2018年6月26日火曜日

新しいGoogleサイトで作った社内ポータルにGluegent Flowステータスガジェットを配置してみよう

Gluegent FlowはG Suite(旧Google Apps)やOffice 365と連携し、クラウド上で様々なワークフローを実現できるサービスです。特にG Suiteとの連携は強力であり、その機能のひとつとして現在のタスク滞留をひと目で確認できるステータスガジェットがあります。
先日、お客様から「Gluegent Flowのステータスガジェットを新しいGoogleサイトでどのように配置すればよいのか?」とお問い合わせをいただきました。先月からGoogle社から旧サイトからの移行ツールが使えるようになり始め、旧Googleサイトユーザも社内にかかえているポータルページを新しいサイトへ移行してくることが今後増えてくることでしょう。
以上を踏まえ、今回はGluegent Flowステータスガジェットを新しいGoogleサイトの社内ポータルページに配置する方法をご説明します。

新しいGoogleサイトページにGluegent Flowステータスガジェットを貼り付ける方法

新しいGoogleサイトページにはHTMLを埋め込むための機能が備わっています。その機能を使えば外部サイトページを自社のページ内に表示できるようになります。
本記事では既に社内ポータルページを新しいGoogleサイトで作成しているものとし、下図のようにステータスガジェットを配置していくための手順を説明していきましょう。
※Googleサイトページ上の「今日の予定」、「未読メール」等はGluegent Gadgetsを利用しています。こちらは別記事をご覧ください。

まず編集対象となるGogoleサイトのページ編集画面を開き、右側のメニューにある埋め込みボタンを押します。

すると、ダイアログが表示されるので「埋め込みコード」を選択し、編集欄にコードを入力します。このコード欄には以下のHTMLコードを入力してください。


埋め込みコード:
<iframe src="https://gluegent-workflow.appspot.com/openid?hd=<ドメイン名>
&continue=https%3A%2F%2Fgluegent-workflow.appspot.com%2Fempty.html
%3Fredirect%3Dhttps%3A%2F%2Fgluegent-workflow.appspot.com%2Ffront.html" 
 width="100%" height="100%"></iframe>

<ドメイン名>の箇所は、お使いのG Suiteのドメイン名(例:example.com)を指定してください。

コード例:
<iframe src="https://gluegent-workflow.appspot.com/openid?hd=example.com
&continue=https%3A%2F%2Fgluegent-workflow.appspot.com%2Fempty.html
%3Fredirect%3Dhttps%3A%2F%2Fgluegent-workflow.appspot.com%2Ffront.html" 
 width="100%" height="100%"></iframe>

 HTMLコード入力後、次へボタンを押すとプレビュー画面が表示されますので、保存ボタンを押します。

編集中のページにステータスガジェットが挿入できました。


確認ができたら、公開ボタンを押して現時点の編集内容で公開しましょう。

以上、Gluegent Flowのステータスガジェットを新しいGoogleサイトのページに埋め込む方法をご紹介しました。非常にシンプルな操作で表示できるようになったと思います。このように新しいGoogleサイトではiframeによるページ埋め込みが簡単に行えるようになっております。今回ご紹介したガジェット以外にも共有アドレス帳やグループスケジューラも埋め込み表示することが可能です。ぜひお試しください。



2018年6月19日火曜日

申請されたワークフローからGoogleカレンダーに予定を作成する方法

ワークフローで出張や有給休暇の申請モデルを作成したものの、Googleカレンダーに予定を作成し忘れてトラブルに・・・といったことはありませんか?
せっかくのクラウド型ワークフローなので、承認されたら予定を作成したいものです。
今回は、Gluegent Flowで申請を行い、Googleカレンダーで予定を作る方法をご紹介します。

申請モデルを作成する

Googleカレンダーの予定は「タイトル」「開始日時」「終了日時」「終日」「場所」「詳細」「ゲスト」などの入力項目があります。Gluegent Flowから予定を作成するためにこれらの項目を入力フォームとして追加しましょう。

Googleカレンダーの予定作成はURLで

実は、Googleカレンダーの予定作成画面は特定のURLとパラメータによって呼び出すことができます。このURLを使っているのがグループスケジューラです。このURLをカスタムラベルのスクリプトを使って生成します。

各種入力項目の設定など、詳しくはGluegent Flowのマニュアルの「小技f-Gluegent Flowからカレンダーの予定を作る」をご参照ください。

申請してみる

申請時に入力項目に値を入力し、「申請」を実行します。
作成された申請データにはリンクが表示されますので、こちらをクリックします。
各種項目が入力された予定作成画面が表示されますので「保存」をクリックします。これでカレンダーに予定が追加されます。
いかがだったでしょうか。Gluegent Flowの各種機能を使うことで簡単に予定が作成できることがおわかりいただけたのではないかと思います。Gluegent Flowにはこの他にもたくさんの機能が備わっていますので、きっとお客様のニーズを実現できると思います。ぜひご利用をご検討ください。


2018年6月12日火曜日

「働き方改革」? クラウドを使えば、柔軟に対応できます

現在の内閣では、「働き方改革」を推進し、一億総活躍社会実現を目指しています。その是非は置いておくとして、組織として「働き方改革」を求められた時に、どうしたら良いのでしょうか。今回は、クラウドサービスというツールの視点から、考えてみたいと思います。これまでクラウドサービスを多くのお客様に提供し、自社でも広く使っている経験から、有効利用のコツをお伝えいたします。


「働き方改革」とは

そもそも「働き方改革」とは何でしょうか。詳細は、首相官邸のWebサイトに譲るとして、ここでは、「日本の労働制度と働き方にある課題」として挙げられている中から、以下の二点にフォーカスしてみます。
  • 長時間労働
  • 単線型の日本のキャリアパス

これらの課題には、クラウドサービスを有効に活用することで、対応できる部分が大きいと思われます。業界や業種によっては、その効果や活用できるシーンも千差万別ですが、一般的な捉え方でそのメリットを見てみます。

「長時間労働」

世界的にみて、日本の労働者の労働時間は長いようです。ノルマに比べて人手が足りないという場合や、業務効率を上げられず、生産性が低いために長く働かなければならないなど、それぞれの事情がありそうです。クラウドサービスがこの課題に有効なのは、どのような点でしょうか。

オンプレミスなシステムは負債かも

まず、オンプレミスな環境で、作り込まれた社内システムを運用している場合、これをクラウドに移行するだけで、運用コストを削減することが出来ます。オンプレミスな運用では、自社の都合に特化したシステムに、現場の都合に合わせて機能が追加されていきます。これは、現場にとっては一時的に効率化され、良いことに思われますが、会社全体で考えると、運用、メンテナンスしなければならない「負債」を抱えたと考えることもできます。現場に複雑な仕組みを提供するために、多くの裏方が仕事することになります。自社のサーバルームに機器を設置している時点で、場所を使いますし、ラックへの設置やケーブリング、ネットワーク構築、各種ハードウェアの保守、ソフトウェアの更新、各種レイヤでのセキュリティの確保など、考えることは、幅が広く、揃えるべき人材も多くなります。しかも、その環境を揃えた時点から、レガシー化し、見劣りするものになります。ここで、本当に欲しかったものは、単に計算リソースだけであったとしても、多くの予算を確保して動き始めた機器は、メンテナンスし続けなければならない場合もあるでしょう。かくして、数年前の時代遅れな機器が、アラートを上げないように、夜中まで仕事をすることになります。

運用のための情報のメンテナンス

さらに、オンプレミスなシステムでは、そのシステム特有の運用に必要な情報やノウハウがあり、それらの多くは文書化されていないことも多いでしょう。情シス担当は、一人、あるいは少人数で、これらの人がマンパワーで回しているという話はよくお聞きします。そこで運用されているシステムも現役の担当者がその来歴もわからずに、保守が切れかけたサーバで騙し騙し動かしています。オンプレミスなシステムは、柔軟性は高いですが、メンテナンス性が低くなりがちです。文書化されていない、謎の仕様やタスクのために、休日に作業することになるわけです。
つまり、オンプレミスなシステムを持つということは、幅広い人材を集め、その人材のマンパワーで、システムを止めるまでメンテナンスし続ける必要があるということです。現場に合わせて柔軟に対応できるというメリットもありますが、複雑さが極限まで行くと、メンテナンスコストも多くなり、硬直してしまい、現場には新しい仕組みを提供することもできなくなります。それでも、メンテナンスは続きます。こうなると正に「負債」です。

クラウドは負債になりにくい

では、クラウドサービスでは、どうでしょうか。まず、サーバを置く場所が要りません。ラックにサーバを入れたり、ケーブリングしたりしなくても、その日からCPUを使うことができます。データセンタでラッキングしてる時に特定のレールが無いとか、ネジが無いから作業が進まないというような事はありません。「ハードウェアを持たない」ということは、そのレイヤの人材を確保する必要がないということです。さらに、利用するクラウドサービスによっては、ネットワークの知識も要りません。弊社が提供するGluegentシリーズは、SaaSですのでこの形です。実際にビジネスで利用したい「機能」だけを提供する形式です。その場合には、揃える人材の幅も数を大きく削減できます。

業務の効率化で、長時間労働を不要に

このように、クラウドサービスを効果的に利用することで、業務は効率化され、長時間働かなくてもよくなります。「働き方改革」を実現するために、必須な「ツール」と言えると思います。

「単線型の日本のキャリアパス」

これは、現在の日本の会社でのキャリアパスが、労働者のライフステージに合わないことが多く、労働者側に負担を強いるという問題です。一本道の出世街道があり、それに沿うことが労働者に求められ、外れると出世できなかったり、仕事を失うということです。
地方に住みたい、趣味の時間を長く持ちたい、子育てのため一定期間休職したいなど、労働者には、多様な希望がありますが、これらを満たした上で働ける環境を会社が提供できていないことが多いようです。では、この課題に対して有効なクラウドサービスの特徴は何でしょうか。

いつでも、どこでも。

クラウドサービスは、ネットワークの環境さえあれば、どこでも利用可能です。先に上げた「地方で働きたい」というような要望には最適と言えます。また、出社する必要すらないということは、自宅であっても、仕事ができるということです。子育ての合間に、短時間でも働くということが可能になります。もちろん、業種や仕事内容によっては、特定の場所に特定の時間に出向く必要があるものもあるため、全てがそうなるわけではありませんが、「いつでも、どこでも」という仕事環境が提供されていれば、かならず、有効に活用できる仕事があります。

でも、セキュリティには要注意。

ただ、いつでも、どこでも、仕事ができるということは、重要な情報にアクセスできる場所がどこにでもあるということになります。セキュリティが十分でない場合には、ビジネスにとって重要な情報が漏れることも考えられます。たとえば、どこでも仕事ができるというわけで、漫画喫茶などの公衆環境に置かれたPCで作業することも可能になってしまいます。これでは、重要な情報は守れないと言えるでしょう。
クラウドだからこそ、高度なセキュリティを確保する必要があります。弊社では、特定の端末や、特定のIPアドレスからのアクセスのみ許すというような「アクセス制御」ができるサービス「Gluegent Gate」を提供しています。Gluegent Gateを使えば、「いつでも、どこでも」というクラウドの利便性を確保した上で、高度なセキュリティを確保することができます。

多様な働き方に対応できるクラウドサービス

クラウドサービスを使えば、労働者はさまざまに働き方ができるようになります。多様な人材も確保できるでしょう。毎日9時に出社して、終電まで働くことが求められるような、単線的なキャリアパスは、会社がクラウドサービスを有効に活用し、労働者に提供するだけで、変えられます。

クラウドサービスの活用をお手伝いします

弊社では、自社のサービスは当然として、複数のクラウドサービスを組み合わせ、お客様の業務効率の改善や、働き方の変革をお手伝いしてきました。やりたいことや進みたい方向は、会社ごとに異なりますが、豊富な導入実績がある弊社では、課題を一緒に考えることができます。ぜひご相談ください。


   Gluegent Gate


2018年6月8日金曜日

【Gluegentシリーズ】5月のまとめ

5月のGluegentシリーズのリリースや、各種情報のまとめです。



Gluegent Gadgets が「新しいGoogleサイト」に対応しました



PCでの表示例です。iPadでは、


このように表示されます。iPhoneでは、


このように表示されます。新しいGoogleサイトで対応している "Responsive Design" に対応しています。Gluegent Gadgetsでも、画面の大きさに応じて、ガジェットの位置や大きさが変化します。
モバイル環境でも、同じポータル画面を利用することができます。

参考リンク:
リリース情報
Gluegent Gadgetsを使った旧サイトを新しいGoogleサイトへの変換ツールで移行してみた


グループスケジューラでD&Dで並び替えられるようになりました


ドラッグ&ドロップで上下の位置を変更できます。
これまで、クリック順で下に並んでいたユーザやリソースの予定が、削除と再選択せずに、使いやすく並べられるようになりました。

参考リンク:
リリース情報


   Gluegent Gate


2018年6月5日火曜日

Gluegent Gadgetsを使った旧サイトを新しいGoogleサイトへの変換ツールで移行してみた

当社が提供するGluegent Gadgetsに関して、Google Sitesの「新しいサイト」への対応状況を以下の記事でご報告してきました。
この対応が5月29日にリリースされました。
また、Googleサイトで「以前のGoogleサイト(以降、旧サイト)」から「新しいGoogleサイト」への変換ツールが公開されました。
この変換ツールは、旧サイトでGluegent Gadgetsを含めた社内ポータルサイトの移行に悩んでいた方には朗報ではないでしょうか。ただし、公開されたばかりでどのような使い方か情報が出回っていない状況です。
今回は、Google社が提供する変換ツールを使って、これまでに作ってきたGluegent Gadgetsを含む旧サイトを新しいサイトに変換する流れをご説明します。

新しいサイトへの変換

変換対象のサイトを表示します。編集権限があれば画面右上にギアアイコンが表示されます。こちらをクリックし、「サイトを管理」をクリックします。

「新しいサイトに変換」をクリックします。「開始」をクリックします。「同じユーザーと共有する」のチェックは必要に応じてオンにしてください。

変換が完了し、下書き状態のサイトが作成されると、メールが届きます。本文のリンクをクリックして下書き状態のサイトを確認します。

変換は正常に行われますが、残念ながら、Gluegent Gadgetsは変換できません。

Gluegent Gadgetsのコピー

先週(5/29)、旧サイト用のガジェットに新しいサイト用URLが表示できる機能をリリースしました。
各ガジェットに画面右上にギアアイコンが隠れています。マウスカーソルを当てると現れますので、クリックして「新サイト移行用URL表示」をクリックします。


表示されたURLをコピーします。

Gluegent Gadgetsのペースト

下書き状態の新しいサイトで「挿入」メニューの「埋め込み」をクリックします。

表示された画面のURL欄に先ほどコピーしたURLをペーストします。

URLをペーストするとガジェットのプレビューが表示されます。正しく表示されたら「挿入」をクリックします。

ガジェットが追加されます。表示されたガジェットを移行に失敗した場所にドラッグします。

移動できたら移行に失敗したガジェットは削除します。

このように全てのガジェットのコピーが完了したら、新しいサイトを公開してみましょう。

いかがだったでしょうか。思ってたよりも簡単に新サイトへ変換できることがお分かりいただけたのではないでしょうか。現状の変換ツールでは、旧サイトで作り込んだデザインをそのまま新サイトへ移行できないケースもあるようですが、1から新サイトで作ることを考えれば大幅に効率化できると思います。ぜひチャレンジしてみてください。