2017年12月26日火曜日

年末のご挨拶 2017年 〜クラウドが当たり前になり次のステージへ〜

2017年も、残す所数日となりました。毎年のことですが、12月になると慌ただしさに忙殺されている間に、残り日数はどんどん少なくなり、その年を振り返る暇もなく、過ぎていってしまいます。ただ、いつもそれでは、進歩がないので、クラウドサービスをご提供している中で、2017年はどういう年だったのかを振り返り、2018年以降はどうなっていくのか考えてみようと思います。

クラウドサービスが本当に広く受け入れらた

G Suiteは、2007年に「Google Apps Premier Edition」として有償サービスが開始しています。2017年で10周年を迎えました。10年前には、多くの企業が社内やデータセンタにラックを並べて情報システム担当が、自前でバックアップをとっていました。弊社では、2011年からGoogle Apps(現在のG suite)と連携するクラウドサービスを提供しています。お客様に私達の製品を説明するためには、まず、「クラウド」についてのお話から始めたものでした。
  • 「クラウド」というのはそもそも何か。
  • 「クラウド」は安全なのか。
  • 「クラウド」に置いたデータは誰か覗いているのではないか。
こういった疑問に応えるところから始めて、「これからのワークスタイル」として、クラウドサービスを使った働き方をご提案してきました。
ここ数年は、クラウドサービスプロバイダも、爆発的に増え、広範な機能を提供するサービスから、単機能に特化したサービスまで、百花繚乱といえる状態です。私達提供側も出来ることが増え、より高度なサービスを提供できるように日々頭をひねっています。
ただ、今年の状況を振り返り、実感として感じるのは、「クラウドサービスは当たり前になった」ということです。もう「クラウドって安全なの?」というところへのご説明は随分していませんが、去年よりも今年の方が、お客様が感じているクラウドの敷居の高さが低いように感じます。オンプレミスからクラウドへの移行のお客様は依然として多いですが、クラウドからクラウドへの移行のお客様も多くいらっしゃいます。つまり、一通りクラウドサービスを使った上で、その特徴を理解した上で、次のより理想に近いサービスへの移行です。また、ご相談いただくお客様の規模も大きく違います。以前までは、二の足を踏んでいた大企業のお客様の本格的なクラウド移行が進んでいるようです。
さらに、お客様のクラウドサービスに対する知識も相当なもので、クラウドが広く受け入れられて、当たり前になっていることが良くわかります。お客様主導で「クラウドサービス」の特性を理解して、より有効に利用することが多くなっています。

「つながる」クラウド

クラウドサービスもクラウドサービスコンシューマも十分に成熟してきていると言えそうです。そのような状況で、それぞれのクラウドサービスが、より高機能になっていくのでしょうか。それだけではないようです。
クラウドサービスは、必要な人数に、必要なサービスを、必要な期間だけ、提供するというような使い方が一般的です。オンプレミスなサービスにありがちな、初期費用がかからない代わりに、常に向上する機能を低価格のサブスクリプションで使い続けるという課金体系にすることで、低価格で迅速に提供することができます。
このような提供方法を取れるため、クラウドサービスでは、オンプレミスよりも単機能に特化したサービスが使いやすくなっています。G SuiteやOffice 365のような広範な機能をもつサービスを全社員に使わせた上で、Salesforceを営業部に、コンテンツ作成の部署にはBoxを入れ、顧客サポート担当の部署には、Zendeskを入れるというような使い方です。このような使い方をしている組織でさらにコミュニケーションを促進させるために、Slackを入れましょうというような流れです。
このような使い方で問題になるのは、ID管理や認証ですが、このBlogでも何度かご紹介しているGluegent Gateが解決します。
ただ、こういった流れだけでなく、今後はもっと別な形での「つながり」が促進していくと考えられます。IFTTTを使えば、クラウドサービス同士の連携が簡単にできます。また、今年後半に国内でも盛り上がりを見せているスマートスピーカーのようなユーザインターフェイスは、その背後で多くのクラウドサービスとつながっています。さらに、スマートスピーカーが連携するIoT機器にも、クラウドサービスとの連携が当たり前のように盛り込まれています。
このように「クラウドサービス」は「当たり前」のものとなり、それが相互に「つながる」ということもまた、「当たり前」になっていくのではないでしょうか。

2018年もよろしくお願いします

このような動向の中、弊社でも、当たり前のクラウドを利用して、お客様がより快適に仕事ができるように、サービスの向上に努めてまいります。2018年にもいろいろな機能向上を予定していますので、是非、楽しみにしていてください。
最後になりましたが、本年は格別のご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。
来年も何卒よろしくお願い申し上げます。

2017年12月19日火曜日

クラウド型ワークフロー Gluegent Flow によく頂くご質問

今回は、当社が提供する G Suite や Office 365 と連携するクラウド型ワークフローサービス Gluegent Flow へのお問合せや、ご提案時によく頂くご質問をいくつかピックアップしてご紹介させていただきます。
※ ここにない疑問や質問はこちらからお問合せ下さい!



○機能面でのご質問

申請書(帳票)は自分たち(お客様)で作れますか?

もちろん可能です。 ウェブのUIにて、ご担当者さまにて簡単に作成して頂くことができるようになっております。もちろん、複雑さにもよりますが、慣れてくれば1モデル10分〜30分程度で作成できるようになります。非常に簡単です。また、当社でご用意させていただいている「テンプレート」もありますので、こちらもご活用いただけると思います。
申請書の種類があまりにも多い、時間が取れないなど、ご担当者さまのみでの作成が難しいケースでは、有償にはなりますが、当社パートナーをご紹介させていただくこともできます。
また、見た目のデザインを、Google ドキュメントで作成することができたりと、こちらも簡単にカスタマイズできるようになっており、御社の印象に合わせた帳票作成が可能です。

ハンコ・印影押せますか?

押せます!
紙の帳票をシステム化する際には、どうしても気になってしまうのが「ハンコ」の機能です。システム化するにあたって、見た目の印象をできるだけ変えたくないというケースは非常に多く、意外なほどご質問頂くことが多いです。

保存容量はどれくらいありますか?

無制限です!
※ 現在の機能や使い方を前提にした場合、無制限にご利用いただいて問題ありません。

経路設計は柔軟にできますか?

ある程度柔軟な設計が可能です!
条件分岐ができるのか、差し戻しやスキップはできるのか、肩書による経路の指定ができるのかなど、様々なご質問を頂きます。ある程度の柔軟な経路設定が可能になっており、ご説明させていただくと喜んで頂けるケースが多いです。

サポートはしていただけますか?

当社サービスにご契約頂いたお客様は、当社の「クラウドコンシェルジュ」サービスをご利用いただくことができます。当社サービスに関するご質問は、何なりとお問合せ下さい。申請モデルの作成方法から、難しい経路の設定等、誠心誠意ご回答させていただきます。


○金額面でのご質問

初期費用は必要ですか?

導入に当たっての初期費用は頂いておりません。
1アカウント 300円/月 の年間契約となりますので、最低3,600円からご利用を開始していただけます。導入時に申請書の作成をお手伝いする、講習会を実施する等は有償となります。別途お見積をご提示させていただくか、当社パートナーをご紹介させていただきます。

追加のオプション費用は別途必要ですか?

オプション費用等はございません。
1アカウント 300円/月 で全ての機能をご利用いただけます。


以上、よく頂くご質問をまとめさせていただきました。
その他、気になることがございましたら、お気軽にお問い合わせいただきますよう、お願い致します。
お問合せはこちらからどうぞ




2017年12月12日火曜日

セキュリティ対策としてGluegent Gateをお薦めする3つの理由

昨今、クラウドサービスを利用することが当たり前になってきたと行っても過言ではないでしょう。 さらに、メール・カレンダーはG Suite、社内SNSはSlack、ファイル共有はBoxというように、複数のクラウドサービスを目的・用途によって使い分けている企業も増えています。
クラウドサービスのメリットの1つに「いつでも」「どこでも」「どこからでも」利用できることがありますが、そのことばかり重視し、足元のセキュリティ対策が疎かになっていないでしょうか。また、複数のサービス毎にログインし直す手間や、ID・パスワードを個々のサービス毎に管理する結果、システム管理者では次第に運用面で回らなくなるケースも出てきていたりしないでしょうか。
今回は、クラウドサービスのセキュリティ対策として弊社が提供しているGluegent Gateを導入することにより上記のような課題がクリアできる3つの理由についてご紹介していきます。



多彩な認証方式でセキュリティを確保できる

セキュリティレベルを上げるには複数の認証方法を組み合わせることが効果的です。Gluegent Gateでは以下の通り、多用なアクセス制御方式をご用意しています。
    <Gluegent Gateで利用可能なアクセス制御方式例>
  • IPアドレス制御
  • 端末個体識別ID制御
  • 時間帯指定制御
  • アプリケーション認証
  • クライアント証明書
  • 統合Windows認証

通常のID・パスワードに加え、その他の方式を複数組み合わせることで安全性が飛躍的に高まります。また、セキュリティポリシーはグループまたはプロファイル単位に指定したルールに沿って制御できますので、効率かつ効果的です。

シングルサインオンで様々なクラウドサービスやシステムの利用が快適になる

複数のクラウドサービスに逐一ログインし直すのは大変面倒です。
また、個別ログインにあってしまうとパスワードも使い回しにしがちであり、セキュリティ低下の要因になりがちです。
Gluegent Gateでは一度の認証手続きで複数のサービスに安全にログインすることができる「シングルサインオン」を採用しています。 現在、Gluegent Gateでは以下のクラウドサービスに対してシングルサインオン機能がご利用できます。
    <Gluegent Gateでシングルサインオンできる主なクラウドサービス>
  • G Suite(旧Google Apps)
  • Office 365
  • Salesforce
  • Dropbox
  • cybozu.com
  • Box
  • LINE WORKS
上記以外でもSAML2.0に対応した各種クラウドサービスはもちろん、SAML2.0に未対応のシステムに対してはユーザに成り代わって認証(代理認証)することでシングルサインオンがご利用できます。

アカウントの一元管理でスムーズかつ正確な運用ができるようになる

社員の移動・退職時に複数のクラウドサービス毎にアカウントのメンテナンスを行うのは大変な労力が必要です。特に退職者のクラウドサービスアカウントの削除漏れがあると、退職後も社内の重要なデータにアクセスできてしまい、セキュリティリスクが発生します。
Gluegent Gateでは前述のクラウドサービスに対するアカウントの一元管理(統合ID管理)が可能です。つまり、Gluegent Gateでアカウントのメンテナンスを行うことで、各クラウドサービス上のアカウントの追加・削除といったアカウント同期が実現できます。これにより、システム管理者の手間が大幅に減らせるだけでなく、削除漏れも防げるため、退職者による不正アクセスの心配もありません。 また、Active Directory(AD)やLDAPにて社内のアカウントを管理している場合、それらとGluegent Gateを連携することにより、例えば従来通りADにてアカウントの管理を行いつつ、Gluegent Gateにて各クラウドサービスにアカウント同期が行えます。

いかがだったでしょうか。Gluegent Gateをご利用いただくことで直接クラウドサービスを利用する際に発生しがちなセキュリティ上の課題に対策できることがお分かりいただけたと思います。Gluegent Gateでは今後も様々なクラウドサービスとつながり、お客様がより安全にご利用いただくためのサポートを行っていきます。

   Gluegent Gate


2017年12月5日火曜日

うちの会社でもワークフローシステムは必要ですか?

そもそも「ワークフローシステム」は、必要なものなのでしょうか。「ワークフローシステム」というものは、どのようなニーズに応えるもので、どのようなメリットをもたらすのでしょうか。今回の記事では、「ワークフローシステムって要るの?」という疑問に答えてみたいと思います。



「ワークフローシステム」は、「仕事をする」のを支援する

ワークフローは、生産業に端を発し、限られたリソースを効率的に配分して、成果物を生産するための反復可能な活動のパターンを指す概念です。広い意味では、何かを作るための材料の調達や、運搬なども考慮に入れて、最適な方法で成果を出すことを目的としています。ただ、「ワークフローシステム」として考えた場合には、もう少し規模が小さい、「稟議」や「経費精算」などが実質的な用途とされることが多いようです。
ただ、どのような規模であれ、「ワークフローシステム」は、「仕事をする」ということを支援するシステムです。仕事は、場当たり的にその場で処理されていくものではなく、適切に計画され、進捗が管理され、期待される結果を出さなければいけません。これらの処理を「ワークフローシステム」が道標となり、適切に進めることを支援してくれます。 どのような組織であっても「仕事をする」というミッションのためにあります。そのため、ワークフローシステムはどのような組織にとっても「有用である」ことは確かです。

「定型業務」と「非定型業務」

仕事は、その内容によって、「定型業務」と「非定型業務」に分けることができます。「定型業務」はよく言われるようにマニュアル化が可能で、手順が変わらない業務です。一方で、「非定型業務」は、その都度内容が変わったり、判断によって、手順が変わるよう業務です。
業務の効率化を進める時に、大きなテーマになるのは、「非定型業務の定型化」です。定型業務は、手順が変わらないため、ワークフローシステムに載せるのは、容易です。多くはマニュアルに記載された手順をそのままワークフローにまとめることができます。ただ、「非定型業務」も、実は多くの部分で定型化することができます。手順が変わらないレベルまで汎化して、モデル化にする方法もありますし、全体の行程を分割して、定型可能な部分を「定型業務」として切り出すという方法もあります。どのような方法を取るにしても、曖昧で属人化した「非定型業務」を可能な限り、定型化し、ワークフローシステムにのせることで、仕事はより効率的になります。

どこまで定型化すれば良いのか

業務は定型化し、業務フローとしてまとめることが出来れば、ワークフローシステムで管理可能になり、より効率よく、より確実に仕事を進めることが出来ます。では、どこまで定型化すれば良いのでしょうか。それは、ワークフローシステムの表現力にかかってきます。
Gluegent Flowは、条件分岐や、ロールの設定による柔軟な経路設計が可能です。オンプレミスで提供されているワークフローシステムでは、かなり複雑な表現が出来るものがあります。お客様の中には、クラウド型のワークフローシステムは、そこまでの表現力がないと考えている方もいらっしゃいますが、Gluegent Flowでは、オンプレミス型に劣らない複雑な表現が可能です。(参考:G Suite 連携ワークフロー クラウド型でも複雑な経路を設定できる)
ただ、あまりに複雑なモデルは、それを運用する事自体が、新たな仕事を生むことになってしまい、本末転倒です。じっくりと現行の業務を分析し、適切な規模の業務フローを確立することが大事です。

うちの会社でも要りますか?

お客様にGluegent Flowをご説明した時に「そこまでやる規模じゃないんだけど、うちでも要りますか?」、あるいは「業務がすごく複雑なんだけど、入れられますか?」と聞かれることがあります。上で見たように、どのような組織であっても、「ワークフローシステムに載せるべき業務」はありますし、複雑な業務フローでも対応できます。また、Gluegent Flowは利用したい人の数だけ購入することができますので、導入したことによるメリットを考えると高い費用対効果を期待できます。 また、部門単位などの小規模な導入から始めて、全社に広げていくというような展開も可能です。さらに、利用開始時の手間をはぶく、テンプレートを多く提供しています(参考:Office 365 / G Suite 連携のクラウド型ワークフロー テンプレートを拡充します)。弊社サービスのご利用者向けのサポートサービス(クラウドコンシェルジュ)では、細かな部分まで迅速なサポートを提供しています。 Gluegent Flowは、ただのワークフローシステムではなく、クラウド型のサービスならではの利点も多く備えています。ワークフローの添付ファイルをG Suiteで共有したり、ワークフローの処理状況をSlackに通知したりできます。また、申請者が入力時にこまらないような対応も細かくできます。

私達は、どのような組織でも「必要です」と言えるワークフローシステムをご提供しています。より効率の良い働き方を考えている方には、有力な選択肢をご提案できると思います。是非ご相談ください。