2019年4月3日水曜日

どこでも申請・承認ができるクラウドワークフローで業務効率を改善しよう

稟議書や経費精算書等の帳票を紙で作成し、申請・承認フローを回している企業はまだまだ多いかと思います。弊社が提供しているクラウドワークフローGluegent Flowをご紹介したお客様の中には、ずっと紙によるワークフローを運用してきているので不要ですと言われることもあるのですが、作業効率やテレワーク、内部統制等について考慮すると、クラウドワークフローシステムへの移行を検討されたほうがもっと業務が楽になるのでは?と思うケースもあります。
今回は、紙からGluegent Flowに移行することでどのようなメリットがあるか、簡単にご紹介します。

紙ベースでワークフローを回していると起こりがちな問題点

紙の帳票を使ったワークフローを回している場合、以下の問題が起こりがちです。
  • 会社に居ないと申請・承認・決裁処理が行えない
    • 紙中心のワークフロー運用の大前提として、会社で行うということがあります。そのため、在宅勤務やモバイルワークとして会社以外の場所でも業務ができるようになりつつある一方で、交通費精算をするためには会社に出社しなければできないような事態が発生します。また上司が出張してしまうと承認・決裁業務が止まってしまい、意思決定スピードも遅れがちとなってしまいます。
  • 承認処理の進捗状況が簡単に把握できない
    • 自分が処理すべきタスクは積み上がった紙帳票を確認すればひと目で分かりますが、自分が申請した稟議書がどの承認者で滞留しているのか確認するとなると話は変わってきます。その場合、承認者を順番に当たってみるしかありません。承認者は上司や他部署の人ということもあり、心理的ハードルも高くなります。
  • 離れたオフィス間での共有が難しい
    • 前述の通り、紙によるワークフローでは基本的に同じオフィス内での運用が前提となっていますので、東京・大阪オフィス間にまたがったプロジェクトチーム間である稟議書の進捗状況を共有したくても困難です。
  • 処理が終わった帳票の保管場所に困る
    • 決裁まで完了した帳票はファイリングされ、保管棚で保管されますが、量が増えると保管スペースを圧迫し、そのための管理業務も余計に発生します。

紙ベースの運用で発生するワークフローの問題点をGluegent Flowで解決する

上記の問題点について弊社が提供するクラウドワークフローGluegent Flowをご利用いただくと以下の通り改善できます。

1. どこからでも申請・承認業務が行える
Gluegent Flowはクラウドサービスですので、社外のどこからでも利用できます。自宅から交通費精算を行ったり、移動中の隙間時間にスマホで休日申請の承認をこなすことで、作業負荷の軽減および意思決定のスピードアップが実現できます。

2. 申請・承認の進捗状況が簡単に把握できる
Gluegent Flowでは申請済および承認タスクを一覧上で簡単に確認することができます。
承認が途中で滞留している申請がある場合、催促通知を送信することで承認業務の催促も行えます。また、G Suite対応版ではGmailやGoogleサイトに表示できる申請・承認処理ステータスガジェットを利用することでGluegent Flowを起動しなくても自分の処理状況がひと目で分かります。

3. フォロー機能や自動処理を使って簡単共有
Gluegent Flowwには処理が進む度に通知するための仕組み(フォロー機能)があります。これにより、承認フローに参加していない別メンバーが処理状況を逐一ウォッチできます。またG Suite版では承認処理時に自動処理を設定することでGoogleドキュメントやスプレッドシートに申請内容を出力したり、Googleドライブ上のファイルを共有させるようにすることができ、コラボレーションがやりやすくなります。

4. クラウド上のストレージで全て保管
Gluegent Flowでは入力データ・添付ファイルおよび承認履歴を全てクラウド上にて保存/管理しますので、保管場所に悩む必要はなくなります。

いかがだったでしょうか。
なお、紙帳票を使い続ける声の一つとしてワークフローシステムだと複雑なレイアウトができないため、という声がありますが、Gluegent FlowではHTMLエディタやGoogleドキュメント(G Suite版)を利用することで紙帳票と同等のレイアウトが再現可能です。
紙中心のワークフローから1歩前へ進みたい方はぜひお問い合わせください。

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