どこでも申請・承認ができるクラウドワークフローで業務効率を改善しよう（Excelの場合）

前回、紙帳票による申請・承認フローを回している企業がクラウドワークフローGluegent Flowを導入することで様々な効果が期待できる点をご紹介しました。

• どこでも申請・承認ができるクラウドワークフローで業務効率を改善しよう

今回はワークフローの電子化の第一歩としてExcelファイルを用いたワークフローを運用されている企業で起こりがちな課題について、Gluegent Flowを利用することでどのように解決できるか、ご紹介していきます。

Excel帳票によるワークフローで起こりがちな問題点

ワークフローの電子化として、まず最初に取り組みやすいのがExcelファイルを帳票として利用したワークフロー運用ではないでしょうか。Excel帳票によるワークフローでは、紙帳票による運用で制限がかかる「場所」や「保管先」の課題が改善できるものの、以下の問題が起こりがちです。

• ExcelをインストールしたPCが必要
• この運用の前提として、Excel導入済PCが必要です。通常、オフィス利用のPCではExcelがインストールされていないことは少ないと思いますが、普段オフィスPCを利用しない担当者（例：店舗のパート・アルバイト）にもワークフローを利用させたい場合、専用PCを別途用意する必要があります。また、スマホ等のモバイル端末からも手軽に申請・承認ができません。最近では、モバイルアプリでExcelファイルが利用できるケースもありますが、マクロが組み込まれている場合、正しく開けない場合もあるため、注意が必要です。
• 承認者への依頼作業がひと手間かかってしまう
• 新規にExcel帳票で申請内容記入後、上司に依頼する場合、メールに添付したり、帳票を置いた共有フォルダのパスをするといった連絡関連作業が余計に発生します。月末・月初で申請・承認作業が集中する場合、承認依頼のための連絡コストは無視できない程掛かっているのではないでしょうか。
• 承認フローや次の承認者の確認はユーザがきちんと理解し、運用する必要がある
• 金額や区分によって承認先を変えるような稟議書ワークフローを運用する場合、申請者自ら判断し、次の承認者を変えて依頼する必要があります。そのため、複雑な承認フローは社員への徹底が難しく、ミスも起こりやすくなります。
• 進捗状況がすぐに確認できない
• 紙帳票と同様、申請者は現在どの承認者で滞っているか、リアルタイムに把握することは困難です。
• 過去申請・承認した帳票が探しづらい
• Excelファイルの検索性は低いため、過去分の帳票を検索しようとしても、時間が掛かってしまったり、探しづらいです。専用サーバを用意すれば改善できますが、そのための費用が別途掛かってしまいます。

Excel帳票で発生するワークフローの問題点をGluegent Flowで解決する

上記の問題点について弊社が提供するクラウドワークフローGluegent Flowをご利用いただくと以下の通り改善できます。

1. Webブラウザがあればワークフローがすぐ回せる
Gluegent Flowは100% Webアプリケーションとしてご提供しています。そのため、Webブラウザあれば、PC・モバイル端末どれでもご利用いただけます。そのため、クライアント端末への初期導入コストは掛かりません。

2. 処理依頼通知はワークフローが自動送信してくれる
Gluegent Flowでは申請済および承認時、次の承認・決裁者への処理依頼通知メールを自動で送信してくれます。わざわざメールを作成・送信する余計な作業が不要となります。

3. 様々な承認フローや承認者の自動設定が利用できる
Gluegent Flowでは標準的な承認フローに加え、金額や区分に応じて次の承認先を変えるような条件分岐など、柔軟な承認フローが利用可能です。また、ロール機能を利用すれば、申請者の上長を自動判別し、承認者を割り当ててくれるので大変便利です。

4. 申請・承認の進捗状況も簡単に把握できる
Gluegent Flowでは申請または承認済のワークフローの進捗状況を一覧で確認できます。G Suite対応版では申請・承認処理ステータスガジェットを利用することでGluegent Flowを起動しなくてもGmail上で自分の処理状況がひと目で確認可能です。

5. 過去の申請・承認タスクもラクラク検索

一般ユーザの場合、過去申請・承認したタスクも全文検索で探し出すことができます。また、管理者であれば検索結果をCSVファイル形式で出力することも可能です。

参考：

• 紙やExcel帳票をワークフローシステムへスムーズに移行するためのポイント
• クラウドワークフローでも色々な承認ルートが制御できます
• クラウド型ワークフローでも現行システムや紙の帳票をここまで再現できる

いかがだったでしょうか。Excel帳票によるワークフローはお手軽に始められるため、初期の頃は問題なものの、次第に余計な作業が発生することでそのコストは無視できないものになってくるでしょう。Gluegent Flowをご利用いただければ、ワークフローに関する業務効率も改善・向上し、本来取り組むべき業務に集中する時間がより確保できるようになります。
現在Excel帳票でワークフローを回している方で、今より業務効率を改善したい方はぜひお問い合わせください。

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クラウドサービスなのに、IPアドレス制限は必要なの？

いつでも、どこからでも、利用できる便利なクラウドサービスですが、その利便性を制限する「IPアドレス制限」は必要なのでしょうか？

クラウドサービスは、今の働き方に欠かせない

GoogleのG Suiteや、MicrosoftのOffice 365、のような多くの機能をもつものから、BoxやDropboxのようなファイル保存や共有に特化したもの、Slackや、LINE WORKSのようなコミュケーションに注力したチャットツール、さらに、Salesforceのような顧客管理、営業支援を中心とするサービスなど、多くの特徴あるクラウドサービスが提供されています。
これらのサービスは、今や当たり前となった「クラウドサービス」として提供され、インターネットにつながりさえすれば、世界中のどこからでも利用することができます。クラウドサービスの「いつでも、どこからでも」という特徴は、現代の働き方に欠かせないものとなっています。
激しい競争の中、迅速な意思決定をするためには、場所や時間に関係なく、コミュケーションを密に取ることが必要となっています。さまざまなデバイスで利用でき、地理的な制約を受けないクラウドサービスなくしては、ビジネスの成功は難しいでしょう。
また、さまざまな立場の働き手が、自分のライフスタイルにあった働き方をするためにも、いつでもどこでも、仕事ができる手段が提供されることは、重要な意味があります。子育ての合間に、専門的なスキルを提供することが出来れば、長期の休みをとらずに、短い時間だけでも就労することができますし、会社から離れた場所で、仕事をすることができれば、通勤で疲弊することもなく、高いパフォーマンスを出すことができるでしょう。
このように、クラウドサービスは、「働き方改革」にも寄与するビジネスに必須のツールと言えるでしょう。

どこからでもアクセス出来て良いのか

前述のように、どこからでも利用できるという特徴は、多くのメリットとなりますが、その反面、本当にどこからでもアクセス出来て良いのでしょうか。クラウドサービスが当たり前になる前には、各社が自前でサーバを運用し、会社の中に物理的に居なければ、メールを読んだり、ファイルサーバにアクセスすることが出来ませんでした。そのような情報にアクセスするためには、社外からVPNで接続するしかありません。
そのような環境では、オフィスの物理境界がそのまま、情報アクセスの境界となり、情報が適切に守られています。しかし、クラウドサービスはプロバイダから提供されたままの状態であれば、このような境界は存在せず、認証さえ通過すれば、アクセスできてしまいます。「いつでも、どこでも仕事ができて、生産性アップ」と無邪気に喜んでいて良いわけではなさそうです。

業務の内容と扱う情報の種類

会社の中には様々な部署があります。社外に積極的に出て顧客を獲得したり、実際に社外でサービスを提供したりする業務もありますし、ほとんどの時間を社内で過ごす業務もあります。主に社内で仕事する人のアカウントが、世界中のどこからでもアクセス可能である必要があるでしょうか。また、競合他社に対抗するために、研究を進めているような機密性が高い情報も、自宅からアクセスできたり、モバイル端末からアクセスできるようにする必要があるでしょうか。
業務の内容や、扱う情報の種類によっては、「いつでも、どこからでも」アクセスする必要がなかったり、アクセスさせてはいけないというケースもあります。

いつでも、どこからでも情報が漏れる可能性がある

上で述べたように、企業には機密情報もありますし、外から見なくても良い情報があります。しかし、多くのクラウドサービスは、これらの情報を守るのは、IDとパスワードに代表される個人の認証に頼っていて、認証さえ突破されれば、「いつでも、どこからでも」情報が漏れる可能性があります。これは、情報の重要さに比して、セキュリティ対策が薄すぎると言わざるを得ません。
パスワードによる認証は、人間の記憶力に頼ることが多く、十分な長さや複雑さをもって運用することは難しく、複数のサービスで使いまわされたりしています。あるサービスでパスワードが漏れた場合に、他のサービスも不正アクセスの危険が高まります。
普段利用しない端末や環境からのログインを自動的に検知し、パスワード以外の情報(通知用メールアドレスなど)を聞いてくるサービスもありますが、そのようなサービスはまだ多くありません。クラウドサービスは、便利な機能を提供しつつ、そのセキュリティの確保はユーザにまかせていると言えるでしょう。

IPアドレスによる制限

企業が使うネットワークでは、多くの場合、IPアドレスが固定化されています。前述したような、機密情報や、社外からアクセスする必要がない業務では、会社からだけのアクセスに制限することが出来れば、ID/パスワードによる認証と合わせて、十分なセキュリティが確保されていると言えそうです。
アクセス元のIPアドレスが、固定化された会社のものからに制限されていれば、パスワードが漏れていても、退職者のアカウントが誤って残っていたりしても、大事な情報にアクセスすることはできません。

認証を他のサービスに移譲できる

ただ、アクセス元のIPアドレスを制限できるクラウドサービスは、それほど多くはありません。では、そのようなサービスだけ、どこからでもアクセス出来るようにしておくしかないのでしょうか。
実は、IPアドレスの制限機能を備えるサービスは少ないものの、多くのクラウドサービスでは、認証を他のサービスに移譲する機能をもっています。シングルサインオン機能を提供する他のサービスに認証を任せることで、複数のサービスを併用する際に、利便性が向上するからです。

認証時にIPアドレスを制限

弊社が提供するGluegent Gateは、多くのクラウドサービスに対応するシングルサインオンサービスです。また、認証時に、アクセス元のIPアドレスを確認し、定義されたIPアドレスでない場合には、認証を許可しないようにできます。また、IPアドレスを制限するグループと、制限しないグループを別に定義することも出来ます。例えば、社外からのアクセスが必須となる営業部のメンバーは、IPアドレスを制限せず、業務では社内からしかアクセスしない、総務部のメンバーは、IPアドレスを制限するというような使い方ができます。
認証を握ることで、対象のクラウドサービスの利用を適切に制限することができます。「いつでも、どこでも」が旗頭のクラウドサービスですが、ここまでに見てきたように、どのようなケースでも、全世界からアクセスできることは、適切ではありません。
Gluegent Gateでは、IPアドレス制限に留まらず、特定の端末に制限する機能など、様々な面から、適切な利用に制限する機能を提供しています。さらに、これらの制限ルールを現場の利用パターンに合わせて柔軟に適用できます。
クラウドサービスを利用するには、必須のサービスです。ぜひ、ご相談ください。

 

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アクセス制御, クラウドへの移行, シングルサインオン, セキュリティ

メールの宛先や予定の参加者を一括で指定する超簡単な方法

メールを送るときや、会議の予定を作るとき、皆さんはどのように宛先を指定していますか？大抵の場合は、一人ひとりのメールアドレスや氏名で検索して指定しているのではないでしょうか。弊社にてご提供している共有アドレス帳は複数のメールアドレスを一度に指定できる強力なツールです。
今回は共有アドレス帳を使った、ちょっと便利な機能をご紹介しましょう。

◯グループ選択パネル

共有アドレス帳で、ユーザーやグループを選択する画面を「グループ選択パネル」と呼んでいます。グループ選択パネルは共有アドレス帳はもちろん、グループスケジューラ・Gluegent Flowにそれぞれ実装されていますので、各サービスで同じ操作感でご利用いただけます。

今、この図では「全社」から「営業部」をクリックしたところです。
ここでもう一度「営業部」をクリックすると・・・

「営業部」グループのメンバーが全員選択されます。
もう一度「営業部」をクリックすると、今度はメンバー全員のチェックが外れます。

チェックボックスを1つ1つクリックするのは大変ですので、この方法を使うと、一度に選択できて楽ですね。グループのメンバー全員をチェックする場合は、グループのチェックボックスをオンにするということでも実現可能ですが、誤選択をさせないためにオーダーシートに<selectable>をnoで設定したグループでの全選択や、全選択後に何人かを除外するという場合はこの方法が効率的です。

◯マイグループで更に便利に

グループ選択パネルにはマイグループが設定できます。上の図の「全社」の下に「マイグループ」があります。
これは、よく使うユーザーやグループをマイグループとして作成しておき、宛先や予定の参加者として選択するときに使います。
マイグループを作成するときは、予めマイグループに追加したいユーザー・グループを選択し検索ボックス横の▼から「チェックした項目でマイグループを作成する」をクリックします。

マイグループの名前を自由に入力し「OK」をクリックします。

「マイグループ」に先ほど作成したグループが表示されます。中身は選択したユーザーやグループが指定されています。

マイグループから削除するときは削除したいメンバーをクリックして「×」をクリックします。マイグループへ追加したい場合は「＋」をクリックします。

マイグループでもグループと同様に、クリックで全員選択・選択解除ができます。

いかがでしたでしょうか。いろいろな場面であの人とこの人と、あっこの人も呼んで・・・といったシーンがあると思います。ちょっとした操作ですが、便利にお使いいただけると思います。色々なシーンで活用して、他の人を「おぉ〜」と言わせて、優越感を感じてください。

 

 

 

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どこでも申請・承認ができるクラウドワークフローで業務効率を改善しよう

稟議書や経費精算書等の帳票を紙で作成し、申請・承認フローを回している企業はまだまだ多いかと思います。弊社が提供しているクラウドワークフローGluegent Flowをご紹介したお客様の中には、ずっと紙によるワークフローを運用してきているので不要ですと言われることもあるのですが、作業効率やテレワーク、内部統制等について考慮すると、クラウドワークフローシステムへの移行を検討されたほうがもっと業務が楽になるのでは？と思うケースもあります。
今回は、紙からGluegent Flowに移行することでどのようなメリットがあるか、簡単にご紹介します。

紙ベースでワークフローを回していると起こりがちな問題点

紙の帳票を使ったワークフローを回している場合、以下の問題が起こりがちです。

• 会社に居ないと申請・承認・決裁処理が行えない
• 紙中心のワークフロー運用の大前提として、会社で行うということがあります。そのため、在宅勤務やモバイルワークとして会社以外の場所でも業務ができるようになりつつある一方で、交通費精算をするためには会社に出社しなければできないような事態が発生します。また上司が出張してしまうと承認・決裁業務が止まってしまい、意思決定スピードも遅れがちとなってしまいます。
• 承認処理の進捗状況が簡単に把握できない
• 自分が処理すべきタスクは積み上がった紙帳票を確認すればひと目で分かりますが、自分が申請した稟議書がどの承認者で滞留しているのか確認するとなると話は変わってきます。その場合、承認者を順番に当たってみるしかありません。承認者は上司や他部署の人ということもあり、心理的ハードルも高くなります。
• 離れたオフィス間での共有が難しい
• 前述の通り、紙によるワークフローでは基本的に同じオフィス内での運用が前提となっていますので、東京・大阪オフィス間にまたがったプロジェクトチーム間である稟議書の進捗状況を共有したくても困難です。
• 処理が終わった帳票の保管場所に困る
• 決裁まで完了した帳票はファイリングされ、保管棚で保管されますが、量が増えると保管スペースを圧迫し、そのための管理業務も余計に発生します。

紙ベースの運用で発生するワークフローの問題点をGluegent Flowで解決する

上記の問題点について弊社が提供するクラウドワークフローGluegent Flowをご利用いただくと以下の通り改善できます。

1. どこからでも申請・承認業務が行える
Gluegent Flowはクラウドサービスですので、社外のどこからでも利用できます。自宅から交通費精算を行ったり、移動中の隙間時間にスマホで休日申請の承認をこなすことで、作業負荷の軽減および意思決定のスピードアップが実現できます。

2. 申請・承認の進捗状況が簡単に把握できる
Gluegent Flowでは申請済および承認タスクを一覧上で簡単に確認することができます。
承認が途中で滞留している申請がある場合、催促通知を送信することで承認業務の催促も行えます。また、G Suite対応版ではGmailやGoogleサイトに表示できる申請・承認処理ステータスガジェットを利用することでGluegent Flowを起動しなくても自分の処理状況がひと目で分かります。

3. フォロー機能や自動処理を使って簡単共有

Gluegent Flowwには処理が進む度に通知するための仕組み（フォロー機能）があります。これにより、承認フローに参加していない別メンバーが処理状況を逐一ウォッチできます。またG Suite版では承認処理時に自動処理を設定することでGoogleドキュメントやスプレッドシートに申請内容を出力したり、Googleドライブ上のファイルを共有させるようにすることができ、コラボレーションがやりやすくなります。

4. クラウド上のストレージで全て保管
Gluegent Flowでは入力データ・添付ファイルおよび承認履歴を全てクラウド上にて保存／管理しますので、保管場所に悩む必要はなくなります。

いかがだったでしょうか。
なお、紙帳票を使い続ける声の一つとしてワークフローシステムだと複雑なレイアウトができないため、という声がありますが、Gluegent FlowではHTMLエディタやGoogleドキュメント(G Suite版）を利用することで紙帳票と同等のレイアウトが再現可能です。
紙中心のワークフローから1歩前へ進みたい方はぜひお問い合わせください。

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