2018年10月2日火曜日

今日から始めるクラウド型ワークフローGluegent Flow(アクセス権限・採番ルール)

Gluegent FlowはG Suite (旧Google Apps)やOffice 365と連携することができるクラウド型ワークフローです。
本記事では前回の記事に続いて、G Suiteをご利用している中小規模の情報システム担当者の方を対象に、
Gluegent Flowを利用するにあたって必要となる導入・準備作業について、ワークフローに対するアクセス権限や採番ルールの設定をどのように行っていくか、ご説明していきます。

<前回の記事>
 今日から始めるクラウド型ワークフローGluegent Flow(インストール・初期設定)

Gluegent Flow導入時の準備作業

Gluegent Flowをご利用いただく際に必要となる導入時の作業内容は以下の通りです。
  1. Gluegent FlowをG Suiteにインストールする
  2. 組織階層をGoogleグループで定義する
  3. 初期設定を行う
  4. ワークフローをグルーピングするための「カテゴリ」を定義する
  5. 番号の採番ルール「シーケンス」を定義する
  6. 承認時の上長を自動判別するための「ロール」を定義する
  7. マスタデータをスプレッドシートに定義する
本記事では、上記No.4〜5の設定内容についてご説明します。

No.1〜3の内容に関しては前回の記事をご覧ください

ワークフローのグルーピングするため「カテゴリ」を定義する

稟議書や経費精算等、ワークフローの定義数が多くなってくると、新規申請時にワークフローの一覧から選択するのが分かりづらくなります。そのため、ワークフロー管理者は用途毎にワークフローを分類・表示できるようにすることでユーザが迷わず申請できるようにしたいと考えるでしょう。
また、実運用の際には以下のようなアクセス権を制限したいシーンも数多くあります。
  • 会社毎に申請用の稟議書を分け、他社の稟議書が申請できないように制限したい
  • 特定の部門・人に申請モデルの編集権限を付与したい
  • 全社公開前に評価ユーザのみ検証できるようにしたい
Gluegent Flowでは「カテゴリ」という機能を使って上記のニーズを実現します。
カテゴリは、ワークフロー(申請モデル)をグルーピングするための「箱」であり、さらにその箱に対して申請時の利用可否および管理者権限を付与することができます。

カテゴリ管理を表示する手順は、Gluegent Flowのギアメニュー>設定を選択し、モデル管理メニュー>カテゴリ管理を選択します。
カテゴリを新規に作りたい場合は、新規作成ボタンを押します。


編集用ダイアログが表示されたら、カテゴリ名(①)を入力し、OKボタン(②)を押します。

もし申請を特定の人、部門に制限したい場合は、以下の図の通り、カテゴリ名(①)を入力し、「作成アクセス制限」を選択し(②)、その対象者をグループブラウザで指定(③)した上で、OKボタンを押します。

作成したカテゴリは一覧で確認できます。一覧には関連する申請モデル名、作成・管理者アクセス制限対象を表示します。


 なお、特定の部署にアクセス制限を設定した場合、新規申請時に表示するモデル一覧を変更することができます。以下の画面イメージの通り、営業部に所属する社員のみ申請で利用できるカテゴリ(41.見積)が営業部の場合のみ新規申請時のモデル選択画面に表示されることが分かると思います。




番号の採番ルール「シーケンス」を定義する

ワークフローでは「稟議書番号」のような一意に採番される番号を付与することが一般的ですが、Gluegent Flowでは「シーケンス」という機能を使って各申請に付与する番号の採番ルールを定義することができます。定義できるルールの種類は、以下の通りです。
  • 連番ルール
    • クリアするタイミング(日、月、年)、表示桁数(9桁まで)
  • フォーマット
    • 区切り文字(スラッシュ( / )、ピリオド( . )、ハイフン( - )、アンダースコア( _ ) )
    • 固定文字列、表示位置(前、後)
    • 日付文字列
      • 日付フォーマット(年月日、日月年、年月、月日、年、月、日)
      • 日付の区切り文字(スラッシュ( / )、ピリオド( . )、ハイフン( - )、アンダースコア( _ ) )

シーケンス管理を表示する手順は、Gluegent Flowのギアメニュー>設定を選択し、モデル管理メニュー>シーケンス管理を選択します。
シーケンスを新規に作る場合は、新規作成ボタンを押します。

編集ダイアログではまずシーケンス名(①)を入力します。次に連番設定(②)、固定文字列設定(③)、日付文字列設定(④)を指定します。
設定内容による表示形式のサンプルは「表示例」欄で確認できます。
作成したシーケンスは一覧で確認できます。


申請モデル編集のどこでカテゴリ、シーケンスを設定するか?

以上までカテゴリ、シーケンス設定についてご説明してきましたが、最後にこの設定がワークフロー定義となる申請モデルのどこに関係してくるのか触れておきましょう。
申請モデル編集画面では、以下の図の通りカテゴリ、シーケンスを設定する場所は全般タブ>基本設定欄で行います。




以上、Gluegent Flowのカテゴリおよびシーケンス機能の設定方法についてご紹介しました。また来月以降に本ブログで触れていきたいと思いますのでお楽しみに!