G Suite 連携ワークフロー クラウド型でも複雑な経路を設定できる

G Suite や Office 365 と連携するクラウド型ワークフロー「Gluegent Flow」について、経路の設定に関するご相談やお問合せが多いので、簡単にまとめてみたいと思います。

簡易なワークフローは、事前に担当者を指定しておくか申請時にユーザに選択させる等の設定ができるものが多いと思います。経路設定としてそれで十分というケースも多いと思いますが、やはり組織階層に従って自動的に申請者の上長が設定されたり、条件に応じて決裁者を変えたいなどのケースも出てくると思います。

Gluegent Flowでは、このような経路設定も可能になっており、想像より柔軟な経路設定ができるというお言葉を頂くことが多いです。

ここでは、お問合せが多い幾つかのケースについて、簡単に紹介したいと思います。 

承認者としてグループを指定したい

例えば、人事部の誰かが承認すれば良いものなど、担当者としてグループを指定したいケースがあります。Gluegent Flowでは、グループを担当者として指定することができるようになっています。また、グループの誰かひとりが承認すれば良いのか、全員が承認して初めて次の経路に行くのか等の設定も可能になっています。

申請者を複数回登場させたい

例えば、経費精算などでは、事前申請を求められるようなケースがあります。事前申請に通った後、経費を使い、その後、経費精算申請をするような運用です。この場合、「申請者→承認者→決裁者→申請者→承認者→決裁者→経理部門の確認」などのような経路設計が必要になります。Gluegent Flow では、経路担当者として申請者を指定することが可能なので、こういった経路設定も簡単にできます。

申請者の上長を承認者にしたい

ある程度の規模になってくると、申請時に承認者をユーザに選ばせるのは厳しくなってきます。こういった場合、組織階層情報から申請者にとっての上長が自動的に承認者として設定されると、利用時のユーザ負荷が格段に下がります。Gluegent Flow は組織階層を持ち、各組織に対する責任者を名前付きで設定できるようになっています。例えば、開発部の部長はAさん、副部長はBさん、開発部第一グループのグループマネージャはCさん等。Gluegent Flow では、経路の担当者設定にこの「部長」や「副部長」「グループマネージャ」等のロール(役職)を指定することができるようになっており、ロールの指定さえしておけば、自動的に経路の担当者が設定されるようになります。
組織階層自体は、G Suite のグループ等と同期させることが可能となっており、ワークフローのためだけに組織階層をメンテナンスする必要はありません。

条件によって決裁者を変えたい

例えば、100万円未満のものは課長決裁、それ以上は部長決裁など、金額によって決裁者を変えたいケースがあります。Gluegent Flow は、条件に応じて次の経路を変更することが可能になっており、簡易的に上記のようなケースに対応することができます。

Gluegent Flow では、ある程度の経路設計に耐えられるような仕組みを用意しております。今後もより柔軟に、そして簡単に経路を設計できるように改善を続けていきます。各種経路設定の詳細についても、今後当ブログにてご紹介できればと思います。

ご質問等ございましたら、是非こちらからお問合せください。