインストールしたPCが必要
    • この運用の前提として、Excel導入済PCが必要です。通常、オフィス利用のPCではExcelがインストールされていないことは少ないと思いますが、普段オフィスPCを利用しない担当者(例:店舗のパート・アルバイト)にもワークフローを利用させたい場合、専用PCを別途用意する必要があります。また、スマホ等のモバイル端末からも手軽に申請・承認ができません。最近では、モバイルアプリでExcelファイルが利用できるケースもありますが、マクロが組み込まれている場合、正しく開けない場合もあるため、注意が必要です。
  • 承認者への依頼作業がひと手間かかってしまう
    • 新規にExcel帳票で申請内容記入後、上司に依頼する場合、メールに添付したり、帳票を置いた共有フォルダのパスをするといった連絡関連作業が余計に発生します。月末・月初で申請・承認作業が集中する場合、承認依頼のための連絡コストは無視できない程掛かっているのではないでしょうか。
  • 承認フローや次の承認者の確認はユーザがきちんと理解し、運用する必要がある
    • 金額や区分によって承認先を変えるような稟議書ワークフローを運用する場合、申請者自ら判断し、次の承認者を変えて依頼する必要があります。そのため、複雑な承認フローは社員への徹底が難しく、ミスも起こりやすくなります。
  • 進捗状況がすぐに確認できない
    • 紙帳票と同様、申請者は現在どの承認者で滞っているか、リアルタイムに把握することは困難です。
  • 過去申請・承認した帳票が探しづらい
    • Excelファイルの検索性は低いため、過去分の帳票を検索しようとしても、時間が掛かってしまったり、探しづらいです。専用サーバを用意すれば改善できますが、そのための費用が別途掛かってしまいます。


Excel帳票で発生するワークフローの問題点をGluegent Flowで解決する

上記の問題点について弊社が提供するクラウドワークフローGluegent Flowをご利用いただくと以下の通り改善できます。

1. Webブラウザがあればワークフローがすぐ回せる
Gluegent Flowは100% Webアプリケーションとしてご提供しています。そのため、Webブラウザあれば、PC・モバイル端末どれでもご利用いただけます。そのため、クライアント端末への初期導入コストは掛かりません。

2. 処理依頼通知はワークフローが自動送信してくれる
Gluegent Flowでは申請済および承認時、次の承認・決裁者への処理依頼通知メールを自動で送信してくれます。わざわざメールを作成・送信する余計な作業が不要となります。

3. 様々な承認フローや承認者の自動設定が利用できる
Gluegent Flowでは標準的な承認フローに加え、金額や区分に応じて次の承認先を変えるような条件分岐など、柔軟な承認フローが利用可能です。また、ロール機能を利用すれば、申請者の上長を自動判別し、承認者を割り当ててくれるので大変便利です。

4. 申請・承認の進捗状況も簡単に把握できる
Gluegent Flowでは申請または承認済のワークフローの進捗状況を一覧で確認できます。G Suite対応版では申請・承認処理ステータスガジェットを利用することでGluegent Flowを起動しなくてもGmail上で自分の処理状況がひと目で確認可能です。

5. 過去の申請・承認タスクもラクラク検索
一般ユーザの場合、過去申請・承認したタスクも全文検索で探し出すことができます。また、管理者であれば検索結果をCSVファイル形式で出力することも可能です。

参考:

いかがだったでしょうか。Excel帳票によるワークフローはお手軽に始められるため、初期の頃は問題なものの、次第に余計な作業が発生することでそのコストは無視できないものになってくるでしょう。Gluegent Flowをご利用いただければ、ワークフローに関する業務効率も改善・向上し、本来取り組むべき業務に集中する時間がより確保できるようになります。
現在Excel帳票でワークフローを回している方で、今より業務効率を改善したい方はぜひお問い合わせください。

お問合せはこちらからどうぞ