2018年9月11日火曜日

今日から始めるクラウド型ワークフローGluegent Flow(インストール・初期設定)

Gluegent FlowはG Suite (旧Google Apps)やOffice 365と連携することができるクラウド型ワークフローです。本ブログをご覧頂いている方の中にもクラウド型ワークフローを使ってみたいけど導入方法や準備作業が大変なのでは?と考えている方もいらっしゃるかもしれません。
G Suiteをご利用している中小規模の情報システム担当者の方を対象に、
Gluegent Flowを利用するにあたって必要となる導入・準備作業を本ブログで数回に分けてご説明していきます。

Gluegent Flowを導入するために必要な作業とは?

Gluegent Flowをご利用いただく際に必要となる導入時の作業内容は以下となります。
  1. Gluegent FlowをG Suiteにインストールする
    • ご利用中のG SuiteドメインにGoogle Marketplaceからインストールします。
      • Gluegent Flowインストール時にお使いのクラウドサービスに応じてグループが必要となります。Googleグループが既に作成済の場合、この手順は不要です。
  2. 組織階層をGoogleグループで定義する
    • 承認者選択および承認経路の自動判定で必要となる組織階層についてGoogleグループで定義します。
  3. 初期設定を行う
    • お客様情報、システム管理者、グループ選択パネルに表示するルートグループを設定します。
  4. ワークフローをグルーピングするための「カテゴリ」を定義する
    • 「申請」「稟議」「報告」等、ワークフローをグルーピングし、アクセス権を設定するための「カテゴリ」を定義します。
  5. 番号の採番ルール「シーケンス」を定義する
    • 申請毎に一意に採番される番号の採番ルールを「シーケンス」として定義します
  6. 承認時の上長を自動判別するための「ロール」を定義する
    • 課長、部長といった役職に対して部署毎に自動判別するための「ロール」を定義します
  7. マスタデータをスプレッドシートに定義する
    • 「部門情報」、「製品情報」等、ワークフローの選択肢で取り扱いたいデータをスプレッドシートに定義します。
本記事では、上記No.1〜3までのインストール〜初期設定について触れています。



Gluegent FlowをG Suiteドメインへインストールする

Gluegent Flowをご利用するためには、まずG Suiteへのインストールが必要です。この作業を行うには特権管理者権限ユーザが必要です。そのユーザで当社からご連絡したGluegent Flowインストール用URLにアクセスします。すると、以下のような画面が表示されますので、「INSTALL APP」ボタンを押します。

以下のような画面が表示されるので、利用規約をご確認後、同意欄にチェックをつけ、「同意」ボタンを押します。

「次へ」ボタンを押します。


「次へ」ボタンを押します。

「アプリケーションを起動」ボタンを押します。


すると、以下のようなGluegent Flow初期設定画面が表示されます。

なお、この初期設定を進めるにあたり、G SuiteドメインにGoogleグループが1件以上存在している必要があります。次節ではこのGoogleグループによる組織階層の定義方法について説明します。
(既にGoogleグループが定義済であれば、次節をスキップしていただいて構いません。)

組織階層をGoogleグループで定義する

Gluegent Flowでは、ワークフロー時の承認経路等で利用する組織階層にGoogleグループを利用します。Googleグループを利用することで、兼務を表現したり、人事異動時の組織切り替えを柔軟に行うことができます。Googleグループによる組織構成例は以下の通りです。


上図の「営業部」という組織は、Google管理コンソール>グループから以下の手順で作成します。
  1. 「営業部(sales@sample.com)」をGoogleグループで作成する
  2. 「営業部(sales@sample.com)」のグループメンバーとして「営業一課(sales_01@sample.com)」、「営業二課(sales_02@sample.com)」、「Eさん(user_e@sample.com)」を追加する
良く質問を受けますが、グループのメンバーにはGoogleアカウントの他、別のGoogleグループも追加できます。これにより、上図のような階層構造が表現できるようになります。

Gluegent Flowの初期設定を行う

Googleグループで組織定義まで完了したら、引き続きGluegent Flow初期設定画面で登録していきましょう。この画面で設定する内容は以下の通りです。

  • ご担当者情報
    • お客様情報を登録します。
  • システムユーザー
    • Gluegent FlowからG SuiteドメインへAPIアクセスする際に利用するシステムユーザーを選択します。
  • ルートグループ
    • 承認者を選択するときに表示する「グループ選択パネル(下図参照)」の1番左端に表示させる組織階層のトップを選択します。

ご担当者情報
まず、会社名、部署名、担当者名、メールアドレス、電話番号、会社規模を入力後、「個人情報保護方針」の同意欄にチェックを付けて、「ご担当者様情報を登録する」ボタンを押します。


システムユーザー/ルートグループ
続いて、システムユーザーとして特権管理者権限を持つユーザーをリスト表示しますので、その中からGluegent Flowで利用してよいユーザーを選択します。
ルートグループ設定欄では定義済Googleグループをリスト表示しますので、その中からルートグループに設定したいグループを指定します。
選択できたら登録ボタンを押します。


 初期設定登録内容でチェックが通れば、G Suiteドメイン内のアカウント/グループ情報を取得します。取得処理中、以下の画面が表示されます。

取得が完了したら、以下の画面が表示されるので「アプリケーションを開始する」ボタンを押します。

Gluegent Flowのタスク一覧画面が表示されます。ここまで表示できれば初期設定まで完了しています。


以上、Gluegent Flowのインストールおよび初期設定についてご紹介しました。初期設定まで完了したら、後はカテゴリ/ロール/シーケンス等の設定をGluegent Flow管理画面を通じて行っていくことになります。この設定方法については、また来月以降に本ブログで触れていきたいと思いますのでお楽しみに!

参考:
今日から始めるクラウド型ワークフローGluegent Flow(アクセス権限・採番ルール)