そもそも「ワークフローシステム」は、必要なものなのでしょうか。「ワークフローシステム」というものは、どのようなニーズに応えるもので、どのようなメリットをもたらすのでしょうか。今回の記事では、「ワークフローシステムって要るの？」という疑問に答えてみたいと思います。
「ワークフローシステム」は、「仕事をする」のを支援する
ワークフローは、生産業に端を発し、限られたリソースを効率的に配分して、成果物を生産するための反復可能な活動のパターンを指す概念です。広い意味では、何かを作るための材料の調達や、運搬なども考慮に入れて、最適な方法で成果を出すことを目的としています。ただ、「ワークフローシステム」として考えた場合には、もう少し規模が小さい、「稟議」や「経費精算」などが実質的な用途とされることが多いようです。
ただ、どのような規模であれ、「ワークフローシステム」は、「仕事をする」ということを支援するシステムです。仕事は、場当たり的にその場で処理されていくものではなく、適切に計画され、進捗が管理され、期待される結果を出さなければいけません。これらの処理を「ワークフローシステム」が道標となり、適切に進めることを支援してくれます。 どのような組織であっても「仕事をする」というミッションのためにあります。そのため、ワークフローシステムはどのような組織にとっても「有用である」ことは確かです。
ただ、どのような規模であれ、「ワークフローシステム」は、「仕事をする」ということを支援するシステムです。仕事は、場当たり的にその場で処理されていくものではなく、適切に計画され、進捗が管理され、期待される結果を出さなければいけません。これらの処理を「ワークフローシステム」が道標となり、適切に進めることを支援してくれます。 どのような組織であっても「仕事をする」というミッションのためにあります。そのため、ワークフローシステムはどのような組織にとっても「有用である」ことは確かです。
「定型業務」と「非定型業務」
仕事は、その内容によって、「定型業務」と「非定型業務」に分けることができます。「定型業務」はよく言われるようにマニュアル化が可能で、手順が変わらない業務です。一方で、「非定型業務」は、その都度内容が変わったり、判断によって、手順が変わるよう業務です。
業務の効率化を進める時に、大きなテーマになるのは、「非定型業務の定型化」です。定型業務は、手順が変わらないため、ワークフローシステムに載せるのは、容易です。多くはマニュアルに記載された手順をそのままワークフローにまとめることができます。ただ、「非定型業務」も、実は多くの部分で定型化することができます。手順が変わらないレベルまで汎化して、モデル化する方法もありますし、全体の行程を分割して、定型可能な部分を「定型業務」として切り出すという方法もあります。どのような方法を取るにしても、曖昧で属人化した「非定型業務」を可能な限り、定型化し、ワークフローシステムにのせることで、仕事はより効率的になります。
業務の効率化を進める時に、大きなテーマになるのは、「非定型業務の定型化」です。定型業務は、手順が変わらないため、ワークフローシステムに載せるのは、容易です。多くはマニュアルに記載された手順をそのままワークフローにまとめることができます。ただ、「非定型業務」も、実は多くの部分で定型化することができます。手順が変わらないレベルまで汎化して、モデル化する方法もありますし、全体の行程を分割して、定型可能な部分を「定型業務」として切り出すという方法もあります。どのような方法を取るにしても、曖昧で属人化した「非定型業務」を可能な限り、定型化し、ワークフローシステムにのせることで、仕事はより効率的になります。
どこまで定型化すれば良いのか
業務は定型化し、業務フローとしてまとめることが出来れば、ワークフローシステムで管理可能になり、より効率よく、より確実に仕事を進めることが出来ます。では、どこまで定型化すれば良いのでしょうか。それは、ワークフローシステムの表現力にかかってきます。
Gluegent Flowは、条件分岐や、ロールの設定による柔軟な経路設計が可能です。オンプレミスで提供されているワークフローシステムでは、かなり複雑な表現が出来るものがあります。お客様の中には、クラウド型のワークフローシステムは、そこまでの表現力がないと考えている方もいらっしゃいますが、Gluegent Flowでは、オンプレミス型に劣らない複雑な表現が可能です。(参考：G Suite 連携ワークフロー クラウド型でも複雑な経路を設定できる)
ただ、あまりに複雑なモデルは、それを運用する事自体が、新たな仕事を生むことになってしまい、本末転倒です。じっくりと現行の業務を分析し、適切な規模の業務フローを確立することが大事です。
Gluegent Flowは、条件分岐や、ロールの設定による柔軟な経路設計が可能です。オンプレミスで提供されているワークフローシステムでは、かなり複雑な表現が出来るものがあります。お客様の中には、クラウド型のワークフローシステムは、そこまでの表現力がないと考えている方もいらっしゃいますが、Gluegent Flowでは、オンプレミス型に劣らない複雑な表現が可能です。(参考：G Suite 連携ワークフロー クラウド型でも複雑な経路を設定できる)
ただ、あまりに複雑なモデルは、それを運用する事自体が、新たな仕事を生むことになってしまい、本末転倒です。じっくりと現行の業務を分析し、適切な規模の業務フローを確立することが大事です。
うちの会社でも要りますか？
お客様にGluegent Flowをご説明した時に「そこまでやる規模じゃないんだけど、うちでも要りますか？」、あるいは「業務がすごく複雑なんだけど、入れられますか？」と聞かれることがあります。上で見たように、どのような組織であっても、「ワークフローシステムに載せるべき業務」はありますし、複雑な業務フローでも対応できます。また、Gluegent Flowは利用したい人数分だけ購入することができますので、導入したことによるメリットを考えると高い費用対効果を期待できます。
また、部門単位などの小規模な導入から始めて、全社に広げていくというような展開も可能です。さらに、利用開始時の手間をはぶく、テンプレートを多く提供しています(参考：Office 365 / G Suite 連携のクラウド型ワークフロー テンプレートを拡充します)。弊社サービスのご利用者向けのサポートサービス(クラウドコンシェルジュ)では、細かな部分まで迅速なサポートを提供しています。
Gluegent Flowは、ただのワークフローシステムではなく、クラウド型のサービスならではの利点も多く備えています。ワークフローの添付ファイルをG Suiteで共有したり、ワークフローの処理状況をSlackに通知したりできます。また、申請者が入力時にこまらないような対応も細かくできます。
私達は、どのような組織でも「必要です」と言えるワークフローシステムをご提供しています。より効率の良い働き方を考えている方には、有力な選択肢をご提案できると思います。是非ご相談ください。
