2018年1月30日火曜日

グループスケジューラの隠れた便利機能、教えちゃいます

G SuiteのGoogleカレンダーは大変便利なスケジューラですが、グループウェアによくある「縦に人、横に時間軸」という一覧形式での予定表示に対応していません。G Suiteが出始めた頃からGoogleカレンダーにもこのような表示形式が欲しいというニーズを良く聞いていました。
そのようなご要望に応えるため、弊社ではGluegent Apps グループスケジューラというクラウドサービスをご提供しております。グループスケジューラを利用することで、Googleカレンダーの予定情報を人・リソース毎に一覧形式として確認できるようになります。

今回、そのGluegent Apps グループスケジューラにおいて目立たないものの、知っていると大変便利にご利用いただける機能をご紹介したいと思います。

グループ選択パネルへのカレンダーリソース表示機能

通常、「会議室」や「プロジェクター」等といった施設・備品はご利用のドメインでGoogleカレンダーリソースとして定義していることでしょう。Gluegent Apps グループスケジューラでそのリソースを予定一覧に表示できるようにするためには、画面上部のグループ選択パネルに表示する必要がありますが、その準備としてリソースを表示するためのGoogleグループを作成し、そのメンバーとしてカレンダーリソースIDを登録してもらう必要がありました。この作業はリソース定義数が少なければ問題ないですが、定義数が多い場合はとても大変な作業となってしまい、改善が望まれていました。
この課題を改善するため、先月のリリースにてグループ選択パネルにカレンダーリソースを自動で抽出・表示する機能を追加しました。
この機能を利用するための設定方法は以下の通りです。

    [手順]
  1. 管理者権限を持つユーザでグループスケジューラを表示し、右上のギアマーク>設定を選択する
  2. ドメイン共通タブを選択後、グループ選択パネルの設定欄で「リソースを表示する」を選択する。また階層化表示の種類を選択する(以下の図では「タイプ」を指定)。

Gluegent Apps グループスケジューラに戻り、グループ選択パネルを表示するとルートグループを表示する左ペインに「リソース」メニューが表示され、そこからカレンダーリソースを選択できるようになります。


予定データの一括ダウンロード機能
上司から以下のような作業指示があったとします。
「我が部門は会議に時間が掛かりすぎている。直近3ヶ月間を対象に部門内の会議の種類・時間を調査し、その結果を報告してほしい」
会社でG Suiteを利用していればGoogle カレンダーで予定を登録しているはずなので、「会議」「打合せ」等のキーワードで検索し、その予定の時間を割り出すことでおよその時間が抽出できるでしょう。しかし、この進め方では大変な手間が掛かってしまい非効率です。というのも、Googleカレンダーでは検索した予定結果を一括ダウンロードすることができないためです。一応、Googleカレンダーにエクスポート機能はありますが、それは外部カレンダーへ移行するための機能であり、かつ、個人予定の全データがicsフォーマットで出力されてしまうため、上記指示に応えるような活用は難しいでしょう。
こんな時、Gluegent Apps グループスケジューラの「イベント出力機能」を使えば、上記の作業指示も簡単にこなせます。イベント出力機能とは、ある対象ユーザの期間・キーワードに該当する予定を抽出し、その結果をCSVファイルとしてメール送付する機能です。
利用手順は以下の通りです。

    [手順]
  1. グループスケジューラを表示し、右上のギアマーク>設定を選択する
  2. 「イベント出力」タブを選択後、以下の項目を指定し、出力ボタンを押す。
    1. 対象カレンダー:イベント情報を抽出したい対象者。複数指定可能。
    2. 対象期間:イベント情報の抽出期間
    3. キーワード:上記1,2に対するイベントの中で検索したいキーワード
    4. 出力形式:CSVファイルの文字コード、ロケール


出力ボタン押下後、しばらくすると上記操作をしたユーザのGmail宛に以下のようなメールが届きます。CSVファイルが添付されていることが確認できます。


 送付されたCSVファイルは以下のようなフォーマットで出力しています。


この出力結果には予定のオーナー・開始/終了日時・参加者・場所等の基本情報が入っており、この中から必要な情報を抽出し、分析等でご活用いただけるでしょう。

なお、この機能は管理者権限を持たない一般ユーザでもご利用できます。そのため、自分自身の予定を上記機能で抽出し、どの作業に時間が掛かりすぎているか、分析することも可能です。


以上、当社のGluegent Apps グループスケジューラの隠れた便利機能をご紹介をさせていただきました。Googleカレンダー内の予定情報をもっと有益に活用できるようになりますので、ご興味がある方は是非お試しください。

2018年1月23日火曜日

【定番ワークフロー】「経費精算」をつくってみよう

ワークフローで、ご要望や利用例が多いものに、経費精算があります。今回は、経費精算のワークフローをGluegent Flowで実現してみましょう。テンプレートを使うことで、数分あれば実用可能なワークフローを作成できます。 

経費精算で必要な情報

まず、経費精算に必要な情報を考えてみましょう。一般的には、以下のようになると思います。
  1. 申請自体に関する情報(申請日など)
  2. 申請者に関する情報(氏名、社員番号、所属部署など)
  3. 対象の経費に関する情報(利用日時、費目、支払額など)
G Suite版におけるGluegent Flowでは、これらの項目を組み込んだテンプレートをご用意しています。

このテンプレートを基にして申請モデルを作成すれば、前述の項目が設定済みのワークフローをすぐに運用可能です。また、あくまでもテンプレートですので、項目の追加やデザインの変更、経路の変更も可能です。

入力される情報の種別

項目の細かな点に注目してみましょう。項目はその性質によって、種別を設定してあります。この例では、以下のようになっています。
項目名
種別
申請日
日付
金額
数値
摘要
テキスト
このように期待する入力値の種別を設定しておくことで、不正な入力の多くを防ぐことができます。
申請日は、カレンダーから選択できますし、日付以外の情報を入力することはできません。金額欄は数値だけの入力ですし、摘要欄は、テキストなので自由度が高いですが、あまり長いのも困るような場合は、文字数制限も出来ます。 また、「項目」の欄は選択式にしてあります。利用者は以下のような選択が可能です。「項目」欄で経費の種類を選ぶと、
費目欄に選択肢が出ますので、更にここから「費目」を選ぶことができます。
この「親子リスト」という種別を使うことで、フリーフォーマットで入力することによる、集計の煩雑さを回避できます。リストに使われるマスタ情報は、管理画面で設定可能ですし、G Suiteのスプレッドシートをマスタとして指定することも出来ます。

申請の経路

このテンプレートでは、申請者が申請すると、「承認待ち」という経路に進み、さらに、「決裁待ち」という経路に進み、ここで決裁されることで、完了します。
それぞれの経路では、承認や、決裁をする権限がある人に設定します。特定の人ではなく、特定のロールを紐付けることもできます。ロールには、複数の人が割り当てられますので、職位や担当を柔軟に割り当てることができるでしょう。
また、経路の追加や順番の入れ替えなども自由自在にできますので、組織の事情に合わせて設計してください。

テンプレートの利用で簡単ワークフロー

Gluegent Flowでは、他にも多くのテンプレートをご用意していますし、今後もどんどん増やしていきます。経費精算のようなワークフローは、決まりきった部分が多くあります。素から作り始めると、より組織にフィットしたものになるかも知れませんが、テンプレートを使えば、すぐに現場に投入可能なワークフローを作成可能です。是非、ご利用いただければと思います。





2018年1月16日火曜日

スマホでも自由自在!Gluegent の組織・共有アドレス帳

これまで、当ブログでは紹介してきませんでしたが、当社はGluegent Apps 共有アドレス帳という組織アドレス帳のクラウドサービスをご提供しております。とても人気のあるサービスで、多くのユーザにご利用頂いております。

G Suite や Office 365 でメールを書く際には、メールアドレスの補完機能や、自身でメンテナンスした連絡先などを使ってメールの送信を行っていると思います。Gluegent Apps 共有アドレス帳を利用すれば、全社的に管理された組織階層の中から、宛先を選択してメールの送信などを行うことができます。

以下で、当社の共有アドレス帳の特徴を幾つか紹介したいと思います。


転送や返信等の際も宛先入力が可能

当社の共有アドレス帳は、メールの新規作成時だけでなくメールの「返信」や「転送」時にも利用できます。それもメール編集画面から直接呼び出すことができ、効率的です。返信の際に社内のどなたかや、グループを追加したいケースはよくあると思います。追加するメールアドレスが分かっていれば簡単ですが、グループなどはついつい忘れがちでしょう。当社のアドレス帳があれば、階層構造から選んでいくだけで、簡単に宛先の設定や追加が可能です。

カレンダーやドキュメントでも宛先入力が可能

Google カレンダーのゲストや、Google ドキュメントの共有設定でも利用できます。設定時にはいちいち別のアプリケーションやブラウザのタブを開く必要がなく、直感的です。

組織階層は全社共通管理

組織階層は、情報システム部門等で一元管理します。また、手作業で管理する必要はなく、ADや基幹システムとも簡単に連携できるようになっており、効率的です。

独自にプロフィールを持てる

共有アドレス帳には拡張プロフィールを持つことができるようになっています。例えば、電話番号や社員番号などを拡張プロフィールとして持っておくことで、宛先検索などにも利用可能です。

多言語併記

プロフィールや名前を多言語で併記することができます。海外にも拠点がある会社さまなどでは、日本語の表記だけでは問題が出るケースがあります。組織や個人の名前表記を複数設定することが可能です。

スマートフォンで利用可能

iPhoneやAndroidで利用できるキーボード型のアドレス帳が利用できます。キーボードタイプなので、あらゆるアプリから呼び出すことができ、非常に便利です。スマートフォンでは、出来る限り「入力の手間」を省きたいものです。特にメールアドレスの打ち間違いなどは、気をつけていても起きるものです。Gluegent Apps共有アドレス帳があれば、メールアドレス入力の手間やリスクから開放されます。


簡単に当社のGluegent Apps 共有アドレス帳のご紹介をさせていただきました。G Suite をご利用される際には、是非ご検討ください!

2018年1月9日火曜日

年始のご挨拶 2018年

新年明けましておめでとうございます。本年もよろしくお願い致します。
いよいよ2018年が始まりましたが、年末年始はいかがお過ごしだったでしょうか。ゆっくり英気を養うことができたでしょうか。
さて、前回のブログでも総括させていただいた通り、昨年はオンプレミスシステムをメインで利用している企業でもクラウドサービスの導入・移行がより一般的となり、クラウドがより身近になってきたと感じることができた1年でした。また「働き方改革」や「テレワーク」といった、時間・場所に囚われないワークスタイルにも注目を集めた年であり、その関連でクラウドサービス導入が後押しされるような流れでが出てきたとも考えられます。

今年もその流れは変わらず、もっと加速していくのではないかと考えています。また自社の業務がより快適となるように様々なクラウドサービスや自社システムを組み合わせた活用法や導入事例にフォーカスが当たっていくことでしょう。

グルージェントでは、クラウド活用・導入を積極的に考えている方々に対して、お客様の業務がより快適と感じることができるような機能をご提供し、メンバー一同全力でご支援していきたいと考えています。また、安心してお使いいただけるように品質・セキュリティ面についても今まで以上に力を入れて取り組ませていただきます。

上記については既に幾つか取り組んでおり、準備が整いましたら、ホームページこちらで随時お知らせしていきます。お楽しみに!

今年も昨年以上に邁進してまいりますので、Gluegentシリーズ並びにグルージェントにご期待ください!