2018年5月29日火曜日

【事例:グループスケジューラ】クラウドで介護ヘルパーのシフト管理・調整を行う

G SuiteのGoogleカレンダーは大変便利なスケジューラですが、グループウェアによくある「縦に人、横に時間軸」という一覧形式での予定表示に対応していません。G Suiteが出始めた頃からGoogleカレンダーにもこのような表示形式が欲しいというニーズを良く聞いていました。
そのようなご要望に応えるため、弊社ではGluegent Apps グループスケジューラというクラウドサービスをご提供しております。グループスケジューラを利用することで、Googleカレンダーの予定情報を人・リソース毎に一覧形式として確認できるようになります。
今回はそのGluegent Apps グループスケジューラを導入され、弊社の導入事例記事にも掲載されている介護事業者「わかばケアセンター様」の導入経緯および活用事例をご紹介します。

G Suite導入に至る経緯

足立区で9ヶ所の事業所と約300名のヘルパーで年間約19万件近いケアサービスを実施しているわかばケアセンター様は、介護保険サービスである障がい者支援事業・居宅介護支・訪問介護・通所介護を行う介護事業者の中でいち早くIT化を推し進めていると言ってもよいでしょう。

そんなわかばケアセンター様も以前はヘルパーの予定管理は各営業所のサービス提供責任者がホワイトボードに記載し、管理していたとのことです。
各ヘルパーの予定は電話などで確認したり、利用者からの急な訪問依頼があった場合はホワイトボードを見ながら調整を行っていたものの、ヘルパーは出先で予定の変更が確認できない上、近接する他の事業所のヘルパーの予定は確認できず、調整・共有に大変苦労していました。

そんな課題を解決するため、クラウドグループウェアであるG Suite(旧Google Apps)を導入しました。 サービス提供責任者は自分が担当しているヘルパーに対して予定を登録していきます。これにより自分が管轄しているヘルパーの予定がどこでも管理できるようになりました。ヘルパー毎にGoogleアカウントを発行し、そこへサービス予定情報としてGoogleカレンダーに登録していったため、ヘルパーも会社から支給されているAndroidタブレット等を通じて翌日の予定を営業所に戻ることなく確認できるようになりました。

Googleカレンダーによるヘルパー予定管理の限界
G Suite導入から半年後、Googleカレンダーで自分が担当している40名以上ものヘルパーに関するシフト調整をもっと視覚的に、かつ、簡単に行えないか、とサービス提供責任者から要望の声が上がってきました。 Googleカレンダーで少人数の予定を共有表示するなら問題ないのですが、もし40名以上ものヘルパーの予定を同時に表示しようとすると、予定が重なってしまい、予定名が潰れてすべて表示できなかったりするため、体系立てて網羅的に確認するのが厳しいのが実情です。

Gluegent Appsグループスケジューラの導入により効率的なヘルパー予定管理を実現
そんな折、わかばケアセンター様へ介護記録システムを個別開発・提供していた弊社が自社クラウドサービスであるGluegent Apps グループスケジューラを紹介したところ、ヘルパー予定管理に使えるのではないか?との印象を持っていただき、 早速導入していただきました。
しばらく運用していたところ、すぐに以下のような効果を得ることができたそうです。
  • サービス提供責任者によるヘルパー予定管理工数が大幅に削減
    • サービス提供責任者は自分が担当している約40名の予定を視覚的に確認することができるようになった。
    • 隣接する事業所にいるヘルパー予定調整も以前より簡単にできるようになった。
  • 導入時の学習コストが低い
    • 操作性も良く、直感的に操作できるため、トラブルなくスムーズに導入できた。
    • Gluegent Apps グループスケジューラで扱う予定データはすべてGoogleカレンダー上の予定データとして登録・参照するため、ヘルパーが日常行っているAndroidタブレットの運用も変える必要がなかった(特別なアプリをインストールすることなく、Googleカレンダーアプリでスケジュール情報が参照可能)

昨年末、Googleカレンダーは新UIに変わり、日ビューが表示できるようになりました。そのため、シフト調整もやりやすくなったかもしれません。しかし、週全体の予定状況を把握しようとした場合、日ビューだけでは困難です。また、40数名もの予定をGoogleカレンダーで表示し、調整しようとした場合、その調整対象のユーザを並び替えて表示したい気持ちになりますが、残念ながら行えません。
Gluegent Apps グループスケジューラでは、日ビューに加え、週帯ビューを備えております。また部署・事業所単位に対象ユーザを選んで表示できる機能や、今月のリリースバージョンから対象ユーザの並び替え機能もご利用できるようになっており、シフト調整作業がより捗るようになっております。

以上、わかばケアセンター様でのGluegent Apps グループスケジューラ活用事例をご紹介をさせていただきました。 今回ご紹介したようにGoogleカレンダーだけで大人数のシフト調整を行うことに限界を感じている方はぜひとも弊社までお問い合わせください