2018年4月17日火曜日

G Suiteと連携するクラウドワークフローの中でGluegent Flowがおすすめできる理由

クラウドグループウェアへ移行したい場合の理由は様々かと思いますが、「いつでも・どこでも」利用でき、従来出来なかったワークスタイルや効率化を実現できるようにしたいというニーズを良く聞きます。
そんな中、G SuiteやOffice 365をご利用したユーザの場合、それらのクラウドグループウェアではワークフロー機能が備わっていないため、自社で開発するか、サードパーティのサービスを選定することになります。

最近ではオンプレミス中心だったワークフロー製品もクラウド型として提供している企業も増えてきました。ただ、実際に選定・比較してみると分かるのですが、ワークフローを提供しているサードパーティーのホームページやカタログだけでは、ワークフロー自体の機能差がほとんど見つかりません。
例えば、どんな場所からも利用でき、PC・スマホ・タブレットに対応可能、様々なデータ型が扱える入力フォーム、柔軟な承認経路設定(差し戻し、スキップ等)等、一般ユーザからしてみれば、いずれも同じように見えてしまうのではないでしょうか。

今回は、そのようなG Suiteと連携するクラウドワークフローの比較・検討をされている方に対して、弊社のワークフローサービスであるGluegent Flowが他社よりお勧めできる理由を以下にご説明していきたいと思います。



Flowステータスガジェットで自分の処理対象タスクを「見える化」できる 

通常のワークフロー製品では、承認等の処理依頼・結果の通知をメールで行います。
担当者レベルではあまり問題になりませんが、大人数が所属する部署の上長の場合、ワークフローから大量のメールが届くことになり、その結果、重要な処理依頼も埋もれてしまい、後手後手になりがちです。
Gluegent FlowにはFlowステータスガジェットというものがあります。
これは自分が処理しなければならないタスクについて期限に応じて色分け表示するガジェットで、Googleサイトのガジェットで埋め込んだり、ブラウザ拡張プラグイン(Chrome/Firefox)としてGmail上で表示することで利用できます。 このガジェットがあれば、現在自分が処理しなければならないタスクが「見える化」できるようになり、緊急性の高いものや期限が迫ったものが一目で分かるようになるため、処理漏れを防ぐことができます。

スプレッドシートによるマスタデータ管理でメンテナンス業務を外出し化できる

店舗・製品マスタなど、企業では様々なマスタ情報を扱っているのが普通でしょう。
当然、ワークフローでもそのようなマスタ情報を利用したいケースも多くあると思いますが、そのデータをワークフロー内の設定値として定義すると何かとメンテナンスが大変になりがちです。
その点、Gluegent Flowではスプレッドシートに登録したデータを入力フォームのマスタデータとして参照利用する機能が備わっており、そのデータメンテナンスをワークフローと独立した形で、運用することができるので大変便利です。
これにより、マスタデータの追加・変更が発生したとしても、わざわざワークフロー編集により、修正を個別に行う必要がありません。複数のワークフローから参照するようなデータのメンテナンス時には特に効果を発揮します。
この機能をご利用中のお客様の中には、スプレッドシート同期ツール(有償)をご利用いただき、基幹システムから出力したデータをスプレッドシートに同期するようにすることで、メンテナンスフリーを実現されている方もいらっしゃいます。

参考:社内データを超簡単にクラウドから参照できるようにするマル秘ツール

Googleドキュメントによる入力フォームデザインで誰でもレイアウト編集できる

高機能なフォームエディターで複雑な帳票イメージを再現できることを強みとしているワークフロー製品もあるでしょう。しかし、そのような製品は専用アプリをPCにインストールする必要があったり、機能が多く、操作が複雑になりがちで学習コストが高くなることで一部の管理者しかレイアウト編集ができない企業様もいらっしゃるのではないでしょうか。
その点、Gluegent Flowでは複雑なレイアウトが実現できるHTMLエディタの他にGoogleドキュメントで入力フォームのレイアウトがデザインできる機能が備わっていますので、導入時の敷居も下がっています。
例えば、Googleドキュメントを用いたレイアウト編集は以下の溶操作手順は以下の通りです。
  1. Googleドキュメントで作りたい帳票イメージを作成する
  2. 入力フォームの項目名をプレースホルダ形式で埋め込む
  3. Gluegent Flowの申請モデル編集画面で上記Googleドキュメントを読み込む
  4. プレビューで確認しながら、微調整していく
上記の通り、レイアウト編集は非常にシンプルに行えるため、総務部や人事部のようなシステム部門ではない担当者の方でも可能になります。特に帳票デザインのこだわりは現場担当者のほうが強いことが多く、その意味では導入および運用面において現場担当者が扱いやすい機能と言えるのではないでしょうか。

自動処理機能でワークフローデータを使った業務を効率化できる

Gluegent Flowには承認・決裁のタイミングで実行するための様々な「自動処理」機能が備わっています。 例えば、ワークフローの経路変更、データ更新、外部WebAPI操作の他、G Suiteリソースに対して操作するものものあります。 これらを組み合わせてステップ実行形式で定義を行うことで以下のような処理が実現できます。
  • 見積承認完了時にメール送信自動処理を設定し、承認完了のタイミングで、開発部に自動でメール送信する
  • 経費精算申請に添付された領収書の画像ファイルを添付ファイルアップロード自動処理を用いて、Google Drive上の所定のフォルダ内にアップロードする
  • 経費申請データを決裁時にスプレッドシートへ出力するように「スプレッドシート行挿入/更新自動処理」を設定しておく。月末締め後、経理担当者は対象のスプレッドシートからCSVファイルでダウンロードし、経理システムへインポートする。

いかがだったでしょうか? Gluegent Flow を G Suite と連携するワークフローとしてご利用いただければ、クラウドワークフローのメリットだけでなく、普段お使いの G Suite をもっと有効活用できる印象をお持ちいただけたのではないかと思います。
なお、G Suiteとの連携面についてもまだまだ追加・改善したい機能は数多くあります。また、Office 365等の他クラウドサービスとの連携につきましても、機能追加・拡張をどんどん行っていきたいと考えています。
上記の内容につきまして、知りたいこと、気になることがございましたら、お気軽にお問い合わせください。よろしくお願いします。


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