スプレッドシートを使ってスマートなワークフローを作ろう

紙で回すワークフローでは、全ての入力項目は手で入力していると思います。ExcelやWordで作ったものも基本的には同様ではないでしょうか。これって、結構面倒ですよね。例えば、自分の所属部署を入力する欄があった場合、入力や選択することになると思います。これを自動化できれば嬉しいですね。
今回は、Gluegent Flowとスプレッドシートを使って、所属部署や申請者にまつわる情報を自動的に表示させ、入力を省略させる方法をご紹介いたします。

スプレッドシートを準備する

自動的に表示させるためには各ユーザーの情報が登録されているものを準備する必要があります。１列目にメールアドレス、２列目に氏名、３列目に所属部署・・・というように入力していきましょう。
実はこのスプレッドシートは「オーダーシート」として既に用意されているのです。

オーダーシート

Gluegent Flowを利用する際に「オーダーシート」というスプレッドシートを使うことができます。このオーダーシートには
・ユーザーやグループの並び順を指定する
・ユーザーやグループの名前を指定する
・プロフィール情報を追加する
という用途があります。
１列目にはメールアドレスを入力します。グループ選択パネルでの並び順はオーダーシートに入力されたメールアドレス順になります。
２列目には名前を入力します。G Suiteでは「山田太郎」と設定されていますが、Gluegent Flowを使うときには「山田部長」と表示したい場合に入力します。G Suiteで設定されたままに表示したい場合は、特に入力は不要です。
３列目以降は好きな情報を入力できます。所属部署や社員番号、内線番号、電話番号などを入力しましょう。

親子リストのマスターデータにオーダーシートを使う

並び順やプロフィール情報の表示のために作成したオーダーシートをモデルでも使いましょう。
タイプが「親子リスト」の入力フォームを作成します。選択設定で「スプレッドシートで定義」を選択し、オーダーシートを選択します。ポイントは「ログインユーザーでフィルター」のチェックをオンにすることです。

このチェックをオンにすることで、親子リストの親項目をログインユーザーのメールアドレスだけにします。オーダーシートにはメールアドレスは１人１件登録されていますので、ドロップダウンにはなりますが、他のユーザーを選択することができません。
これで各種情報を自動的に表示します。

※最初の画像は入力フォーム用のドキュメントを作成しています。

いかがでしたでしょうか。毎回同じ情報を入力させるのはユーザーにとっても負担になります。このように各ユーザーに付帯する情報を申請書に表示したい場合はこの方法を使ってみてください。