2018年10月23日火曜日

今日から始めるクラウド型ワークフローGluegent Flow(ロール)

Gluegent FlowはG Suite (旧Google Apps)やOffice 365と連携することができるクラウド型ワークフローです。
本記事では前回の記事に続いて、G Suiteをご利用している中小規模の情報システム担当者の方を対象に、
Gluegent Flowを利用するにあたって必要となる導入・準備作業について、ワークフローに対するロール機能の設定をどのように行っていくか、ご説明していきます。

Gluegent Flow導入時の準備作業

Gluegent Flowをご利用いただく際に必要となる導入時の作業内容は以下の通りです。
  1. Gluegent FlowをG Suiteにインストールする
  2. 組織階層をGoogleグループで定義する
  3. 初期設定を行う
  4. ワークフローをグルーピングするための「カテゴリ」を定義する
  5. 番号の採番ルール「シーケンス」を定義する
  6. 承認時の上長を自動判別するための「ロール」を定義する
  7. マスタデータをスプレッドシートに定義する
本記事では、上記No.6の設定内容についてご説明します。
No.1〜5の内容に関しては前回までの記事をご覧ください

<前回までの記事>


部署毎の承認者を自動判別するロール機能が必要な理由

ワークフロー定義(申請モデル定義)では、入力フォームに加え、承認経路も重要な要素です。例えば、下図の組織において申請モデル「稟議申請」の承認経路で役職:課長が処理者として設定する場合を考えてみます。

営業部には営業一課および二課が存在し、それぞれの課にはAさん、Cさんが課長だったとします。営業一課所属のBさんが稟議書を申請し、課長承認を依頼する場合、営業一課課長であるAさんが承認先となります。一方、営業二課所属のDさんの場合は、Cさんが承認先となります。つまり、申請者が所属する部署毎の役職者に承認依頼をすることになります。
ここで、もし承認者を個人でしか設定できないとどうなるでしょうか。その場合は課の数だけ同じ内容の申請モデルを用意することになります。しかし、それはメンテナンスの観点から現実的ではありません。そのため、申請モデルは1つだけ定義し、承認者の設置絵は申請者自らが指定する運用が考えられます。しかし、その場合、申請者がわざわざ上長を各承認者として選ぶため、申請時に余計な手間が掛かるようになります。
この課題を解決する機能が「ロール機能」です。次からこのロール機能に必要なロール定義について説明していきます。

ワークフローで承認者・決裁者を自動判別するための「ロール」を定義する

Gluegent Flowでは「ロール」という機能を使って部署毎の役職者を自動判別することができますが、そのためには部署・役職者に関するマスタデータをGluegent Flowに設定しておく必要があります。
ロール管理を表示する手順は、Gluegent Flowのギアメニュー>設定を選択し、モデル管理メニュー>ロール管理を選択します。
ロールを新規に作りたい場合は、新規作成ボタンを押します。

編集用ダイアログが表示されたら、ロール名(①)、そのロールの割当先組織グループ名(②)、そのロール対象となるユーザ名(③)を指定し、OKボタン(④)を押します。
登録が完了すると一覧に表示します。
上記の手順でロールの数だけ定義していきますが、G Suite版の場合、スプレッドシートにロール定義を記述しておき、それを一括でインポートすることでより効率的にメンテナンスすることが可能です。以下からスプレッドシートによるロール定義方法を説明していきます。
まず、Googleスプレッドシートにロール定義を用意します。
スプレッドシートの先頭行に「groupId」「managerId」「role」を記述します。2行目から以下の内容を設定していきます。
  • groupId
    • ロールの割当先組織グループID
  • managerId
    • ロール対象ユーザID
  • role
    • ロール名

<スプレッドシートの設定例>

次にGluegent Flowで上記スプレッドシートの定義内容を取り込みます。Gluegent Flowの設定>ロール管理画面にある新規作成ボタン横のプルダウンをクリックし、表示されたメニューから「インポート」を選択します。
同期対象シートを選択する画面が表示されますので、上記シートを指定後(①)、同期ボタン(②)を押します。
確認ダイアログが表示されるので、OKボタンを押します。
取込処理が完了するまでしばらく待ち、再表示すると取り込まれたロール一覧が確認できます。

申請モデル側のロール設定

前述までのロール設定を踏まえ、申請モデル側の経路設定でどのようにロールを設定するか説明していきます。
申請モデルのロール設定場所は、モデル編集画面>経路で対象の経路名(例:課長承認待ち)を選択し、設定欄のアコーディオンメニューから担当者設定を選択すると表示します。

ロール設定欄では2種類の選択肢がありますが、通常は「すべての階層のロールが対象」を選択してください。そして、ロールリスト(①)からその経路に指定したいロール名を「+」ボタン(②)で追加すると、割り当てられたロール名がロール一覧(③)に追加・表示します。

上記の設定を参考に経路「課長承認待ち」には「課長」ロールを、経路「部長承認待ち」には「部長」ロールを設定した申請モデルで新規申請を行った時の経路担当者の表示イメージは以下の通りです。


兼務している社員が申請する場合のロール判別は?

複数の組織に所属している兼務社員の場合のロール判別はどうなるか最後に説明しておきます。ロールは組織グループIDごとに設定したロールであるため、組織が確定すればその組織に紐づくロールは抽出できます。所属組織グループが1つとなる一般的な社員の場合は自動で設定できますが、兼務者の場合、新規申請時に右上に表示される所属組織グループを切り替えることで申請元の所属組織を切り替えることでロールも変わります。
以下では「営業一課」「営業二課」に所属している兼務社員が所属グループを切り替えることで「課長承認待ち」の処理担当者名が変わることがわかると思います。





以上、Gluegent Flowのロール機能の設定方法についてご紹介しました。申請モデル側でのロール設定に関する活用方法については後日ご紹介したいと思います。