2019年2月27日水曜日

業務時間を圧迫する「定型業務」は、「ワークフロー」化して、定時で帰りましょう

日々の業務の中で、定型的な処理や仕事はどのくらいの比率を占めるでしょうか。定型的な仕事の多くは、その構造や関係者などを整理することで、「ワークフロー」としてモデル化することができます。今回は、「定型業務のワークフロー化」について、考えてみましょう。「定型業務」を「ワークフロー」化して業務を効率化することで、毎日定時で帰ることも夢ではありません。

定型業務とは

ビジネスの場において、「業務」を「定型業務」と「非定型業務」の2つに分けて考えてみましょう。出社して、メールをチェックすると、商品の追加発注や、在庫の確認、商品に関する問い合わせなど、多くの要対応の「業務」があります。これらの業務は、従業員や取引先などの関係者との連絡や調整などを経て、結果的に成果を出して、価値を生むことになります。
ただ、個別の判断が必要で、判断の結果によっては、対応が大きく異なる業務もあれば、決められた手順で決められた通りの作業を行う業務もあります。ここでは、前者を「非定型業務」とし、後者を「定型業務」としましょう。
「非定型業務」は、これまでに聞いたことがないようなお客様の要望に対して、豊かな経験を基にして、独自の判断や、コネクションを駆使し、最適な提案をまとめるといった、その都度、「高度な判断」が必要となるような業務です。
一方、「定型業務」は、いわば「いつも変わらない仕事」です。例えば得意先A社から、商品Xを100個受注するというような業務で、その都度「高度な判断」は必要としません。業務の構造(商品が注文され、それに従って納品する)は変わらず、構造に当てはめられるパラメータ(注文主や、商品名、数、納品先など)が変わるのみです。
可能な限り「非定型」な業務を整理し、「定型化」するということは、業務の効率化、高収益化の大きな手段の一つと言えます。「定型化」することで、ミスも減りますし、経験豊富な人材を揃えなくても良くなります。

定型業務のワークフロー化

「ワークフロー」とは、仕事の一連の流れを定義し、手続きを再現可能な「モデル」としてまとめることや、まとめられた「モデル」のことを指します。業務は、前述した「定型業務」も「非定型業務」も一定のレベルでワークフローとしてまとめることは可能ですが、「非定型」の場合は、条件分岐が多くなったり、多重化したり、手続きとしてまとめられるほど粒度を落とせないために、ワークフローとしてまとめる意味がないほどに一般化されてしまうことがあります。
一方で、「定型業務」は、ワークフローとして構造をまとめることが容易です。手続きが決まりきっていて、決まっていないのは、数量等のパラメータのみです。ワークフローとして整理して、纏められた業務は、豊富な経験や特別な技術がなくとも、一定の手順を実行可能であれば、誰でも再現可能な業務となります。高度な判断が求められることがないため、事故も起きません。

ワークフローの電子化・クラウド化

「定型業務」を「ワークフロー」としてとらえるというような大仰なことを言わずとも、多くの企業では、実践されているものと思います。ただ、定型業務として、一枚の手順書にまとめられていることを毎日手作業で実施したり、必要なパラメータを並べた「帳票」にペンで記入し、次の処理担当の机に回すというような、処理の方法を取っている場合もあるでしょう。関係者で「紙」を回して、ハンコを押して、処理をすすめるという方法は、環境によっては最適化された方法かも知れません。
かつてはシステム化するにはコストがかかりすぎたり、そもそもシステム化のための担当者がいない等の問題もありました。
しかし、現代ではクラウドサービスの登場により、低コストで簡単に紙を電子化させることができるようになっていますので、定型業務に関しては紙を排し、電子化・クラウド化することが、より適していると言えるでしょう。

クラウド化されたワークフローのメリット

ワークフローが電子化・クラウド化されることのメリットは、紙がなくなるというだけではありません。利用される環境によるところもありますが、一般的に考えて以下のようなメリットが得られます。

  • 処理・手続きが高速化され、業務全体がスピードアップする
  • 机で紙にハンコを押す必要がないため、スマートフォンなどを使って、どこでも処理できる。
  • パラメータとして入力される値をシステムでチェックできるため、不正な値が入らないようにできる
  • パラメータとして入力される値として、最新のマスタ情報を参照することができる
  • 処理全体や、処理結果を記録することができる
  • 記録された処理結果を分析することが容易になり、業務の改善を見込める

グルージェントでは、クラウド上で稼働し、いつでもどこでも処理可能な、本格ワークフローシステム「Gluegent Flow」を提供しています。Gluegent Flowは、上に挙げた利点はもちろん、テンプレートをつかった迅速な現場投入や、柔軟なフォーム設計など、多くの便利な機能を備えています。もちろんクラウドサービスですから、働き方改革でリモートワークを導入する際にも便利にご利用いただけます。
毎日決まりきった作業に時間を取られている方、帳票の束が机に積まれて決裁が滞っている方、ぜひ、Gluegent Flowをご検討ください。

2019年2月20日水曜日

Gluegent Flowのタスク番号を申請書内に表示するためのちょっとしたテクニック

Gluegent Flowをお使いのお客様からよくいただくご質問に「申請したあと、画面上にタスク番号(自動採番される番号)を表示したい」というものがあります。
基本的には表示されないものなのですが、実は、簡単に表示させることができます。
今回はタスク番号を画面に表示させる方法をご紹介します。

◯フォームレイアウトを使っている場合

GoogleドキュメントやHTMLレイアウトエディターを使って入力フォームの配置を紙の申請書のように配置している場合は、レイアウト内に${タスク番号}を入力するだけでOKです。
試しに「テンプレート一覧」で「0101_氏名変更届」をコピーしてください。
コピーアイコンをクリックするとカテゴリ未設定のところに新しいモデルが作成されます。
作成されたモデルを開いてみましょう。「入力フォーム」の「フォーム全体の設定」をクリックします。更に「HTMLレイアウト」をクリックします。
HTMLレイアウトエディターが開きます。ここに「${タスク番号}」と入力されています。
これだけで、申請後、自動的にタスク番号が表示されます。入力フォームに新しいフォームを追加する必要はありません。

◯フォームレイアウトを使っていない場合
フォームレイアウトで「デフォルトのレイアウト」を使っている場合は自動処理を使います。
先程のテンプレートを例にご紹介しましょう。
まず、任意の入力フォームを追加します。タイプは「単行テキスト」で名前は今回は「番号」とします。経路ごとの表示・編集設定は全ての経路で「表示」とします。
続いて、経路をクリックします。
申請の経路の「自動処理設定」をクリックし、申請の「+」をクリックします。
「入力フォームアップデート」自動処理の「+」をクリックします。
更新対象項目名で上記で作成した「番号」を選択し、更新内容に「${タスク番号}」を入力します。
あとは、OKをクリックして、モデルを保存すればOKです。

いかがでしたでしょうか。意外と簡単だったのではないでしょうか。プレースホルダーや自動処理を使うと、これ以外にもいろいろなことができます。他の記事でもご紹介していきますので、どうぞお楽しみに!

 

2019年2月14日木曜日

パスワードの使い回し、そろそろやめませんか?〜Gluegent Gateで簡単SSO〜

現在、我々の身の回りには大変便利なクラウドサービスを使う機会が増えています。そのため、複数のクラウドサービスを利用している方も多いのではないでしょうか。その場合に課題となるのがパスワード管理です。
今回は、複数のクラウドサービスでパスワードを使い回すリスクと、その対応策としてGluegnet Gateを利用することでアクセスセキュリティをどうやって確保できるかご紹介します。


パスワードを使い回すことのリスクとは

クラウドサービスの利用ではアカウント発行として、パスワードも必要となります。利用サービスが1つだけなら問題ないでしょうが、複数のサービスを利用することになってくると話が変わってきます。会社のシステム管理者としては、利用サービス毎にパスワードを変えてセキュリティを確保するように指導していたとしても、利用者は「パスワードを忘れてしまい、ログインできなくなるのではないか・・・」という不安がよぎる人も多いため、同じパスワードを使い回しているケースも多いのではないでしょうか。

実際にトレンドマイクロ社の「パスワードの利用実態調査 2017」ではパスワードを使い回している利用者が8割を超えている結果も出ています。
 (出典:トレンドマイクロ、「パスワードの利用実態調査2017」

パスワードの使い回しはユーザ本人にとってみれば忘れるリスクも少なく、運用しやすいものである一方で、非常にリスクが高く、大変な事態を引き起こしかねません。

数多くのクラウドサービスは世界中のサイバー攻撃にさらされています。攻撃者は様々な手段を講じて、システムの脆弱性を突いたり、ウイルス感染を通じてサービスが保有する情報を盗み出し、不正アクセスを試みます。昨年もそのような攻撃により、様々なサービスで情報漏洩が発生してしまいました。この漏洩によりあるサービスのアカウントリストを攻撃者が入手した場合、そのアカウント情報を他のサービスに対してログインできるか試します。このとき、もしパスワードが使い回されていると、他サービスへも簡単に本人になりすましてログインできてしまいます。その結果、様々な不正利用や機密情報の持ち出し等によって被害を受けることになるでしょう。

シングルサインオン、多要素認証によりセキュリティリスクを解消する

パスワードの使い回しによる問題は前述の通りですが、どのように対処すべきでしょうか。その1つとしてシングルサインオンの導入が挙げられます。
シングルサインオンとは、複数のシステムやサービス毎に個別ログインするのではなく、1回の認証手続きが終われば、複数のシステム・サービスへの自動ログインが可能となる機能です。このシングルサインオンを利用するために必要な標準規格としてSAML(Security Assertion Markup Language)がありますが、現在のクラウドサービスのほとんどがこのSAMLに対応しており、シングルサインオンも実現可能です。 そのため、認証部分を受け持つ認証サービスと、現在利用しているクラウドサービスとSAML連携することでシングルサインオンができるようになれば、利用者は個々のサービス毎にパスワードを覚えることはなくなります。
これに加え、ワンタイムパスワード等の多要素認証を組み合わせることでよりセキュリティを高めることができます。

Gluegent Gateで安全・快適を実現する

弊社のサービス、Gluegent Gateは、シングルサインオンや多要素認証機能を提供します。多要素認証としてはワンタイムパスワード、証明書認証等、様々な認証方式を組み合わせて利用することが可能です。また、端末、ネットワーク、時間帯等によるアクセス制御もできますので、複数のクラウドサービスを便利に使いつつ、セキュアな利用環境を実現できます。


セキュリティと実用を考慮したパスワード管理は中々難しい上、ユーザに徹底させることも管理者としては悩ましい課題かと思います。 Gluegent Gateを導入することで、パスワードを使い回す際に発生するリスクを抑えることもできますし、よりセキュリティを高めて利用することが可能となります。 クラウドの利便性を確保しながら、セキュリティ確保を目指したい方は、ぜひ弊社のGluegent Gateをお試しください。


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2019年2月6日水曜日

電話したことがない相手とも、スマートに通話できます

スマートフォンは今や、音声による通話はもちろん、メールやチャットにより、様々なシーンでスムーズなコミュニケーションをとるために欠かせない存在となっています。ビジネスシーンにおいては、コミュニケーションをより迅速にとれるかどうか、また、それにつながる意思決定が迅速にできるかどうかが、成功の鍵となります。
そのようなモバイル環境でのコミュニケーションを強力に支援するサービス、Gluegent Apps 共有アドレス帳について、以下の記事でご紹介しました。

スマホでも自由自在!Gluegent の組織・共有アドレス帳

この度さらに便利な機能が追加されていますので、ご紹介いたします。

共有アドレス帳から発信できます

共有アドレス帳では、プロフィールに独自項目を定義することができます。この独自項目に電話番号が定義されている場合、その番号をタップすると、電話の発信ができます。
共有アドレス帳のメリットは、組織でメンテナンスされている最新の連絡先情報をモバイル端末でも参照できることです。また、その端末で電話をかけたことがない相手でも、階層構造や、検索によってすぐに見つけることができます。出先で、メールボックスの中から、電話番号を探すというような無駄な時間がなくなり、スマートに通話することができます。

連絡先からの着信を表示します

共有アドレス帳は、発信だけでなく、着信した際にも、メリットがあります。通常、着信した相手が、その端末の連絡先として登録されていない場合には、電話番号だけ表示されるため、相手が誰なのかわかりません。しかし、共有アドレス帳のプロフィールに電話番号が登録されている場合には、着信画面に、相手の名前が表示されます。

BYODでも活躍します

BYODのスマートフォンを利用している組織も多いと思います。そのような端末では、個人の連絡先と仕事の連絡先が混じってしまうことになります。その端末の発信履歴や着信履歴を使うと、誤った連絡をしてしまう可能性もありますが、通話の管理も共有アドレス帳を利用することにすれば、常に正しい連絡先を知ることができますし、個人の連絡先への電話なのか、仕事での連絡なのか、一目瞭然です。

通話も組織で管理

いかがでしょうか。通話は決まった人としかしないという仕事のスタイルもあるかも知れません。ただ、そのようなスタイルであっても、思いがけず、普段通話しない相手に電話をかけなければいけないこともあります。普段は、メールやチャットでやり取りしていても、すぐに電話しなければいけない場合もあります。組織で適切に連絡先情報が管理されていれば、そのような場面でも、スムーズにコミュニケーションをとることができます。
電話でのコミュニケーションが多い方、ぜひ、ご検討ください。

   Gluegent Apps 共有アドレス帳

2019年2月4日月曜日

【モバイル版共有アドレス帳】12月/1月のまとめ

12月と1月のGluegentシリーズのリリースや、各種情報のまとめです。



ドメイン認証画面が変わりました

Gluegent Flow、Gluegent Apps 共有アドレス帳、Gluegent Apps グループスケジューラのドメイン認証画面が変わりました。ログインセッションが切れた場合、ログアウトした場合に、表示される画面が変更されていますので、ご注意ください。
各リリースでは、その他の変更や修正を含みます。

Gluegent Flow リリースのお知らせ(2018/12/12)
Gluegent Apps 共有アドレス帳 リリースのお知らせ(2018/12/13)
Gluegent Apps グループスケジューラ リリースのお知らせ(2018/12/06)

モバイル版共有アドレス帳に関するお知らせ

iOS版共有アドレス帳の動作要件が変更になりました。以下の情報をご確認ください。
【重要】iOS版共有アドレス帳を利用できるiOSのバージョンが11以降になります
また、以下のお知らせの通り、iOS / Android 双方のモバイル版共有アドレス帳のリリースをお知らせしておりましたが、Android版のリリースを延期しております。
iOS / Android 版共有アドレス帳 リリースのお知らせ(2019/01/30)
また、新規機能の着信表示機能について、リリース当初、正しく動作しておりませんでしたが、2月1日に解消しております。
iOS 版共有アドレス帳 リリースのお知らせ(2019/02/01)

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