2017年4月27日木曜日

紙からシステムへ!ワークフロー導入のコツを伝授!

日常業務のほとんどがシステム化され、クラウド型の業務システムも増えている昨今ですが、申請・承認ワークフローだけは、紙の書類で行っているという企業もまだ多いようでます。しかし、それではせっかくクラウド型の業務システムを導入しても、効果は半減です。
そこで、ここでは、紙などのアナログなワークフローを続けるデメリットや、システム化のコツを説明します。

クラウドのメリットが台無し!紙によるワークフロー

今や企業にもすっかり普及したクラウド型の業務システム。インターネット経由でどこからでもアクセスできるのが特徴で、柔軟なワークスタイルの実現、生産性の向上、運用コストの抑制など、たくさんのメリットがあります。
しかし、さまざまな業務システムがクラウド化されて便利になる一方で、申請・承認ワークフローだけは、「ハンコが必要」「システム化が面倒」「紙で残さないと何だか不安」などの理由で、システム化ができていない企業もまだ多いようです。
紙の帳票などアナログなワークフローが残っていると、それがネックになり、クラウドのメリットを活かせなくなります。日ごろ使う業務システムはクラウド化したのに、ワークフローだけはシステム化できていない企業で、よくおこる問題を3つご紹介しましょう。

課題1 「申請・承認のためにわざわざ会社に戻らなければならない」

メールやファイルサーバが社外から閲覧できても、ワークフローが紙ベースだと、頻繁に会社に戻ることになります。「基本的には在宅勤務だけど、承認申請のため、週に1~2回は出社している」「営業職で直行直帰のはずが、見積や交通費の申請があるので、結局、夜遅くに会社に戻っている」など、もったいない時間の使い方をすることになってしまいます。

課題2 「申請から承認までが遅い」

決裁権のある上司が外出していると、申請・承認ワークフローが進まなくなります。「上司が出張中のため、経費の承認がなかなか降りない」「上司が外出しているため、見積の回答をすぐに出せなくて困っている」など、面倒なことになりがちです。

課題3 「進捗状況がわからない」

紙のワークフローは、どこまで進んでいるかがわかりません。複数部署に回すものは、回覧ルートにいる人が1人でも不在だと滞ってしまいます。なかなか承認されないときは、関係者にメールや電話で問い合わせる必要があり、余計な手間が増え、負担になります。

このように、せっかく場所や時間に捉われないクラウド型の業務システムを導入しても、アナログなワークフローのために真価が発揮されなくなってしまうのです。

知っておこう!紙のワークフローのシステム化に成功するためのポイント

それでは、ワークフローのシステム化について考えていきましょう。ワークフローは企業の業務プロセスと深く関わるため、システムをただ導入すれば良いというものではありません。自社に合わない仕組みを導入すると、社員に定着しないまま、結局は紙の帳票に戻したり、他のシステムに切り替えたりすることになります。
ワークフローのシステム化によって現状の課題を解決し、最大の効果を得ようと思ったら、導入前の準備が大切です。次の3ステップで、業務設計や選定を進めましょう。

このほかに、できるだけスモールスタートを心がけることも大切です。まずは一部の部門を対象にして、「休暇届」など、簡単な申請書から試験導入すると良いでしょう。不都合があったら修正しながら、少しずつシステム化の範囲を拡大していきます。スモールステップを積み重ねて全社に適用していきましょう。

帳票レイアウトや押印など、デザイン面も重視してスムーズにシステム化

なお、ハンコや帳票レイアウトが重視されている企業では「今までの帳票レイアウトを変えたくない」「ハンコは絶対になくせない」「だからシステム化はできない」という意見が出るかもしれません。ワークフローシステムの中には、今まで使ってきた帳票のレイアウトをそっくり再現できるものや、ハンコのイメージをそのまま実現できるものもあります。そうしたシステムを選ぶことで、心理的な抵抗感が減り、スムーズに移行できることも。紙のワークフローをシステム化する際には、デザイン面の柔軟性も、システム選定のキーポイントと考えましょう。



どこからでもアクセスできるクラウド型の業務システムを導入しても、紙などのアナログなワークフローを続けていると、メリットが活かせなくなります。そして、せっかくシステム化するならば、現状の課題を解決でき、業務の効率化につながるワークフローシステムであるべきです。この記事で挙げたような工夫を取り入れて、ワークフローシステムのスムーズな導入と、その先にあるワークスタイルの改革を実現しましょう。


▼ハンコのイメージもそのまま実現できるクラウド型ワークフローシステム Gluegent Flow


2017年4月25日火曜日

Active Directory (AD) でクラウドサービスのアカウントやグループを管理する

「Active Directory と連携するクラウド SSO」でも紹介しましたが、弊社が提供するクラウドのID管理/SSO/アクセス制御のサービスである Gluegent Gatee には、強力な Active Directory (AD) 連携機能があります。今日は、この中でも特にクラウドサービスのアカウントやグループの管理を Active Directory (AD) で行う方法についてご紹介したいと思います。

最近は、複数のクラウドを利用する企業が増えてきています。例えば、メールやカレンダー等のグループウェアとして G Suite を採用し、Microsoft の Office ライセンスは Office 365 を利用、営業部門では Salesforce を、制作部門では Box を利用するなどのケースです。こういった場合、それぞれのサービスのアカウントやグループの管理を個別に行っていると、それなりの手間がかかるようになってきます。特に、社内システムを Active Directory (AD) で管理できる状況を作っている場合、これらのクラウドサービスの管理を個別に行うことで、効率が下がるケースは多いです。

Gluegent Gate を利用すると、これらのクラウドサービスのアカウントやグループを Active Directory (AD) で一元的に管理できるようになります。

以下で、連携イメージを簡単にご紹介します。

Active Directory と Gluegent Gate の接続

Gluegent Gate はクラウドのサービスですので、クラウド側から Active Directory (AD) に接続できるようにして頂く必要があります。Gluegent Gate は LDAPS で社内の Active Directory (AD) に接続しますので、弊社同期サーバのIPアドレスに対して、ポートを開放して頂くことと、証明書のインストールなどの作業が必要となります。また、同期サーバから接続先の Active Directory (AD) を指定して頂くなどの各種設定が必要です。

Active Directory の属性と Gluegent Gate の属性のマッピング

Active Directory (AD) 上の属性を、Gluegent Gateのどの属性にマッピングするのかを指定します。デフォルトの設定はありますが、属性のカスタマイズが可能ですので、現行の Active Directory (AD) の運用に合わせて調整ができます。
(例えば、Active Directory (AD) の sn 属性をGluegent Gateの「姓」にマッピングするなど)

連携対象サービス毎に Active Directory (AD) のセキュリティグループを作成

Active Directory (AD) に任意のセキュリティグループ(仮にセキュリティグループ1)を作成します。そのメンバとして連携対象サービス毎にセキュリティグループを作成します。この、連携対象サービス毎のセキュリティグループのメンバとして登録されたユーザが、各クラウドサービスに自動的に同期されます。

グループについても同様に、Active Directory (AD) で作成したセキュリティグループを自動的に各種クラウドサービスに連携することができます。



簡単には上記のような設定により、Active Directory (AD) で各種クラウドサービスのアカウントやグループの管理ができるようになります。Gluegent Gate は、Active Directory (AD) 連携だけでなく、複数サービスでのシングルサインオン、アクセス制御も柔軟に行えるようになっています。詳しくはお問合せ下さい。

 Gluegent Gate


2017年4月18日火曜日

Office 365 ユーザからのGluegent Flowに関する疑問点にお答えします

今年に入り、Office365をお使いのユーザーからGluegent Flowについてのお問い合わせが増えてきました。
Gluegent FlowはOffice365と連携するクラウドワークフローとして昨年リリースしました。操作が容易なインターフェース、多種多様な入力フォーム、柔軟な経路設定等により社内の申請業務を効率化することができるサービスですが、機能が豊富であるため、どうしても往訪時に全て説明しきれないことも多く、後日メールで様々なお問い合わせをいただくことがあります。
今回は、最近Gluegent Flowに関してよく受けるご質問についてお答えした一例をお伝えしたいと思います。

ワークフローの認証方法は?

Gluegent Flowはお使いのOffice365で設定されている認証を利用します。
例えば、Office365ログイン済の状態でGluegent Flowを起動する場合は、そのまま起動できますし、未ログイン時の場合に直接Gluegent Flowを起動しようとした場合は、Office365の認証画面が表示されます。
管理者は、Gluegent Flowに対する独自ユーザID/パスワードを管理する必要はございませんので、全てOffice365側で一元管理することができます。
なお、Office365用に他社のシングルサインオンサービスをご利用の場合でも、Gluegent Flowは問題なくお使いいただけます。

入力フォームのレイアウトは自由にデザインできますか?

入力フォームのレイアウトは、HTMLエディタ機能でデザインします。
このエディタはWYSIWIGエディタにもなっており、HTML・CSSの知識がない一般の方でも簡単にデザインすることが可能です。文字の大きさ・書体、表の段組み等について表現できますので、紙と同じような帳票レイアウトも実現できます。
例えば、Wordで紙帳票のテンプレートを作成していた場合は、以下の手順で行います。
  1. Wordファイルを全選択後、コピーする
  2. HTMLエディタのクリップボードにペーストする
  3. 位置調整・罫線色の変更等を行い、適宜レイアウトを調整する
これにより、帳票レイアウトのデザイン作成を省力化することが可能です。
プレゼンテーション2.png

参考記事:クラウド型ワークフローでも現行システムや紙の帳票をここまで再現できる


ワークフローで利用する組織はどのように定義しますか?

Gluegent Flowにて利用する組織情報はExchange Online の配布グループやセキュリティグループで定義していただきます。
例えば、営業部に属する配下組織や社員に対する組織情報を定義したい場合、以下のような階層構造を配布/セキュリティグループ上で作成していきます。
プレゼンテーション2 2.png
まず、組織毎に配布/セキュリティグループを作ります。次に、その組織に属する配下組織・社員についてグループメンバーとして登録します。メンバーにはアカウントしか登録できないのでは?とお考えの方がいらっしゃいますが、配布/セキュリティグループであればメンバーに別のグループを追加できますので、配下組織が表現可能です。
上記のようにOffice365側に定義した組織情報グループは、Gluegent Flowによって定期的に取得し、内部にキャッシュデータとして保存します。

別々の組織に所屬しているような兼務者を管理することができますか?

Gluegent Flowでは異なる組織に属する兼務ユーザを扱うことが可能です。
兼務者は、異なる組織の組織グループ毎にグループメンバーとして登録してください。以下の図では営業1課とマーケティング部を兼務しているユーザBをそれぞれの組織グループにメンバー登録しています。
プレゼンテーション2 3.png
兼務者、利用時に兼務先組織のどちらの立場で処理をするか、ユーザ自身が選択できるようになり、適切な承認フローが実現できます。
なお、Gluegent Flowでは現在ADから直接組織階層構造を連携せず、グループ定義を元に連携している理由の1つとして、この兼務者を管理可能とするためということがあります。

各部署の上長を承認者として経路先に設定できますか?

ロール機能を利用することで可能です。ロール機能とは各経路に役職(ロール)に該当するユーザを自動で表示することができる機能であり、以下の手順に従い設定することで、承認者・決裁者をユーザ自身で選ばなくても自動的に判別・表示できるようになります。
    <手順>
  1. グループによる組織階層を定義する
  2. 前述の組織階層定義を行い、Gluegent Flowにより自動同期しておきます。
  3. 組織毎の役職ロールを定義する
  4. Gluegent Flowのロール設定で組織毎の部長、課長等のロールを定義します。
  5. 申請モデル編集で承認・決裁経路にロールを割り当てる
  6. 申請モデル編集>経路で経路毎に対するロールを設定します。
参考記事:クラウドワークフローでも色々な承認ルートが制御できます

稟議書や見積書に付与する番号の採番ルールを変更できますか?

Gluegent Flowでは以下の「シーケンス設定」画面から採番ルールを追加・設定できます。
ワークフロー 3.png

採番ルールは、区切り文字、固定文字(ex, 「見積」「稟議」)、日付フォーマット、連番のクリアタイミング(日、月、年)について設定でき、設定した採番ルールは申請モデル毎に使い分けることができます。



以上、Office365 ユーザから最近頂いたご質問についてご紹介させていただきました。Gluegent Flowは、Office365と連携し、スムーズに利用できるだけでなく、ワークフローとしても便利な機能が搭載されていることが少しでも伝わればと思います。上記以外にご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせください。




2017年4月11日火曜日

散らばった社内ポータルのお知らせ記事を1箇所にまとめて表示する方法

Google Apps(現在:G Suite )で社内ポータルサイトをGoogle Sitesで実現されている場合、ちょっとした最新情報や社内の案内についてSites標準の「お知らせ」ページ機能で実現されているかと思います。 この「お知らせ」ページは簡単に追加でき、扱いもシンプルなのですが、使い勝手の点で色々と課題が出てきます。 今回はその課題を解決するために弊社が提供しているGluegent Gadgetsお知らせ通知ガジェットについてご紹介させていただきます。

Google Sitesお知らせ機能の課題

  Google SItesでお知らせ機能を利用したとき、以下のような様々な課題が生まれます。

  • お知らせページが分散していると、ユーザがそれぞれのページにアクセスし確認する必要がある
  • Google Sitesで社内ポータルサイトを構築している場合、部門毎に管理対象のページを分けて、権限を割り合てて使っていることも多いかと思います。 この場合、「お知らせ」ページも各部門毎に更新・管理することになりますが、複数のページに存在する「お知らせ」ページを1箇所にまとめて表示することができません。 例えば、総務部、営業部、開発部それぞれのお知らせ情報を参照したい場合は、それぞれのお知らせが記載されているページにユーザ自らアクセスして確認する必要があり、とても面倒です。

  • 過去分の投稿記事が常に表示され続けてしまう
  • お知らせ情報はある一定期間が過ぎると情報としての価値が無くなります。そのため、ある一定期間が過ぎると非表示になってほしいところですが、Google Sites標準の「お知らせ」ページに投稿した内容は常に残り続けます。新しい順に表示されるとしても、余計な情報が常に表示され続けてしまい、検索等で余計な情報がヒットしてしまいます。

  • 既に読んだお知らせかどうか、区別がつかない
  • 沢山のお知らせ記事が掲載されてくると、ユーザ自身がどの記事を既に確認したか分かりづらくなります。そのため、未読/既読の区別がつくようにしたくなりますが、Google Sites標準の「お知らせ」ページでその区別をつけることはできません。

Gluegent Gadgets お知らせ通知ガジェットで社内のお知らせ情報を一元管理!

前述の課題に対して、Gluegent Gadgetsお知らせ通知ガジェットを利用すると、以下のように解決することができます。

  • 社内のお知らせ記事を1箇所にまとめて一覧表示できる
  • Gluegent Gadgetsお知らせ通知ガジェットでは、社内の各ページに分散しているお知らせ記事を1箇所にまとめて、一覧表示することができます。一覧の表示順序は各お知らせページにまたがって更新日時順で表示します。一覧の表示内容としては、お知らせタイトル、更新日、オーナー名、お知らせページ名、内容(先頭の一部のみ)等が表示できます。なお、お知らせ記事の詳細はタイトルをクリックすることで、お知らせ記事の詳細を別タブで表示しますので、そちらでご確認いただけます。

  • 直近のお知らせのみ抽出・検索が可能
  • Gluegent Gadgetsお知らせ通知ガジェットでは、過去◯日分に絞ってお知らせ記事を抽出・表示します。その絞った記事の中で検索することも可能です。

  • お知らせ記事単位の未読・既読の色分け表示
  • 未読・既読の区別がつくようにしています。未読の場合は、お知らせ記事のタイトルが青色表示となり、既読済はグレー表示になります。
    ※未読・既読の区別はブラウザ毎となります。またブラウザキャッシュをクリアすると全て未読状態となります。


以上、Google Sites標準の「お知らせ」機能に関する課題をGluegent Gadgetsお知らせ通知ガジェットでどのように解決できるかご紹介しました。 
なお、投稿記事をより細かく管理・共有できるようにしたい場合は、別ガジェットとなるGluegent Gadgets掲示板ガジェットをお使いいただくことをお勧めします。詳細は以下の記事をご覧ください。

参考記事:
Google Appsで掲示板を実現しようとするときに直面する課題とは?





2017年4月4日火曜日

Gluegent Gate によるクラウドID管理やシングルサインオンの対象サービス

弊社が提供する Gluegent Gateは、クラウドのアクセス制御、シングルサインオン、ID統合管理を実現するためのクラウドサービスです。従業員数で言えば数十名規模〜万を超える規模のお客様、業種で言うと建設、設備、広告、IT、学校法人など、多種多様なお客様にご利用頂いております。

サービス開始当初は、G Suite に対するアクセス制御という側面で導入いただくお客様が多かったのですが、最近は複数のクラウドサービスに対するシングルサインオンやID統合管理という観点で導入をご検討いただくケースが多くなってきました。また、既存のお客様からも用途をシングルサインオンにも広げたいというご相談をいただくことが増えてきています。

本日は、Gluegent Gate をどういったサービスと連携させることができるのかをまとめさせていただきます。

 Gluegent Gate


ID管理まで含めて連携できるサービス

Gluegent Gate には、Gluegent Gate でアカウントを作成すれば、当該アカウントで使用する各種サービスの API を通じて、各サービスのアカウントを作成する機能があります。例えば、以下のようなサービスと連携することができます。

G Suite、Office 365、Salesforce、DropBox、Box、Mail Luck!、 cybozu.com、PrimeDrive など。
連携サービスの増加に向けて継続的に取り組んでおりますので、もしご要望がございましたらお気軽にご相談下さい。

このようなアカウント連携は、Gluegent Gate の AD連携オプションと連携させることも可能です。これにより、Active Directory を中心として、各種クラウドサービスに対するアカウント管理を実現することも可能です。

認証の連携ができるサービス

SAML2.0 に対応しているサービスであれば、簡単にシングルサインオンができます。SAML2.0 については、「複数のクラウドサービスの認証をまとめるSAML2.0」でもご紹介していますが、ウェブサービス間でユーザについての情報をやり取りをするための規格となり、今では、主要なクラウドサービスの多くが SAML2.0 に対応しています。クラウドサービスを Gluegent Gate のシングルサインオン下に置きたい場合は、各種クラウドサービスの SAML2.0 対応状況をご確認下さい。

その他のサービス・システム

Gluegent Gateは、「代理認証」という機能をご提供しております。代理認証は、簡単に言うとログイン時の ID/パスワードを、代理で入力して認証するような仕組みとなります。この機能を使えば、あらゆるシステム/サービスと認証の連携をすることが可能となります。



このように、Gluegent Gateを中心として、多くのサービス・システムを連携させ、簡単にシングルサインオンの仕組みを構築することができます。Gluegent Gate は、アカウントに対する課金ですので、少人数からご利用いただけます。シングルサインオンをご検討される際には、是非ご相談下さい。

 Gluegent Gate