2019年1月31日木曜日

スプレッドシートを使ってスマートなワークフローを作ろう(3)

Gluegent Flowには作成されたタスク情報を Google スプレッドシートへ出力する自動処理が用意されています。この自動処理を使ってスプレッドシートを管理されているお客様の悩みのタネに「出力されたスプレッドシートを勝手に触る人がいて困る!」というものがあります。
そこで、今回はその対策についてご紹介いたします。

◯IMPORTRANGE関数を使う

前回の記事でもご紹介したIMPORTRANGE関数を使います。
出力対象のスプレッドシートは触らず、新しいスプレッドシートを作成し、こちらでIMPORTRANGE関数を使います。

シート1のA1にIMPORTRANGE関数を入力します。第一引数にスプレッドシートのURL、第二引数にシート名・列を入力します。

初回のみ、「#REF!」になりますが、メッセージの「アクセスを許可」をクリックするとデータが表示されます。

◯共有設定を使う
IMPORTRANGEでデータを表示できたら、シートの共有設定で任意のユーザー・グループに共有します。「閲覧者」「コメント可」なら変更ができません。

◯「シートを保護」を使う
共有設定でどうしても「編集者」にする必要がある場合は、シートの「▼」をクリックし「シートを保護」をクリックします。
この設定で、対象のシートを保護することで、スプレッドシート自体の編集権限は付与しつつ、このシート(またはセル)のみ変更できないようにします。

いかがでしたでしょうか。簡単ですが、意外と使える機能ではないでしょうか。