2019年3月20日水曜日

セキュリティに意識的になって、安全にサービスを使いましょう

便利な機能を謳うクラウドサービスが、どんどんリリースされ、ビジネスの場においても、広く使われていますが、便利な機能にばかり気を取られて、セキュリティについての理解や認識があいまいであることもあるようです。今回は、セキュリティについて、その意味を再考してみます。



「安全に」サービスを使う

一口に「セキュリティ」と言っても、その意味することは多岐にわたりますが、ここでは、「クラウドサービスを使って、企業活動を安全に行うこと」といった側面で見てみます。
「安全に」とはどういう意味でしょうか。まず、考えられるリスクを挙げてみます。

  • 情報が漏洩する(機密性が損なわれる)
  • 情報が消去・改ざんされる(完全性が損なわれる)
  • 情報が利用できなくなる(可用性が損なわれる)

これらのリスクが顕在しないことが、安全にサービスが利用できるという状態です。

クラウド以前とクラウド以後

当然ながら、これらの対策はクラウドサービスが提供される以前にも最重要な要件として実現されていました。重要な情報資産を漏洩から守るために、物理的あるいはネットワーク的にインターネットから分離したりする等です。また、情報が失われないようにハードウェアを冗長化したり、バックアップを取り、DR/BCPについての計画を策定していたりもしていました。
クラウドサービスが提供されるようになって、これらの対策が不要になったわけではなく、自前でやらなくても良くなっただけです。クラウドサービス・プロバイダは、これらの要件を満たすために、より大規模なリソースを使って、高度なレベルで実現しています。
つまり、クラウドサービスを購入するということは、そのサービスの主機能とそれをセキュアに利用する仕組みを購入しているということになります。

セキュリティ要件について意識的に見直しましょう

クラウドサービスを選定する時には、その主機能が要件を満たすか検討することが当然ですが、セキュリティ要件も、依然として重要なポイントです。「データがどこにあるか分からないから」とか、「サービス・プロバイダがデータを覗いているかも」といった、『漠然とした不安』を感じているのは問題です。また、反対に「最新のサービスだから安心」とか、「大きな企業が提供してるから大丈夫」といった『盲目的な思い込み』で安心してしまうのも問題です。
セキュリティ要件は、各組織で、その重点ポイントが異なります。自分の組織がどのようなポイントについて、どのレベルを求めているのかについて、意識的になる必要があります。

機密性はユーザによって容易に損なわれます

「可用性」や「完全性」は、クラウドサービス・プロバイダがその責任を負う部分が大きい要素ですが、「機密性」については、プロバイダが高いレベルを提供したとしても、ユーザの使い方が適切でなければ容易に損なわれます。例えば、

  • 短すぎるパスワードを許している
  • 複数人にアカウントが共有されていて、どこからでもアクセスできる
  • 個人で利用するサービスとパスワードが同一である

という運用が許容されている場合、不正アクセスが起こる可能性が高まります。
また、多くのクラウドサービスを利用している場合に、アカウントの適切な管理が出来ていないと、意図しない人に意図しない情報が閲覧可能になっていたり、退職者のアカウントが有効なままになってしまうといった事故が起こりやすくなります。

機密性を確保するサービス

クラウドサービスには、機密性を確保することを目的としたサービスがあります。弊社が提供する「Gluegent Gate」は、各種クラウドサービスに対して、


  • IPアドレスや端末認証、証明書認証によるアクセス制御
  • アカウントの統合管理
  • シングルサインオン

の機能を提供します。「機密性」は、ユーザの利便性に引きづられて、ゆるくなりがちですが、Gluegent Gateは、利便性を確保した上で、高い機密性を維持することが可能です。

セキュリティ要件を明確にして、安全にサービスを利用しましょう

セキュリティの確保は、ここまでやれば、永続的に絶対安心という性質のものではなく、常に十分かどうかを確認し続ける必要があります。ただ、自分の組織が求める要件を明確にしなければ、それもままなりません。まずは、セキュリティについて、「意識的」になることで、自ずと明確になってきます。その上で適切な対策を取り、安全にサービスを利用することをお薦めします。


   Gluegent Gate

2019年3月13日水曜日

お客様の熱い想いが機能充実に繋がります。ぜひご要望をお寄せください。

弊社のサービスはご提供開始以来、たくさんのそして様々な業種のお客様にご利用いただいております。現在の各サービスの機能は弊社コンセプトに基づくものの他、たくさんのお客様からのお声によって拡充されたものも存在します。今回は各サービスの機能の中から、お客様の声によって実現した機能をいくつかご紹介しましょう。

◯共有アドレス帳・グループスケジューラ・Gluegent Flow共通

「ルートグループをたくさん登録できるようにしてほしい」
ルートグループは3件まで登録可能でした。多くのお客様が1つか2つで事足りていたのですが、本社・支社だけでなく、グループ会社数社を束ねるため、ルートグループが足りないというご要望をいただきました。そこで、3件から10件に増やしました。

 共有アドレス帳のリリース情報
 グループスケジューラのリリース情報
 Gluegent Flowのリリース情報

「グループ選択パネルでグループのチェックボックスを表示させないでほしい」
共有アドレス帳はメールで宛先を指定するときに便利なのですが、グループにチェックボックスが表示されているため、グループのチェックボックスをオンにして宛先に指定してしまうセキュリティ事故が多発してしまうというお客様がいらっしゃいました。そこで、オーダーシートで設定値<selectable>を追加し、「no」と入力されているグループのチェックボックスを表示させない対応を行いました。
共有アドレス帳のリリース情報
 グループスケジューラのリリース情報
 Gluegent Flowのリリース情報

「グループ選択パネルで氏名を日英両方表記してほしい」
グローバルな企業では国内では漢字で、海外ではローマ字表記で仕事をしているので、共有アドレス帳でも漢字の氏名とローマ字の氏名両方を一度に表記してほしいというご要望をいただきました。そこで、オーダーシートで設定値exnameを追加し、ここに複数行入力いただくことで両方の表記を実現しました。
共有アドレス帳のリリース情報
 グループスケジューラのリリース情報
 Gluegent Flowのリリース情報

◯共有アドレス帳
「スマートフォンで共有アドレス帳から電話がかかられるようにしてほしい」
スマートフォン版共有アドレス帳をリリースしてから多くいただくご要望にお答えし、共有アドレス帳のプロフィール欄に表示された電話番号に電話がかけられるようにしました。
共有アドレス帳のリリース情報
また、共有アドレス帳に登録されている人から電話がかかってきたときには着信表示で誰からの着信かをわかるようにしました。
共有アドレス帳のリリース情報
 電話したことがない相手とも、スマートに通話できます

◯グループスケジューラ
「いつも予定を見るメンバーは1パターンじゃない」
グループスケジューラのカレンダーパネルに表示させるメンバーはいつも同じ部署のメンバーだけとは限らない、同じ部署のAさん、Bさん、Cさんの予定を見たいときもあるし、業務で関係しているDさん、Eさん、Fさんの予定を見たいときもあるので、両方を簡単に切り替えられるようにしてほしいというご要望から産まれた、カレンダーパネルのタブ切り替えという機能を実装しました。
グループスケジューラのリリース情報

「カレンダーパネルのメンバーの順番を簡単に入れ替えたい」
カレンダーパネルに表示されているメンバーの並び順は、グループ選択パネルの選択順でした。そのため、カレンダーパネルに新しく追加した人を一番上にしたい場合は、一度全員をカレンダーパネルから削除して、上から1人ずつ選択し直してもらっていました。それはあまりにも時間がかかるということで、メンバーをドラッグ&ドロップで移動できる機能を実装しました。
グループスケジューラのリリース情報

いかがでしたでしょうか。今回はほんの一部ですが、お客様のお声により、実装された機能はまだまだたくさんあります。こんな機能がほしいな!きっとこうすればもっと便利になるはず!というご意見、ご要望を弊社サポートへお寄せください。お待ちしております。

※お客様から頂戴したご要望は全て実現可否を検討いたしますが、技術的な課題や他のユーザーへの影響により対応できない場合がありますのでご了承ください。

 
 
 

2019年3月6日水曜日

スマートフォンで簡単メールアドレス入力!Gluegent Apps 共有アドレス帳

現在、ビジネス上のコミュニケーション手段としてSNSやチャットが注目され始めていますが、今でも主流はメールではないでしょうか。メールの場合、宛先でのメールアドレス入力が必須ですが、この入力作業をスマートフォンの小さいキーボードで行うのが苦手な人も多いのではないでしょうか。また専用のアドレス帳アプリで送信先のメールアドレスをコピーし、メールアプリに切り替えてコピペ・・という煩わしい作業のせいでストレスを感じている方もいらっしゃるかと思います。
そんな方にぜひともご紹介したいのがGluegent Apps 共有アドレス帳です。このサービスではモバイルアプリも提供しており、このアプリに備わっているキーボード機能を利用すれば、スマートフォンでのメールアドレス入力を省力化し、円滑にコミュニケーションがとれるようになります。
今回は、iOS版モバイルアプリを題材に、キーボード機能を使ったスマートフォンでの効率的なメールアドレス入力方法についてご紹介します。

スマートフォンでのメールアドレス入力に関する課題とは

まずスマートフォンからメールアドレスを直接入力する場合の課題を挙げてみます。
  • 小さいキーボードからのメールアドレスが入力しづらい
    • パソコンであれば簡単に入力できることでも、画面の小さいスマートフォンのキーボードからでは入力が大変です。
  • メール誤送信のリスクが高まる
    • 入力ミスも起こりやすく、気をつけておかないとメール送信時に間違った宛先を入力してしまい、メールを誤送信してしまうリスクが高まります。
  • アドレス帳アプリを利用することによるアプリ切替操作が煩わしい
    • アドレス帳アプリで探した人のメールアドレスをコピー後、メールアプリにペーストするといったアプリ切替操作が発生しがちです。
外出先からスマートフォンでメールを送信する場合、メールアドレスの入力がスムーズにできず、ストレスを感じる方も多いのではないでしょうか。

Gluegent Apps 共有アドレス帳 キーボード機能

上記の課題を解決するのが、Gluegent Apps 共有アドレス帳のモバイルアプリに備わっているキーボード機能です。このモバイルアプリは一般的なアドレス帳形式のアプリの他にキーボードエリアに組織アドレス帳を表示する機能も提供しています。このキーボード機能を利用することで、上記の課題を解決することができます。
  • 2タップによる簡単入力
    • キーボードエリアで該当メールアドレスを選択・入力することで簡単にアドレス入力できます
  • メール誤送信防止が可能
    • 登録済メールアドレスを選択し入力するため、誤ったメールアドレス宛にメール送信するリスクが無くなります
  • キーボードエリアがアドレス帳であるため、他アプリとの切替操作が不要
    • アドレス帳およびメールアプリ間での切替をすることなく、効率的にメールアドレスを入力できます。

共有アドレス帳 キーボード機能の利用方法

ここからはiOS版Gluegent Apps 共有アドレス帳でキーボード機能を利用方法をご説明します。
まず、以下のインストール・設定作業が完了しているものとします。

<前提>
  • 「Gluegent モバイル共有アドレス帳」アプリのインストール
  • アプリ初期設定(ご利用ドメインの認証が完了していること)

iOSの仕様上、サードパーティ製のキーボードアプリを有効にするためには以下の設定作業が必要となります。

<キーボード表示のための準備作業>
  1. ホーム画面から「設定」を選択します
  2. 設定一覧から一般>キーボードを選択します
  3. キーボード一覧から「keyboard-共有アドレス帳」を選択します

  4. 「フルアクセスを許可」で有効にします。この際、メッセージが表示されるので「許可」を選択します。



この作業により共有アドレス帳キーボードが表示できるようになりましたので、実際に表示してみましょう。
以降、Gmailアプリ上での操作を前提に説明を進めます。

共有アドレス帳キーボードを表示するには、入力位置にカーソルを持っていき、地球儀アイコンをタップし、キーボードを共有アドレス帳に切り替えます。すると以下のように共有アドレス帳が表示されます。

キーボードエリアの初期表示ではルートグループである組織およびマイグループを表示していますので、送信先となる対象者を組織階層を辿りながら探していきます。見つけたら対象者名の上でタップします。するとチェックマークが付きますので下部の「入力」をタップします。


表示中のアプリのカーソル箇所に選択したメールアドレスが挿入されます。

問題なければ右下の改行アイコンをタップすることで確定します。


複数のメールアドレスを入力したい場合は、メールアドレスの挿入毎に「カンマ」アイコンからカンマを挿入することで一括挿入も可能です。
また、上記ではメール送信を例にしていますが、G Suiteユーザの場合、カレンダーアプリで新規予定の参加者メンバー追加や、ドライブアプリでファイル共有先に指定したりする場面でもキーボード機能で効率的にメールアドレスの指定が可能です。

いかがだったでしょうか。スマートフォンでのメールアドレス入力を頻繁に行っている方は特にこのキーボード機能による省力化・効率性を実感していただけると思います。なお、本記事ではiOS版をご紹介しましたが、Android版でもキーボード機能をお使いいただけます。ご興味のある方はぜひお問い合わせください。

   Gluegent Apps 共有アドレス帳