2019年1月31日木曜日

スプレッドシートを使ってスマートなワークフローを作ろう(3)

Gluegent Flowには作成されたタスク情報を Google スプレッドシートへ出力する自動処理が用意されています。この自動処理を使ってスプレッドシートを管理されているお客様の悩みのタネに「出力されたスプレッドシートを勝手に触る人がいて困る!」というものがあります。
そこで、今回はその対策についてご紹介いたします。

◯IMPORTRANGE関数を使う

前回の記事でもご紹介したIMPORTRANGE関数を使います。
出力対象のスプレッドシートは触らず、新しいスプレッドシートを作成し、こちらでIMPORTRANGE関数を使います。

シート1のA1にIMPORTRANGE関数を入力します。第一引数にスプレッドシートのURL、第二引数にシート名・列を入力します。

初回のみ、「#REF!」になりますが、メッセージの「アクセスを許可」をクリックするとデータが表示されます。

◯共有設定を使う
IMPORTRANGEでデータを表示できたら、シートの共有設定で任意のユーザー・グループに共有します。「閲覧者」「コメント可」なら変更ができません。

◯「シートを保護」を使う
共有設定でどうしても「編集者」にする必要がある場合は、シートの「▼」をクリックし「シートを保護」をクリックします。
この設定で、対象のシートを保護することで、スプレッドシート自体の編集権限は付与しつつ、このシート(またはセル)のみ変更できないようにします。

いかがでしたでしょうか。簡単ですが、意外と使える機能ではないでしょうか。

 

2019年1月23日水曜日

新しいGoogleサイトとGluegent Gadgetsを使って社内ポータルを作ってみよう


G Suite をご利用中の方の中には社内ポータルページを検討されている方もいらっしゃるかと思います。ポータルページを構築する場合は、通常Google サイトを利用することになりますが、現在のGoogle サイトの標準機能だけでは残念ながら満足に使える機能が不足しており、それは「新しいサイト」を使ったとしても同様です。その課題解決には弊社が提供しておりますGluegent Gadgetsをお使いいただくのが1番です。
Gluegent Gadgetsをご利用いただければ、G Suite上で便利な社内ポータルを構築し、社内の情報共有を促進することができます。
今回は、Google サイト上で社内ポータルを実現しようとした際の課題と、それを解決するために新しいサイト上にGluegent Gadgetsを利用した社内ポータルをどのように作成していけばよいか、ご説明していきます。

Google サイトによる社内ポータルページ実現時の課題と解決策

  社内ポータルを作りたい理由として、社内での情報掲載先を1箇所に集約させることで、様々なお知らせや案内を効率的に周知・共有できるようにしたいことが多いかと思います。さらに、そのポータルページ上に未読メールや予定等の情報も一元的に確認できるようにしておくと便利なページとなり、社員がアクセスする価値も高まるでしょう。
 そのため、このような社内ポータルを新しいGoogleサイトで作ろう!と考えるわけですが、実際にやろうとすると以下の課題に直面します。
  • Googleサイトに掲示板機能が存在しない
  • 新しいGoogleサイトでは掲示板に相当する機能がありません。そのため、お知らせページを作り、手作業でメンテナンスするしか方法がありません。その場合は、事前に記事を投稿し、後日公開したりすることもできないため、メンテナンス時に大変な労力がかかってしまいます。
  • G Suiteのメールやカレンダーを表示する方法がない
  • 標準ではGoogleサイトからGmailやカレンダーの情報を表示する機能がありません。できるとしても、Gmailやカレンダーを表示するためのリンクをページ内に設ける程度です。
上記の課題に対して、Gluegent Gadgetsを利用すると、以下のように解決することができます。
  • 掲示板ガジェットで社内へ周知したいお知らせを管理する
  • 掲示板ガジェットを利用することで、社内のお知らせを一元管理できるようになります。掲示板ガジェットでは、記事を事前に投稿し、公開開始日時、終了日時といった公開スケジュールを事前指定することができます。また、掲示板や記事毎に細かいアクセス権が設定できる他、未読・既読管理も可能です。
  • 未読メール・カレンダーガジェットでG Suiteリソースを一箇所にまとめて表示する
  • 未読メール・カレンダーガジェットを利用することで、わざわざGmailやGoogleカレンダーを表示しなくても、社内ポータルページ上に未読メールや当日・週予定を確認することができるようになります。
Gluegent Gadgetsの詳細な紹介や設定方法は過去の記事をご覧ください。

Gluegent Gadgets を利用して社内ポータルを作ってみよう

前述にてGluegent Gadgetsを用いた場合のメリットをご説明しましたが、これを踏まえ、以下のような新しいGoogleサイトによる社内ポータルを作成してみましょう。



<作成手順>

  1. 管理者権限を持つユーザでG Suiteにログインし、以下のURLアクセス後、+ボタンをクリックする。
    https://sites.google.com/new
  2. 新規サイトページの編集画面が表示されるので、タイトル文言を「社内ポータル」に変更する。
    • 標準ではタイトル部分が大きすぎるため、以下の設定を行うと良いでしょう。
      • 「見出しのタイプ」をクリックし、「バナー」⇒「タイトルのみ」に変更する
      • ・タイトル文言の種類を「題名」⇒「見出し」に変更する
  3. サイドメニューの「埋め込む」をクリックし、Gluegent Gadgets管理画面で表示されるガジェットURLを指定し、掲示板、未読メール、カレンダーガジェットを挿入していく。
    <コピー元(Gluegent Gadget管理画面)>

    <コピー先(Googleサイト)>

  4. 表示幅やレイアウトについて変更する。
    • ガジェット表示エリアをドラッグ&ドロップすることで横並びにすることもできます。     
  5. プレビュー表示で確認しながら、微調整を行う。
  6. 一通り終わったら、「公開」ボタンを押し、サイトを公開する。
実際には上記に加え、ガジェット毎の設定や、リンク集・他ガジェット配置なども必要になりますが、社内ポータルの基本パーツの設定自他はシンプルな操作で実現可能であることがお分かりいただけたかと思います。

以上、Google サイトで社内ポータルを実現しようとした場合の課題をGluegent Gadgetsでどのように解決できるか、またその作成方法をご紹介しました。
また現在『新しい Google サイト活用キャンペーン』を実施中です。今なら2019年末まで無償でGluegent Gadgetsをご利用いただけます。

新しい Google サイト活用キャンペーン(ニュースリリース)



Gluegent Gadgetsに興味をお持ちの方で、社内ポータル構築を検討中の方は、この機会にぜひともお申込みください!



2019年1月16日水曜日

【5分で分かる】IDaaSとは

昨今のクラウドサービス利用に欠かせない存在となっている「IDaaS」。その意味について理解していますか?5分でわかるように解説します。

ユーザとサービスを「適切に」つなぐ

IDaaS(Identity as a Service)は、多様化する「ユーザ」と、高度化した「サービス」を適切に繋ぐことを目的としたサービスです。
ネットワーク環境が生活のさまざまなシーンで利用可能になり、利用されるデバイスは、PC、タブレット、スマートフォンと多様化しています。いつでも、どこからでも、どんな環境からでも、サービスを利用することが求められます。一方で、サービスは、より高度化、専門化し、多種多様な価値を提供することができるようになっています。
このような状況で、IDaaSは、適切なユーザに適切なサービスを提供できるようにします。

つなぐために必要な機能

「適切につなぐ」ために、IDaaSは以下の機能を備えています。

  • ID管理
  • ID連携
  • 認証
  • 認可
  • シングルサインオン
「ID管理」は、IDそのものを管理します。IDaaS自体で、ID情報を保持する場合もありますし、ADやLDAPのようなディレクトリサービスに保持されたデータを管理する場合もあります。
「ID連携」は、ID情報を基にして、対応するサービス上のアカウントを作成、更新、削除する機能です。プロビジョニング機能とも呼ばれます。
「認証」は、利用しようとしているユーザが、予め保持しているID情報に合致するかどうかを確認する機能です。
「認可」は、ユーザに、予め許可されているサービスのみを提供する機能です。さまざまな条件に対して、アクセスをコントロールします。
「シングルサインオン」は、IDaaSの「認証」によりログインすると、「認可」されている全てのサービスに対してログインした状態にする機能です。個別のサービスで個別に認証する必要はなく、シームレスな利用が可能です。

IDaaSがある世界

前述した機能がそろっていることで、ユーザは、許可されている環境から、許可されているサービスを利用することができます。これが「ユーザとサービスを適切に繋ぐ」という意味です。
IDaaSでは、十分なセキュリティを確保した上で、高い利便性を提供します。「セキュリティ」と「利便性」は、相反する場合もあります。セキュリティのために、利便性が犠牲になったり、便利につかうために、セキュリティには目をつぶるというようなケースは多々あるでしょう。しかし、IDaaSを導入することで、これらを両立することができます。
IDaaSが実現する、「ユーザとサービスを適切に繋ぐ」というのは、「高度なサービスを、セキュアに、かつ、利便性を損なうことなく、利用できる」というように表現することもできます。
   Gluegent Gate

2019年1月9日水曜日

年始のご挨拶 2019年

明けましておめでとうございます。本年もよろしくお願いいたします。

2018年が静かに暮れ、2019年が盛大に開けました。年末年始はいかがお過ごしだったでしょうか。

さて、各所で「平成最後の」という枕詞が付くように、今年は時代の変換期にあたります。新元号は何になるのか、気になるところです。

弊社でも新時代に遅れを取ることなく、お客様のお役に立てるようなサービスを本年も提供してまいりたいと考えております。また、全てのお客様がより一層の飛躍を実現するために少しでも助力できるように努めてまいります。

当ブログでも新機能や、今までご紹介できなかった便利な使い方などをどんどんご紹介していきます。

本年も変わらずグルージェントおよび各サービスをご愛顧くださいますよう、心よりお願い申し上げます。