Microsoft 365と
強力連携するワークフロー
ワークフローシステムを活用すれば業務の効率化やペーパーレス化を実現できますが、Microsoft 365と連携すれば、さらに大きな効果を得ることができます。
ここでは、Microsoft 365と強力に連携するワークフローシステムを導入すればどんなことが実現するかをご紹介します。
Microsoft 365とつながるワークフローシステム
クラウド型ワークフローシステムのGluegent Flow（グルージェントフロー）は、導入が簡単で誰でもすぐに使いこなせます。
一般的にワークフローシステムの導入や運用を成功させるにはいくつかの課題がありますが、Gluegent Flowは、Microsoft 365と連携することでそれらの課題も一気に解決します。
- ワークフローシステムを導入する際は、ユーザーアカウントを新しく設定する必要があります。その作成や設定は、システム管理者の大きな負担になります。
- 運用が開始してからも、パスワード管理や社員の異動や退職のたびにメンテナンスの手間がかかります。
- Gluegent Flowは、Microsoft 365と連携し、Azure ADやExchange で作成したアカウントをそのまま活用します。そのため、改めてユーザーアカウントを作成・管理する必要がありません。
- Microsoft 365にログインしていれば、IDやパスワードの入力なくワークフローを利用できるため、スムーズに業務を遂行できます。
- Microsoft 365には、SharePointやTeamsで使えるワークフロー機能もありますが、カスタマイズには高度な専門知識が必要です。
- Power AutomateやSharePointを用いて組織に合わせたワークフローシステムを自社で構築するには、情報システム部門に大きな負担がかかるか、有償の支援が必要となるでしょう。
- エラーが起きた場合にも、原因の特定が困難になる可能性があります。
- Gluegent Flowは、特別なプログラミング知識は不要で、直感的な操作で申請フォームや承認経路が作れます。
- 情報システム部門以外でも編集や運用できるため、情報システム部門の負担を減らすことができます。
- 申請/稟議では、取引先名や製品コードなどを記載するケースも多いでしょう。入力ミスや誤記を減らし、差し戻しを少なく稟議を回せるかどうかは、重要なポイントです。
- Gluegent Flowは、マスターデータをCSVで取り込むことができるため、入力の省力化や誤入力を防止できます。
- 入力したデータはExcelに自動で出力することができるため、管理簿の自動作成や承認履歴が記録でき、業務を二重に管理したり、データを転記する必要もありません。
クラウドワークフローなら、ロケーションを選ばず承認申請が可能
インターネットにつながる環境があれば、どこからでも接続できることがMicrosoft 365のようなクラウドサービスの大きなメリット。場所を選ばず利用できるため、業務の効率化に大きく貢献します。
さらに、Gluegent Flowはモバイルアプリも提供しており、PCを持つことでさえ必須ではありません。
Gluegent Flowを導入してMicrosoft 365の機能を活用すれば、デバイスや働く場所が限定されることなく業務を進められ、さらに生産性がアップします。
スマホを活用した稟議・申請の詳細は、以下の記事をご覧ください。
Microsoft 365との連携で異なるワークフローシステムの運用比較
| Microsoft 365と連携しないワークフロー | Microsoft 365と連携するワークフロー Gluegent Flow |
|
|---|---|---|
| ユーザーアカウントの設定 | 新たなアカウントの設定が必要 | Microsoft 365のアカウントをそのまま連携して活用できる |
| ログイン認証 | ワークフローシステムとMicrosoft 365でそれぞれ､ログインしなければならない | Microsoft 365にログインしていれば、ワークフローシステムにも自動遷移 |
| 承認ルートの設定 | 異動や組織変更の度に設定し直さなければならない | Exchange Onlineから自動的に組織階層をメンテナンスできる |
| フォームの作成 | 情報システム部門がゼロから作る | ExcelやWordのテンプレートをコピー＆ペーストして作れる |
| データの連携 | 制限があるか、高度な設定が必要 | 簡単な設定で自動でExcelに出力できる |
このように、Gluegent Flow なら、いつも利用している Microsoft 365 でクラウドサービスのメリットを最大限に享受できるのです。Microsoft 365と連携するGluegent Flowは、これからのワークスタイル変革時代にも、最適なソリューションです。
Case Study
Microsoft 365とGluegent Flowを活用し、紙の申請や稟議書を電子化された成功事例や、全面クラウド化によりDX推進された事例をご紹介します。
