2018年3月27日火曜日

Gluegentシリーズユーザに役立つサイトをご紹介します

グルージェントでは、G Suite や Office 365 といったクラウドサービスをより便利に、より快適にお使いいただけるような便利機能をGluegentシリーズとしてご提供しております。
主なGluegentシリーズは以下の通りです。

上記サービスをご契約いただいたお客様がご利用方法や設定内容などを確認する場合、どのような情報リソースが存在しているか興味ある方もいらっしゃると思います。今回はユーザが困った時に役立つ情報をどこで確認することができるか簡単にご紹介します。

オンラインマニュアルでサービスの使い方を学ぶ

弊社サービスのオンラインマニュアルは以下からご確認いただけます。

上記サイトにアクセスすると、左のナビゲーションメニューにサービス共通またはサービス毎のユーザ・管理者マニュアルリンクが表示されていますので、確認したいリンクをクリックしてください。すると、右ペインに掲載しているオンラインマニュアルが一覧表示されます。

マニュアルは全てPDF形式のため、Chrome等のブラウザ上ですぐに表示することができます。


このオンラインマニュアルサイトは、ご契約が無い一般のお客様からもアクセスできるようになっています。そのため、事前に細かくご確認いただくことも可能です。


サポートサイトで問い合わせの他、FAQやリリース情報を確認する

前述のオンラインマニュアルにて基本的な設定方法や操作をご確認いただき、色々と触り始めると、思った通りに動かなかったりすることもあるかもしれません。また、「こんなことを実現したいのだけどできるんだろうか?」と疑問に思うことももあるでしょう。
そんな時は、弊社のサポートサイト「クラウドコンシェルジュ」をお使いください。
弊社サービスをご契約を頂いたお客様は、クラウドコンシェルジュを利用できるように弊社にてアカウント登録を行います。その後、こちらからお問い合わせすることができるようになります。

特に問い合わせがないでも契約サービスのリリース情報やFAQの確認にご利用いただけます。
以下のスクリーンショットではGluegent Apps共有アドレス帳に関するサポートページです。
クラウドコンシェルジュでは、サービス毎に以下の内容を掲載しています。
  • お知らせ
    • エンドユーザに多大な影響がある大規模リリースや、お客様操作が必要な変更、その他外部要因によりアプリケーションの動作が変わってしまうような注意事項を案内しています。
  • リリース情報
    • リリースの予告および実施報告を案内します。新バージョンで追加する機能や改修する機能を簡単に紹介しています。
  • FAQ
    • アプリケーションに対してよくある問い合わせをFAQ形式でまとめています。
  • 既知の問題
    • アプリケーションにおける既知の問題をまとめています。
購読ユーザ登録をしておけば、掲載追加・更新時にメール配信により、お手元でご確認いただくことが可能です。まだの方はぜひお願いします。


いかがだったでしょうか。Gluegentシリーズのオンラインマニュアルは大変充実しており、読み応えも十分かと思います。また、何かご不明な点があればクラウドコンシェルジュによるサポートサイトですぐお問い合わせできますし、購読メールにより適宜アプリケーションの変更内容を受信することもできるため、サポート面で不安な方も安心してお使いいただけるかと思います。
ご興味ある方はぜひ弊社お問い合わせフォームからお問い合わせください。よろしくお願い致します。


 Gluegent Gate



2018年3月20日火曜日

Gluegent Flowテンプレートを使って「社内アンケート」を作ってみよう

Gluegent Flowで用意してあるテンプレートをカスタマイズしてみましょう。今回は、簡単な例として、社内向けアンケートを作ってみます。入力フォームの調整だけで良いので、数分で作成可能です。

設問・選択肢をカスタマイズ

G Suite版のGluegent Flowではサンプル申請モデルとしてテンプレートを用意しています。その中に「社員満足度アンケート」テンプレートを用意しておりますが、このテンプレートをもとに申請モデルを作成後、少しカスタマイズしてみることでいろんなアンケートが実現できます。以下、その手順を説明していきましょう。

新人の歓迎会をするのに、希望の会場を聞くということにしましょう。まず、申請モデルの名称を変えます。

「中間ガイダンス」で質問内容を書きます。今回は既存のものを書き換えました。


次に、テンプレートにある既定の選択肢も書き換えましょう。テンプレートでは単一チェックになっていますが、複数チェックにして、会場候補を書いてみました。

また、必須のチェックも入れてあります。その他の場合の受け皿も用意します。

他の不要な入力フォームを削除して、以下のようになりました。

プレビューボタンを押して、実際に利用者に見てもらう画面を確認しましょう。

これで、希望の会場を決められそうです。

回答の記録・集計

アンケートの回答をGoogleスプレッドシートにまとめて、集計します。「送信」の経路で、送信時にスプレッドシートに回答内容が出力されるようにします。

「自動処理を追加する」をクリックして、

「Google Spreadsheetへの行挿入自動処理の追加/編集」を選び、必要な設定をします。ここで任意のスプレッドシートに回答を書き出すことができます。


申請モデルを素の状態から作るのは、少し敷居が高いと感じるかも知れませんが、既存の申請モデルをコピーしたり、テンプレートを使うことで、一部を変更して、簡単に希望のワークフローを作成することができます。テンプレートは今後も拡充する予定です。今回は、ワークフローとしては、少し変わったものを作ってみましたが、Gluegent Flowの仕組みを使えば、いろいろなものを作ることができます。柔軟な入力フォームと豊富な自動処理を是非ご活用いただければと思います。





2018年3月13日火曜日

Gluegent Flow 活用例:入力フォーム値によって他の項目表示を切り替えるには?

クラウド型ワークフローであるGluegent FlowはG Suite(旧Google Apps)やOffice 365と連携し、クラウド上で様々なワークフローを実現できるサービスです。 Gluegent Flowでは様々な種類の入力フォーム項目を定義できます。またGoogle DocsレイアウトやHTMLレイアウト機能を用いれば自由に配置した帳票デザインも可能です。 
ほとんどの帳票では、あらかじめ定義した項目およびレイアウトをそのまま表示する運用で問題ないでしょうが、項目数が多い帳票の場合は選択値によって他の入力フォーム項目を非表示にしたいケースもあります。
今回は、Gluegent Flowの項目表示切替の方法をご説明します。

Gluegent Flowで項目表示を切り替える方法

今回は「私有端末利用申請」というサンプル帳票をベースに説明していきます。
この帳票は、申請者の私有端末の種別とその種別毎に応じたセキュリティ確認事項を回答するような入力フォームです。
例えば入力フォーム項目「端末種別」で”PC”が選択された場合、モバイル端末に関するセキュリティ確認事項は返答する必要がないため、画面から非表示としたい場合を考えてみましょう。
Gluegent Flowで入力フォーム値によって他の項目の表示・非表示を切り替える場合、2つの方法があります。
  1. 単一チェックにおける項目表示切替を利用する
  2. 入力チェック機能の「項目表示制御」を利用する
「端末種別」は単一チェックのため、まず上記1の設定方法から説明していきます。


単一チェック値に基づく項目表示切替を利用する方法
設定手順は以下の通りです。
  1. 表示/非表示としたい部分について、ラベル部分 も含めて全て入力フォーム項目として定義する。
  2. 上記1で定義した項目名をプレースホルダ形式でデザインテンプレートに追記する。
  3. 単一チェック項目の設定「項目表示切替」で値毎に非表示としたい項目を指定する
上記1,2ですが、通常ラベルとしてデザインテンプレート上に直接記載していることが多いでしょう。しかし、表示切替を行いたい場合はそのままでは非表示にできません。ラベル部分は以下のような入力フォーム項目として個別に定義します。
    ラベルに対する定義例
  • データ種別:単行テキスト
  • 初期値:ラベルとして出力したい文(例:<PCの場合>)
  • 経路毎の表示:すべて「表示」
ラベル部分の項目定義が終わったら、デザインテンプレートにプレースホルダ形式で反映します。詳細は以下の図を参照してください。
※Google Docsテンプレートを利用する場合、必ず再読込ボタンを忘れずに推しましょう。

最後に単一チェックで選択された値に応じて非表示としたい入力フォーム項目を指定します。
例えば、値=PCの場合、「モバイル〜」から始まる入力フォーム項目は全て非表示としたいので、以下の図のように選択・グレーアウトにします。
以上の設定を行うと、次に示すような項目の表示切替が実現できます。

<端末種別=「PC」の場合>
<端末種別=「モバイル端末」の場合>

入力チェック機能の「項目表示制御」を利用する方法

上記の方法でも問題ないですが、以下の課題が残ります。
  • 単一チェック値の場合しか設定できない(例えばリスト値に従った表示切替ができない)
  • 複数の項目値に従った表示切替ができない
  • 初期表示時は表示切替の対象項目が全て表示されてしまう
この課題をクリアしたい場合、入力チェック機能の「項目表示制御」を利用してみましょう。設定手順は以下の通りです。
  1. 申請モデル編集のタブ「入力チェック」を選択し、種別「項目表示制御」を選択する
  2. スクリプト欄に表示制御のためのスクリプトを記述する。
    • スクリプト記述では何の項目が、どの値のときに、どの項目を「非表示」としたいか?を記述します。
    • 非表示としたい項目はリスト形式(カギカッコで囲む)で列挙します。
    • 以下に上記で設定したものと同じ内容を記載したサンプルを掲載しますので参考にしてみてください。


入力チェック機能の「項目表示制御」を利用すると、以下の通り、単一チェック以外のリスト項目の値に応じて表示を切り替えることができます。


以上、Gluegent Flowの項目表示切替の実現方法についてご紹介しました。是非参考にしてみてください。





2018年3月6日火曜日

情報セキュリティ担当者が感じる漠然とした不安とは?

このブログを読んでいただいている方の多くは、一定以上の人数が所属する組織のシステム管理者など、社内システムについて責任を持っている場合が多いでしょう。皆さんは、常に自社の情報が安全と言えるのかという不安を抱えていると思います。数万人規模の顧客情報の流出がニュースで流れることも日常的と言える状況では、自社のセキュリティが、十分な水準に保たれているのか、定期的に考察する機会を持つことは大事です。この記事では、そこに焦点を当ててみたいと思います。

現場に適用可能で、安全だといえる水準はどこか

情報セキュリティについて突き詰めていくと、セキュリテイの高さと実用性が、時として相反するように感じることがあります。以下のような例です。
  • 現状:IDとパスワードの組み合わせで認証する
  • セキュリティ強化後:IDとパスワードの組み合わせと他要素で認証する。
他要素認証を追加することで、パスワードが流出しても、不正なログインを防ぐことが出来ます。ただ、日々の運用では、もうひとつの要素の認証が増えることで、「面倒だな」と感じることもあります。 このように、利便性や実用性とセキュリティの高さは、相反することが多く、情報セキュリティを担当する方は頭を悩ませることが多いでしょう。それなりの規模になると、利用者のITに対する習熟度は大きく異なります。場合によっては、IDとパスワードがやっとで、他要素認証を導入することで、多くの社員がログインできないというようなこともあるでしょう。ただ、本来、情報システムは、本来の仕事でより効率的に価値を出すために使われるべきツールです。それをセキュアに使うために、情報システムの一定以上のスキルが求められるのでは、本末転倒です。
そのため、世の情報セキュリティ担当者は、高いセキュリティを実現したいと思いつつ、自社の社員にはどのような使い方が可能かどうかを悩むことになります。

カスタマイズ性の高いセキュリティ機能

弊社では、セキュリティに寄与するサービスとして、Gluegent Gateを提供しています。Gluegent Gateは、SSOの認証を担うことで、対象のサービスに対するアクセス制御を可能にしています。アクセス制御の方式は多種多様で、IPアドレス制限や、時間帯による制限、端末や証明書による制限などが可能です。また、これらの多様な制限をActive Directory等のディレクトリサービスで定義するグループに対して適用することができます。大きな組織でも、適切なアクセス制御を適切な人に対して適用することが可能です。アクセス制御の高いカスタマイズ性は、Gluegent Gateの特徴の一つです。

チェンジマネジメントが必要

認証方式が変わるようなユーザインタフェースの変化は、利用者にとっては大きな障壁になります。利用者にとっては、セキュリティの高さに伴う操作の変化や手順の追加は「面倒なこと」でしかありません。利用者は自分がセキュリティ事故を起こすとも思っていませんし、情報を漏らそうという意図もないのに、余計な手間を増やされることに反感を持ちます。
そのため、情報セキュリティに責任をもつ担当者は、利用者全員に、情報に対するセキュリティを高く保つことの意味と、そのために「ちょっとだけ」手順が追加されることを教育・周知することになります。
ここでも、その手順の追加が「ちょっとだけ」なのか、そうでないのか、現場の状況ごとに異なるものと思いますが、考慮にいれるべきことや、注意しておくことは、多くあります。
  • ユーザインターフェイスの変化はどの程度か
  • セキュリティはどの程度強化されるのか
  • 利用者が受け入れ可能か
  • 利用者はセキュリティの強化に関心があるか
  • 展開に意思決定者の関与が望めるか
  • 展開後のサポート体制はできているか
ここで挙げたものは、一般的なものです。展開をスムーズに出来なければ、結果的に目的を達成できない場合や、生産性が下がる場合もあります。そのため、変化することについて、様々な要素を考慮し管理していく必要があります。

継続的な見直しと改善が必要

変化を十分に管理して、現場のセキュリティを向上させたとしても、それで十分でしょうか。現場の意見を尊重して、諦めた要素はないでしょうか。セキュリティ強化だけでなく、業務の改善のために、よく言われるのは、PDCAでしょう。情報セキュリティについても、同様のことが言えます。
運用を頻繁に変えることは、いたずらに現場の士気を下げ、価値が失われることにつながりますが、世の中のセキュリティリスクは、常に変化します。コンピューターウィルスや、不正ログインのような単純な脅威から、マルウェアやランサムウェアなど、新たな脅威が出てきていますし、今後も変化するでしょう。セキュリティ担当者は常に自社のシステムや運用がこれらの脅威に対して十分なレベルに保たれているか、注意する必要があります。そのため、やはりPDCAサイクルを回して、チェックと改善が必要になります。

不安と楽観

前述したように、世の中の脅威は変化します。かくして、タイトルに書いた通り、「漠然とした不安」を抱くことになりますが、担当者は自社のセキュリティのどこに問題があって、どこのような脅威に対応できているのかを認識している必要があります。少なくとも、「漠然とした」ものではなく、「はっきりとした」不安を持っていることが安全側ではないでしょうか。また、不安も感じずに、無邪気に大丈夫だと「楽観」することがもっとも危険であると考えられます。「自社のユーザは、意識が高いから大丈夫」とか、「前任者がセキュリティ対策しているから大丈夫」と考えていませんか。今施している対策が有効なのかどうか、どのような脅威に対するものなのか、再度考察することは意味があることだと思います。

漠然とした不安を聞かせてください

私達はお客様から「漠然とした不安」を聞いてきました。その度にお客様と一緒に、どのような方策を取るべきなのか、どのような機能で、どのような脅威に対処するのかを考えてきました。私達は多くの機能でお客様の情報を守るお手伝いをしています。中には私達が提供する機能では、対応できない脅威もありますが、それも包み隠さずお話して、その上でどのような対策が可能かを一緒に考えることはできます。不安を抱えているお客様は、まず一度ご相談いただければと思います。
また、楽観している方も自社のセキュリティ状況を一度確認してみることをおすすめします。その上で「まずいかも」というような漠然とした問題意識を持った方は、ぜひ、ご相談ください。

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