Office 365とワークフローの運用、空回りしてませんか？

Office365を導入している、あるいは導入を検討している組織でワークフローを運用したいと考えた場合、様々な選択肢があります。エディションによってはOffice365に含まれているSharePointや、サードパーティベンダが提供する製品も数多くあります。これらの中から、選定することになりますが、考慮するべきポイントは多岐にわたり、なかなか決まらないことも多いと思います。今回は、サービス利用のライフサイクルの中で大部分を占める「運用」に注目して、考察します。またそのポイントにおいて、弊社が提供する「Gluegent Flow」がどのようなソリューションを提供するのかご紹介します。

オンプレミス型とクラウド型での運用の差

まず、ワークフロー製品は、その可動環境によってオンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型ではサーバ自体のメンテンナンスに始まり、バックアップやサービスのアップデート、障害対応など特有の運用が必要になりますが、クラウド型の場合、これらのより低レベルな運用に時間を使うことはありませんので、高レベルな領域に時間を使うことができます。低レベルな運用という側面で考えるとクラウド型は、オンプレミス型に比べて非常に大きなメリットがあります。
Office365と合わせて使う場合に有力な候補となるSharePointでは、オンプレミス型のSharePoint Serverとクラウド型のSharePoint Onlineがあります。これらについても、低レベルの運用について考慮しておく必要があります。さらにエディションによって提供される機能が異なりますので、必要なワークフローを実現するためにどのエディションが必要なのかよく検討する必要があります。
Gluegent Flowは、100%クラウド型のワークフローです。運用という側面で考えると、前述した低レベルな運用は一切不要になり、アップデートの作業をすることなく、継続的に提供される新たな機能を利用することができます。

モデルの運用

ワークフローシステムは、業務フローをシステム上で再現し、適切に業務を進めるための仕組みと考えることができます。そのため、ワークフローの運用にあたって中心となる管理対象は、「業務フロー」をモデル化した「モデル」ということになります。既存の業務フローが紙の帳票をベースに回っている場合もあるでしょうし、既存の別システムを利用している場合もあると思いますが、「モデル」を作成するためには、「誰」が「どういう情報」を「誰」に渡すかなどを精査し、モデル化する必要があります。
Gluegent Flowでは、申請画面のフォームに柔軟な表現が可能です。紙の帳票をほぼそのままの見た目で画面上に再現することができ、利用者へのインパクトを最小限にできます。また、申請時に必要な情報の種別(数値や日付、文字列、選択肢など)も豊富ですので、システム化にあたって情報の見直しをする必要がありません。レイアウトについては、過去の記事でも触れています。
また、モデルで定義する「経路」の設定も、特定のグループに所属する誰かに処理させる場合や、特定の役職にある誰かに処理させるなど、柔軟な表現が出来ます。

組織の運用

ワークフローは、特定の部署や特定の役職にのみ処理させたり、閲覧させたりするなど、ワークフローの仕組みの中から組織の情報を参照する必要があります。Office365を利用している場合、組織が持つ階層構造はグループで定義されていることが多いと思いますが、製品によっては、Office365の組織とは別に、ワークフローのシステムで独自に組織を定義するものもあります。
Gluegent Flowでは、Office365が持つ組織情報を参照して経路設定や権限設定に利用することができます。配布グループ、セキュリティグループのどちらで作られた構造でも読み込むことができます。組織情報は、随時取得するのではなく、定期的にシステムにキャッシュし、パフォーマンスの向上に寄与します。
組織構造は、異動や組織改編等で変化することがあります。毎日変わるものではありませんが、変化することを前提にしておく必要があります。組織構造をシステム毎に持っていると、その同期処理を手作業でするのは、運用上の大きなコストになります。Office365が持つ組織を参照する形であれば、メンテナンスするのは、一箇所だけでよくなります。

利用者への啓蒙

ワークフローは、運用者が利用するものではなく、一般のユーザが利用するものです。業務を実際に回し、進めていく現場の利用者が、使い方を容易に理解でき、適切に利用できる必要があります。運用者は、これまでの業務フローを元に、新しいシステムでワークフローを回すのはどうやればよいのか啓蒙する必要があります。新しい業務が出来た場合でも、変更された場合でも、利用者への啓蒙は運用していく上で避けられない作業です。
Gluegent Flowでは、前述した通り、柔軟なレイアウトで画面をつくることができます。これまで紙で回していた業務がある場合には、その帳票をそのまま再現できますので、利用者は戸惑う事なく、処理を進めることができます。
また、モデルの更新があった場合でも、公開前に運用者が確認をした上で公開し、公開後は利用者に違和感なく利用させることができます。「何日からはこっちのモデルを利用すること」のような掲示をすることなく、利用者がそれまで同様の画面遷移で新しい版のモデルを利用するようになります。

サポートの有無

ワークフローは、多くの機能の上に成り立っています。利用者に出来る限り容易に使ってもらうために、運用者はワークフローのシステムを熟知する必要があります。そのためには適切なマニュアルとサポートが欠かせません。 Gluegent Flowには、管理者向けマニュアルが完備されていますし、機能の更新や追加があれば、即座に反映されます。また、弊社のサービスをご利用いただくお客様向けにサポート「クラウドコンシェルジュ」を提供しています。アカウントを作成することで過去の問い合わせを参照することもできますし、利用したい機能の具体的なお問い合わせも受け付けています。またリリース情報や障害情報の通知も受けることができます。
Gluegent Flowは多くの機能を持っていますが、多くのお客様が、サポートをうまく利用することで、数週間もすれば、モデルの作成から本運用まで進めることができています。

運用を継続する

システム一般に言えることですが、運用はそのシステムの利用を終えるまで続きます。クラウドサービスが一般的になって来てから、日々の運用で気にしなくてはいけないことは少なくなりました。その代わり、業務フローを整理し、わかりやすいワークフローを利用者に提供する作業自体に集中することができるようになっています。ただ、運用を念頭に置いていない仕組みでは、副次的な部分に時間を取られることが多くあります。


Gluegent Flowは、より少ない労力で運用可能なソリューションを提供します。これからも業務を継続、発展させるために、本質的なところに人と時間を使いたい方は、お気軽にご相談ください。