2019年2月27日水曜日

業務時間を圧迫する「定型業務」は、「ワークフロー」化して、定時で帰りましょう

日々の業務の中で、定型的な処理や仕事はどのくらいの比率を占めるでしょうか。定型的な仕事の多くは、その構造や関係者などを整理することで、「ワークフロー」としてモデル化することができます。今回は、「定型業務のワークフロー化」について、考えてみましょう。「定型業務」を「ワークフロー」化して業務を効率化することで、毎日定時で帰ることも夢ではありません。

定型業務とは

ビジネスの場において、「業務」を「定型業務」と「非定型業務」の2つに分けて考えてみましょう。出社して、メールをチェックすると、商品の追加発注や、在庫の確認、商品に関する問い合わせなど、多くの要対応の「業務」があります。これらの業務は、従業員や取引先などの関係者との連絡や調整などを経て、結果的に成果を出して、価値を生むことになります。
ただ、個別の判断が必要で、判断の結果によっては、対応が大きく異なる業務もあれば、決められた手順で決められた通りの作業を行う業務もあります。ここでは、前者を「非定型業務」とし、後者を「定型業務」としましょう。
「非定型業務」は、これまでに聞いたことがないようなお客様の要望に対して、豊かな経験を基にして、独自の判断や、コネクションを駆使し、最適な提案をまとめるといった、その都度、「高度な判断」が必要となるような業務です。
一方、「定型業務」は、いわば「いつも変わらない仕事」です。例えば得意先A社から、商品Xを100個受注するというような業務で、その都度「高度な判断」は必要としません。業務の構造(商品が注文され、それに従って納品する)は変わらず、構造に当てはめられるパラメータ(注文主や、商品名、数、納品先など)が変わるのみです。
可能な限り「非定型」な業務を整理し、「定型化」するということは、業務の効率化、高収益化の大きな手段の一つと言えます。「定型化」することで、ミスも減りますし、経験豊富な人材を揃えなくても良くなります。

定型業務のワークフロー化

「ワークフロー」とは、仕事の一連の流れを定義し、手続きを再現可能な「モデル」としてまとめることや、まとめられた「モデル」のことを指します。業務は、前述した「定型業務」も「非定型業務」も一定のレベルでワークフローとしてまとめることは可能ですが、「非定型」の場合は、条件分岐が多くなったり、多重化したり、手続きとしてまとめられるほど粒度を落とせないために、ワークフローとしてまとめる意味がないほどに一般化されてしまうことがあります。
一方で、「定型業務」は、ワークフローとして構造をまとめることが容易です。手続きが決まりきっていて、決まっていないのは、数量等のパラメータのみです。ワークフローとして整理して、纏められた業務は、豊富な経験や特別な技術がなくとも、一定の手順を実行可能であれば、誰でも再現可能な業務となります。高度な判断が求められることがないため、事故も起きません。

ワークフローの電子化・クラウド化

「定型業務」を「ワークフロー」としてとらえるというような大仰なことを言わずとも、多くの企業では、実践されているものと思います。ただ、定型業務として、一枚の手順書にまとめられていることを毎日手作業で実施したり、必要なパラメータを並べた「帳票」にペンで記入し、次の処理担当の机に回すというような、処理の方法を取っている場合もあるでしょう。関係者で「紙」を回して、ハンコを押して、処理をすすめるという方法は、環境によっては最適化された方法かも知れません。
かつてはシステム化するにはコストがかかりすぎたり、そもそもシステム化のための担当者がいない等の問題もありました。
しかし、現代ではクラウドサービスの登場により、低コストで簡単に紙を電子化させることができるようになっていますので、定型業務に関しては紙を排し、電子化・クラウド化することが、より適していると言えるでしょう。

クラウド化されたワークフローのメリット

ワークフローが電子化・クラウド化されることのメリットは、紙がなくなるというだけではありません。利用される環境によるところもありますが、一般的に考えて以下のようなメリットが得られます。

  • 処理・手続きが高速化され、業務全体がスピードアップする
  • 机で紙にハンコを押す必要がないため、スマートフォンなどを使って、どこでも処理できる。
  • パラメータとして入力される値をシステムでチェックできるため、不正な値が入らないようにできる
  • パラメータとして入力される値として、最新のマスタ情報を参照することができる
  • 処理全体や、処理結果を記録することができる
  • 記録された処理結果を分析することが容易になり、業務の改善を見込める

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